检察档案库房管理制度

PAGE检察档案库房管理制度一、总则（一）目的为加强检察档案库房管理，确保检察档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等相关法律法规，结合本院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本院检察档案库房的管理工作，包括各类检察业务档案、文书档案、声像档案、电子档案等的存储、保管和利用。（三）基本原则1.安全保密原则：确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。2.科学管理原则：运用先进的管理方法和技术手段，提高档案管理的规范化、科学化水平。3.方便利用原则：在确保档案安全的前提下，简化利用手续，提高利用效率，满足本院各部门及社会对检察档案的利用需求。二、档案库房管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善检察档案库房管理制度，并组织实施。2.对档案库房的日常管理工作进行监督、检查和指导，确保制度的有效执行。3.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，定期对档案进行清查、核对，保证档案的完整和准确。4.按照规定的程序和要求，为本院各部门及社会提供档案利用服务，做好档案查阅、借阅登记和归还工作。5.负责档案库房的安全管理，落实安全防范措施，确保档案实体和信息安全。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和利用水平。（二）库房管理人员职责1.严格遵守档案库房管理制度，认真履行岗位职责，做好档案库房的日常管理工作。2.负责档案库房的环境维护，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合国家规定标准。3.定期对档案存储设备进行检查、维护和保养，确保设备正常运行，防止档案因设备故障而受损。4.负责档案的出入库登记、上架排列和日常巡查，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。5.协助档案管理部门做好档案的整理、归档和数字化工作，提供必要的技术支持。6.严格遵守保密制度，不得泄露档案库房的安全情况和档案内容。三、档案库房建设与设施设备（一）库房选址与布局1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好、交通便利的位置，远离易燃、易爆、腐蚀性物品存放场所和水源地。2.库房应与办公区域相对独立，分区明确，设有专门的档案整理区、存储区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。3.库房内部应根据档案类别、保管期限等进行合理布局，设置不同的档案架位，并标明架位号、档案类别等信息，便于档案查找和管理。（二）库房设施设备1.温湿度调节设备：配备空调、除湿机、加湿器等设备，将库房温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.防火防盗设备：安装火灾自动报警系统、灭火设备（如灭火器、消火栓等）、防盗门窗、监控设备等，确保库房安全。3.防虫防鼠设备：配备防虫药品、防鼠器具（如鼠夹、鼠药、挡鼠板等），防止档案被虫蛀、鼠咬。4.档案存储设备：根据档案的载体形式和保管要求，配备合适的档案架、档案柜、光盘柜、磁带柜等存储设备，并定期进行检查和维护。5.照明设备：库房内应设置充足的照明设备，光线应均匀、柔和，避免阳光直射档案。6.通风换气设备：安装通风设备，保证库房内空气流通，防止有害气体积聚。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.本院各部门应按照档案管理的有关规定，及时将办理完毕的文件材料收集齐全，整理后移交档案管理部门。2.档案管理部门应定期对各部门移交的档案进行检查，对不符合要求的档案，及时通知相关部门进行补充或整改。3.对于重要案件、重大活动等形成的档案，档案管理部门应提前介入，及时收集相关材料，确保档案的完整和准确。（二）档案整理1.档案管理部门应按照档案分类方案和编号规则，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作。2.文书档案应按照年度保管期限机构（问题）进行分类，其他各类档案应根据其特点和管理要求进行合理分类。3.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，确保档案编号的科学性和实用性。4.编目工作应准确、完整地记录档案的题名、责任者、日期、文号、页数等信息，编制档案目录，为档案的查询和利用提供便利。五、档案的存储与保管（一）档案上架排列1.档案应按照分类编号顺序上架排列，同一类别的档案应集中存放，不同保管期限的档案应分开存放。2.档案上架时应注意排列整齐，避免档案倒置、侧放，确保档案的安全和完整。3.对于磁性载体档案、电子档案等特殊载体档案，应按照相关规定进行单独存放，并采取相应的保护措施。（二）档案保管期限划分1.检察档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括本院制定的重要规章制度、年度工作报告、重要案件的法律文书、上级机关的重要批复等。3.长期保管的档案保管期限为30年，主要包括一般性案件的法律文书、阶段性工作材料等。