档案材料移交工作制度

PAGE档案材料移交工作制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案材料移交工作的规范化、制度化管理，确保档案材料的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间以及公司/组织与外部单位之间的档案材料移交工作。（三）基本原则1.依法依规原则档案材料移交工作必须严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保移交工作合法合规。2.真实完整原则移交的档案材料应真实反映公司/组织各项工作的实际情况，保持档案材料的完整性和系统性。3.及时准确原则档案材料应在规定的时间内及时移交，移交信息应准确无误，避免出现遗漏或错误。4.安全保密原则在档案材料移交过程中，要确保档案材料的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案材料移交的范围（一）文书档案1.公司/组织各类红头文件、请示报告、会议纪要、决议决定等。2.各部门在工作中形成的各类通知、通报、简报等。3.与外部单位往来的函件、合同协议、意向书等。（二）人事档案1.员工入职、离职、调动等相关手续材料。2.员工工资、福利、考核、奖惩等人事资料。3.员工培训、学历、职称等相关证明材料。（三）财务档案1.会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。2.财务审计报告、税务申报资料等。3.公司/组织资金往来、预算决算等相关文件。（四）业务档案1.市场营销活动中形成的市场调研报告、客户资料、营销方案等。2.生产管理过程中的生产计划、工艺流程、质量检测报告等。3.项目研发过程中的立项申请、研究报告、技术文档等。（五）其他档案1.公司/组织获得的荣誉证书、资质证书等。2.公司/组织举办的各类活动的相关资料，如活动策划方案、照片、视频等。3.其他具有保存价值的文件资料。三、档案材料移交的流程（一）移交准备1.移交部门应按照档案管理的要求，对拟移交的档案材料进行整理、分类、编目，确保档案材料的完整性和规范性。2.填写《档案材料移交清单》，详细列出移交档案材料的名称、数量、日期等信息。3.对移交的档案材料进行初步审核，确保档案材料真实、准确、完整，符合移交要求。（二）移交申请移交部门向档案管理部门提交《档案材料移交申请》，说明移交档案材料的原因、范围、时间等内容，并附上《档案材料移交清单》。（三）审核与接收1.档案管理部门收到移交申请后，对移交的档案材料进行审核。审核内容包括档案材料的完整性、准确性、规范性以及是否符合移交范围等。2.如审核通过，档案管理部门在《档案材料移交清单》上签字确认，并安排专人接收档案材料。3.如审核发现问题，档案管理部门应及时与移交部门沟通，要求其补充或更正相关档案材料，直至符合移交要求。（四）交接手续1.移交部门与档案管理部门按照《档案材料移交清单》进行档案材料的交接，双方应在现场核对档案材料数量、名称等信息，确保交接准确无误。2.交接双方在《档案材料移交清单》上签字确认，一式两份，双方各执一份。3.档案管理部门对接收的档案材料进行妥善保管，并按照档案管理的规定进行整理、归档。四、档案材料移交的时间要求（一）定期移交1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案材料整理完毕，并向档案管理部门移交。2.财务档案应按照会计年度进行移交，在次年[具体时间]前完成移交工作。（二）即时移交1.因工作需要，如项目结束、人员离职等，相关部门应在工作结束后[具体时间]内，将涉及的档案材料及时移交档案管理部门。2.对于紧急或重要的档案材料移交，应根据实际情况及时办理移交手续，确保档案材料的安全和有效利用。五、档案材料移交的责任人（一）移交部门责任人移交部门负责人为本部门档案材料移交工作第一责任人，负责组织、协调本部门档案材料的整理、移交工作，确保移交档案材料的质量和进度。（二）档案管理部门责任人档案管理部门负责人为本部门档案材料接收工作第一责任人，负责审核移交档案材料，安排接收人员，确保档案材料接收工作的顺利进行。（三）经办人员移交部门和档案管理部门的具体经办人员负责档案材料移交的实际操作，包括整理、编目、填写清单、交接等工作，确保档案材料移交工作的准确无误。六、档案材料移交的监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对档案材料移交工作进行审计监督，检查移交工作是否符合规定流程和要求。2.档案管理部门定期对各部门档案材料移交情况进行检查，对发现的问题及时督促整改。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部单位的监督检查，积极配合提供相关档案材料和工作情况。2.根据外部监督检查意见，及时改进档案材料移交工作中存在的问题，不断提高工作质量。七、档案材料移交的责任追究（一）违反制度的情形1.移交部门未按照本制度规定的时间、范围和要求移交档案材料，导致档案材料丢失、损坏或延误移交的。2.移交部门在移交档案材料过程中故意隐瞒、篡改档案信息，造成档案材料不实的。3.档案管理部门未按照规定审核接收档案材料，导致不符合要求的档案材料进入档案库的。4.档案管理部门在接收档案材料后，未按照规定进行妥善保管，造成档案材料丢失、损坏或泄露的。5.经办人员在档案材料移交过程中玩忽职守、徇私舞弊，影响档案材料移交工作正常进行的。（二）责任追究方式1.对于违反本制度的部门和个人，公司/组织将视情节轻重，给予批评教育、警告、记过、记大过、降职、撤职等处分。2.因违反本制度给公司/组织造成经济损失的，应依法承担赔偿责任。3.构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。八、附