学校档案收集及查阅制度

PAGE学校档案收集及查阅制度一、总则（一）目的为了加强学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职工和学生形成的各类档案的收集、整理、保管、查阅和利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一领导，由学校综合档案室负责全校档案的集中管理，各部门、各单位应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实完整原则：档案的形成应真实反映学校各项工作的实际情况，内容完整，手续齐全，不得伪造、篡改档案信息。3.科学分类原则：按照档案的形成领域、内容性质、时间顺序等进行科学分类，便于档案的整理、保管和查阅利用。4.安全保密原则：加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案收集（一）收集范围1.党群工作类：包括学校党委、纪委、工会、团委等组织形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等档案。2.行政管理类：学校行政部门形成的各类文件、通知、报告、会议纪要、规章制度、人事档案、财务档案、资产档案等。3.教学工作类：教学计划、教学大纲、课程表、教案、课件、试卷、成绩册、实习报告、毕业设计（论文）等教学档案。4.科学研究类：科研项目申报书、研究成果报告、学术论文、著作、专利等科研档案。5.学生工作类：学生学籍档案、奖惩记录、综合素质评价、社会实践报告等学生档案。6.基本建设类：学校基本建设项目的可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收报告等档案。7.仪器设备类：仪器设备的购置计划、合同、验收报告、使用说明书、维修记录等档案。8.外事工作类：学校对外交流合作活动的文件、协议、邀请函、出访报告等档案。9.财会类：财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等财务档案。10.声像类：学校重要活动、会议、教学科研成果等形成的照片、录音、录像等声像档案。（二）收集要求1.定期收集：各部门、各单位应按照学校档案管理部门的要求，定期将本部门形成的档案收集整理，移交学校综合档案室。一般每年[X]月底前完成上一年度档案的移交工作。2.及时收集：对于学校重要活动、突发事件等形成的档案，相关部门应在活动结束或事件处理完毕后及时收集整理，移交综合档案室。3.完整收集：档案收集应确保文件材料的齐全完整，包括正件与附件、定稿与修改稿、请示与批复等，不得遗漏。4.规范收集：收集的档案应符合档案整理的规范要求，字迹清晰、纸张完好、格式统一，如有破损、褪色等情况应及时修复或复制。（三）收集程序1.部门整理：各部门、各单位的档案管理人员按照档案分类方案，对本部门形成的档案进行初步整理，编制档案目录清单。2.移交审核：各部门将整理好的档案移交学校综合档案室时，综合档案室应进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案退回原部门补充完善。3.签字接收：经审核合格的档案，由综合档案室与移交部门办理签字接收手续，双方在档案移交清单上签字确认。三、档案整理（一）整理原则1.遵循文件形成规律：按照文件的形成时间、来源、内容等自然规律进行整理，保持文件之间的有机联系。2.便于保管和利用：通过科学分类、编号、编目等方法，使档案便于查找、借阅和统计，提高档案管理工作效率。（二）分类方法1.年度分类法：将档案按年度分开，不同年度的档案分别整理。2.机构分类法：在年度分类的基础上，按学校内部机构进行分类，同一机构形成的档案集中在一起。3.问题分类法：根据档案内容所反映的问题进行分类，如教学类档案可分为教学管理、课程建设、实践教学等类别。（三）编号规则1.全宗号：学校档案全宗号由上级档案管理部门统一编制，代表学校档案的整体编号。2.年度号：采用公元纪年，如“20XX”表示年份。3.保管期限号：根据档案的重要程度和保存价值，分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）三种保管期限，分别用“Y”“C”“D”表示。4.件号：在同一类别、同一保管期限内，按文件排列顺序编制件号。（四）编目要求1.编制卷内目录：每卷档案应编制卷内目录，内容包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，卷内目录应打印或用钢笔、碳素笔填写，字迹清晰。2.编制案卷目录：根据整理好的档案，编制案卷目录，内容包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目，案卷目录应打印成册，一式多份。3.编制全宗指南：对学校档案全宗的基本情况、档案内容和管理状况进行介绍，编制全宗指南，为档案查阅利用提供指导。四、档案保管（一）保管场所1.