弃土场档案管理制度

PAGE弃土场档案管理制度一、总则（一）目的为加强弃土场档案管理，确保弃土场相关资料的完整、准确、系统和安全，便于查询、利用和追溯，为弃土场的规划、建设、运营、管理及生态恢复等工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司[公司名称]所有弃土场项目的档案管理工作，包括弃土场的选址、设计、施工、运营、闭场及生态恢复等全过程所形成的各类文件、资料、图表、数据等。（三）管理原则1.集中统一管理原则弃土场档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性与准确性原则档案内容应真实反映弃土场项目的实际情况，数据准确可靠，文件资料完整无缺。3.分类科学与便于利用原则按照弃土场项目的特点和档案形成规律，进行科学分类，便于档案的整理、保管和查询利用。4.全程跟踪与动态管理原则对弃土场项目从立项到结束的全过程进行档案跟踪管理，及时更新档案信息，确保档案与项目实际情况同步。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司弃土场档案管理制度。2.负责弃土场档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全弃土场档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.对各部门的弃土场档案管理工作进行监督、指导和检查，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的业务水平。5.负责向有关部门和单位提供弃土场档案资料的查阅、借阅服务，并做好登记和保密工作。（二）项目部门职责1.负责本部门弃土场项目文件资料的形成、积累和整理工作，确保文件资料的真实、完整，并按照档案管理要求及时移交档案管理部门。2.明确专人负责本部门弃土场档案管理工作，并接受档案管理部门的业务指导和监督检查。3.在项目建设过程中，配合档案管理部门做好档案的收集、整理和归档工作，确保项目档案与工程进度同步。4.按照档案管理规定，及时向档案管理部门提交项目竣工验收所需的档案资料。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，严格遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.认真做好弃土场档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案质量。3.负责档案的保管和维护，定期检查档案的保管状况，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案安全。4.积极开展档案信息开发利用工作，为公司各部门提供优质、高效的档案服务。5.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.弃土场项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、地质勘察报告、设计文件等。2.弃土场施工过程中的文件，如施工组织设计、施工日志、工程变更通知、质量检验报告、安全检查记录等。3.弃土场运营管理文件，包括运营方案、监测记录、维护记录、安全管理文件等。4.弃土场生态恢复相关文件，如生态恢复方案、植被种植记录、水土保持监测报告等。5.与弃土场项目有关的合同协议、往来信函、会议纪要等文件资料。（二）收集要求1.项目部门应在文件资料形成后及时收集，确保文件资料的完整性和准确性。2.对于外来文件，如上级部门的批复、相关单位的函件等，应及时签收，并进行登记和整理。3.收集的文件资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。（三）整理方法1.按照弃土场项目的阶段和类别，对收集的文件资料进行分类。分类应遵循科学合理、便于管理的原则，一般可分为前期文件、施工文件、运营文件、生态恢复文件等大类，每大类下再细分若干小类。2.对每一份文件资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用项目代码+年份+流水号的方式。3.编制文件资料目录，目录应包括文件编号、文件名称、日期、来源、保管期限等内容。目录应打印成册，并与文件资料一同装订。4.对文件资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅和保管。装订时应去除文件资料中的金属物，如订书钉、回形针等。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.前期文件类立项批复可行性研究报告环境影响评价报告地质勘察报告设计文件（初步设计、施工图设计等）2.施工文件类施工组织设计施工日志工程变更通知质量检验报告安全检查记录材料设备合格证及检验报告施工照片及影像资料3.运营文件类运营方案监测记录（沉降、位移、水位等）维护记录（设备维护、场地维护等）安全管理文件（安全制度、应急预案等）运营报表弃土量统计报表费用支出报表设备运行报表4.生态恢复文件类生态恢复方案植被种植记录水土保持监测报告5.其他文件类合同协议往来信函会议纪要审计报告其他相关文件（二）编号规则1.档案编号采用12位数字编码，格式为：[项目代码][年份][类别代码][流水号]。2.项目代码：由公司统一规定，用于标识不同的弃土场项目。3.年份：取文件形成年份的后两位数字。4.类别代码：根据档案分类标准，用两位数字表示不同类别档案。具体如下：前期文件类：01施工文件类：02运营文件类：03生态恢复文件类：04其他文件类：055.流水号：按照文件形成的先后顺序，从0001开始依次编号。例如，某弃土场项目2023年形成的一份施工变更通知，其编号为：[项目代码]2302[流水号]。五、档案的保管与存储（一）保管期限1.弃土场档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案弃土场项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、地质勘察报告等重要前期文件。弃土场项目竣工验收报告、审计报告等反映项目全貌和最终成果的文件。涉及弃土场项目的重大合同协议、往来信函等具有重要历史价值和法律意义的文件。3.长期保管的档案弃土场施工过程中的重要文件，如施工组织设计、工程变更通知、质量检验报告等，保管期限为项目竣工验收后20年。弃土场运营管理文件中的重要监测记录、维护记录等，保管期限为弃土场闭场后10年。弃土场生态恢复文件中的生态恢复方案、水土保持监测报告等，保管期限为生态恢复验收后10年。4.短期保管的档案弃土场施工过程中的一般性文件，如施工日志、材料设备合格证等，保管期限为项目竣工验收后5年。弃土场运营管理文件中的一般性报表、日常安全检查记录等，保管期限为弃土场闭场后5年。弃土场生态恢复文件中的一般性植被种植记录等，保管期限为生态恢复验收后5年。（二）存储方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在[40%60%]之间。2.档案应存放在档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找和管理。档案柜应标明存放档案的类别和编号范围。3.对于重要的纸质档案，应进行备份存储，备份方式可采用缩微胶片、光盘等。备份档案应与原件分开存放，并定期进行检查和维护。4.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。电子档案应按照档案分类标准进行分类存储，建立电子档案目录，便于查找和管理。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整和安全。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。2.对超过保管期限的档案，应按照档案鉴定销毁制度进行鉴定和销毁。鉴定销毁工作应严格按照规定程序进行，确保档案销毁的合法性和准确性。3.档案库房应保持清洁卫生，严禁在库房内吸烟、堆放杂物等。档案管理人员应做好库房的日常管理工作，定期对库房进行通风、除湿等维护。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅弃土场档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并限定查阅时间和地点。查阅人员应在规定时间和地点内查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损等。查阅结束后，应及时将档案资料归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅弃土场档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.档案管理部门应根据借阅申请表，提供相应的档案资料，并与借阅人员签订《档案借阅协议》，明确借阅人员的权利和义务。借阅期限一般不得超过[15]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或擅自复制、传播档案内容。借阅结束后，应及时将档案资料归还档案管理部门，并办理归还手续。如发现档案资料有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。（三）保密规定1.查阅和借阅弃土场档案的人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的档案，应采取严格的保密措施。2.档案管理部门应加强对档案查阅和借阅工作的管理，对查阅和借阅人员的行为进行监督。如发现有违反保密规定的行为，应及时制止并追究相关人员的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目部门负责人、相关专业技术人员等组成。档案鉴定小组负责对超过保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限规定，对超过保管期限的档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，如重复文件、无关文件等，应予以销毁。3.对仍有一定保存价值，但保管期限可以缩短的档案，可进行调整保管期限，并继续保存。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，填写《档案销毁鉴定表》，注明档案名称、编号、形成时间、保管期限、销毁原因等，并签字确认。2.将《档