4.短期保管的档案保管期限为10年，主要包括一般性文件材料、临时性工作记录等。（三）档案定期清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况与档案目录一致。2.清查工作应包括档案的数量核对、实体检查、存储设备检查等内容，发现问题及时记录并采取相应的处理措施。3.对于清查中发现的档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，报告主管领导，并按照规定进行处理。（四）档案的保护与修复1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现档案有破损、褪色、霉变等情况时，应及时采取保护措施，并进行修复。2.对于纸质档案的修复，应遵循“修旧如旧”的原则，采用适宜的修复方法和材料，确保档案的原貌和历史价值。3.对于电子档案，应定期进行备份，防止数据丢失，并采取数据安全防护措施，防止电子档案被篡改、删除等。六、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循依法依规、方便快捷、保守秘密的原则，确保档案利用工作的合法性、规范性和安全性。2.本院工作人员因工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定的程序办理手续，经批准后方可查阅、借阅。3.外单位人员因工作需要查阅、借阅档案的，应按照国家有关规定办理相关手续，并经本院主管领导批准。（二）利用手续1.查阅手续：本院工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案类别、起止时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.借阅手续：本院工作人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案类别、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.外单位人员查阅、借阅手续：外单位人员查阅、借阅档案，应持单位介绍信，注明查阅、借阅目的、档案类别等信息，经本院主管领导批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。查阅、借阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出本院。（三）利用登记与归还1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅、借阅日期、查阅人或借阅人姓名、档案类别、查阅或借阅内容、归还日期等信息。2.查阅、借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案数量、内容等，确认无误后办理归还手续，并在档案利用登记簿上注明归还情况。3.对于逾期未归还的档案，档案管理部门应及时催还，并暂停该人员的档案查阅、借阅权限，直至档案归还为止。七、档案的信息化管理（一）信息化建设规划1.档案管理部门应制定档案信息化建设规划，明确信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施，推动档案管理工作向信息化、数字化方向发展。2.信息化建设规划应与本院的整体信息化建设规划相衔接，充分利用现代信息技术手段提高档案管理效率和服务水平。（二）档案数字化加工1.按照档案数字化工作规范，对纸质档案、声像档案等进行数字化加工，将档案信息转化为电子数据，实现档案的数字化存储和管理。2.档案数字化加工应确保数据的准确性、完整性和安全性，采用先进的数字化技术和设备，保证数字化档案的质量。3.数字化加工完成后，应进行数据挂接和存储，建立电子档案数据库，并与纸质档案进行一一对应，实现电子档案与纸质档案的关联管理。（三）电子档案管理1.建立健全电子档案管理制度，规范电子档案的收集、整理、存储、利用、备份等环节的管理工作。2.采用安全可靠的电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编号、编目、存储和检索，实现电子档案的自动化管理。3.加强电子档案的安全防护，采取数据加密、身份认证、访问控制等技术手段，防止电子档案被非法访问、篡改、删除等。4.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的存储介质上，并异地存放，确保电子档案数据的安全性和可恢复性。八、档案库房安全管理（一）安全制度1.建立健全档案库房安全管理制度，明确安全管理职责，加强对档案库房安全工作的组织领导。2.制定安全操作规程，规范档案库房管理人员的操作行为，确保档案库房安全管理工作的规范化、标准化。3.定期对档案库房管理人员进行安全培训，提高安全意识和应急处置能力。（二）安全检查与隐患排查1.档案库房管理人员应每天对库房进行巡查，检查库房的温湿度、防火防盗、防虫防鼠等设施设备是否正常运行，档案是否存放安全。2.档案管理部门应定期组织对档案库房进行全面安全检查，每月至少进行一次，重点检查安全制度执行情况、设施设备运行状况、档案保管情况等，及时发现并消除安全隐患。3.对于检查中发现的安全隐患，应立即采取措施进行整改，确保档案库房安全。对于重大安全隐患，应及时报告主管领导，并制定详细的整改方案，限期整改到位。（三）应急处置1.