综合档案室：学校应设立专门的综合档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房要求：档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管方式1.纸质档案保管：纸质档案应分类存放于档案柜中，按年度、机构、问题等顺序排列，便于查找。对于重要档案，可采用专柜保管或数字化备份等方式进行重点保护。2.电子档案保管：电子档案应存储在专用的存储设备上，定期进行备份，并建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。电子档案的存储格式应符合国家相关标准，确保数据的可读性和可迁移性。3.声像档案保管：声像档案应按照载体类型分别保管，照片应冲印或扫描成电子文件后进行分类存储，录音、录像带应标注档号、题名、录制时间等信息，妥善保管在防潮、防虫的环境中。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如学校的重要规章制度、历史沿革、重大事件记录、教学科研成果等档案。2.长期保管：对学校工作有重要查考价值，在较长时间内需要保存的档案，列为长期保管，保管期限一般为[X]年。如学校的年度工作计划、总结、统计报表、教学档案等。3.短期保管：对学校工作有一定查考价值，但保存期限较短的档案，列为短期保管，保管期限一般为[X]年。如一般性的文件材料、临时性的工作记录等。（四）档案鉴定1.鉴定组织：学校成立档案鉴定工作领导小组，由学校分管领导担任组长，综合档案室、相关部门负责人及档案管理人员为成员，负责档案鉴定工作的组织领导和审核把关。2.鉴定标准：根据档案的保管期限划分标准，结合学校实际情况，制定具体的档案鉴定细则，明确各类档案的鉴定依据和方法。3.鉴定程序：定期对已到保管期限的档案进行鉴定，档案管理人员提出鉴定意见，填写档案鉴定表，经档案鉴定工作领导小组审核后，确定档案的存毁。对拟销毁的档案，应编制销毁清册，报学校领导批准后，由档案管理人员和监销人员共同销毁，并在销毁清册上签字确认。五、档案查阅（一）查阅范围1.校内查阅：学校教职工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅本部门及相关部门形成的档案。学生因学习、实践等需要，可查阅本人的学籍档案、成绩册等相关档案。2.校外查阅：因工作需要，校外单位或个人查阅学校档案的，应按照国家有关规定和学校的相关要求，办理查阅手续。（二）查阅手续1.校内查阅：查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、文号、日期、查阅目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，提交学校综合档案室。综合档案室根据查阅申请，审核查阅人身份和查阅范围，确定是否提供档案查阅服务。对于符合查阅条件的，由档案管理人员提供档案，并在查阅现场进行监督。查阅人应在规定的查阅地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。2.校外查阅：查阅人应提前向学校综合档案室提交查阅申请函，说明查阅单位名称、查阅人姓名、查阅目的、查阅档案范围等内容，并加盖查阅单位公章。学校综合档案室对查阅申请函进行审核，报学校分管领导批准后，通知查阅人办理查阅手续。查阅人需携带有效身份证件，到学校综合档案室填写《档案查阅申请表》，并缴纳查阅费用（按照学校相关规定执行）。档案管理人员按照查阅申请提供档案，并在查阅现场进行全程监督。查阅人查阅完毕后，应在规定时间内将档案归还学校综合档案室，并在《档案查阅登记表》上签字确认。查阅单位如需复印、摘录档案内容的，应按照学校档案复制规定办理相关手续。（三）查阅限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，未经学校批准，不得查阅。2.正在办理涉及档案内容的案件或其他事项，相关档案在案件或事项处理完毕前，限制查阅。3.档案管理人员应严格按照查阅范围提供档案，不得擅自扩大查阅范围或提供无关档案。六、档案利用（一）利用方式1.借阅：对于需要短期使用档案的，可办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，按时归还。2.复印：根据查阅人的需要，可提供档案复印件。复印档案应经档案管理人员同意，并在复印件上加盖“档案复印专用章”，注明复印日期、份数等信息。3.摘录：查阅人可摘录档案中的相关内容，但应保持档案内容的完整性和准确性，不得断章取义。摘录内容应经档案管理人员审核后，加盖“档案摘录专用章”。4.出具证明：学校综合档案室可根据档案内容，为查阅人出具档案证明。档案证明应客观、准确地反映档案记载的内容，并加盖学校档案管理部门公章。（二）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复印、摘录、出具证明等利用情况进行详细登记，内容包括利用日期、利用人姓名、单位、利用目的、利用档案名称、文号、利用方式、利用份数、归还日期等信息。2.档案利用登记册应妥善保管，定期进行整理和归档，以便查阅和统计分析档案利用情况。（三）利