档案馆电子档案查阅制度

PAGE档案馆电子档案查阅制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织电子档案的查阅行为，确保电子档案的安全与合理利用，保障公司/组织及相关人员的合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部各部门及员工，以及因工作需要查阅本公司/组织电子档案的外部单位和个人。（三）基本原则1.依法依规原则：电子档案查阅活动必须严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案信息的合法使用。2.安全保密原则：高度重视电子档案的安全保密工作，采取有效措施防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.合理利用原则：在确保档案安全的前提下，充分发挥电子档案的作用，为公司/组织的各项工作提供支持。二、电子档案定义与分类（一）电子档案定义电子档案是指公司/组织在各项活动中直接形成的具有保存价值的以数码形式存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。（二）电子档案分类1.行政类：包括公司/组织的各类行政文件、会议纪要、工作计划与总结等。2.业务类：涵盖公司/组织在业务开展过程中产生的合同协议、业务报表数据、项目文档等。3.财务类：包含财务报表、会计凭证、审计报告等财务相关资料。4.人事类：如员工档案、招聘记录、培训资料、绩效考核文件等。5.其他类：除上述类别外的其他具有保存价值的电子档案。三、查阅申请与审批（一）内部查阅申请与审批1.申请流程本公司/组织内部员工因工作需要查阅电子档案，应填写《电子档案查阅申请表》，详细注明查阅档案的名称、类别、查阅目的、预计查阅时间等信息。将申请表提交至所在部门负责人进行初审，部门负责人应根据工作实际情况，对申请的必要性和合理性进行审核。2.审批流程初审通过后，申请表流转至档案管理部门。档案管理部门负责人对申请进行复审，重点审查申请查阅的档案是否属于可查阅范围、查阅目的是否符合规定等。若复审通过，申请表提交至公司/组织分管领导进行最终审批。分管领导根据整体工作情况和档案管理规定，做出批准或不批准的决定。审批结果应以书面形式及时反馈给申请人。若申请获批，档案管理部门应告知申请人查阅的具体时间、地点及相关注意事项；若申请未获批，应说明原因。（二）外部查阅申请与审批1.申请流程外部单位或个人因工作需要查阅本公司/组织电子档案，需提前向公司/组织提交书面申请函，说明查阅单位名称、查阅人员身份、查阅目的、拟查阅档案的范围及内容等详细信息。申请函应加盖申请单位公章，并由法定代表人或其授权代表签字确认。2.审批流程公司/组织收到外部查阅申请函后，由档案管理部门进行初步审核，判断申请是否符合法律法规及公司/组织相关规定，同时评估查阅可能对公司/组织造成的影响。初步审核通过后，申请函流转至相关业务部门进行意见征求。业务部门应根据自身工作实际，对查阅申请的必要性和可能带来的风险进行评估，并提出意见。档案管理部门综合业务部门意见后，将申请提交至公司/组织分管领导审批。分管领导在充分考虑各方面因素后，做出最终审批决定。审批结果应以书面形式通知申请单位或个人。若申请获批，应明确告知查阅的具体要求和限制条件；若申请未获批，应说明理由。四、查阅权限与范围（一）内部查阅权限与范围1.权限划分公司/组织高层管理人员具有全面查阅各类电子档案的权限。各部门负责人可查阅本部门及与本部门业务相关的电子档案。普通员工根据工作需要，经审批后可查阅与其工作直接相关的电子档案。2.查阅范围经批准后，内部人员可查阅的电子档案范围包括但不限于相应类别下已开放的档案信息，具体查阅内容应严格按照审批时注明的范围执行。（二）外部查阅权限与范围1.权限划分因工作需要且经公司/组织批准的外部单位或个人，在规定的权限范围内查阅相关电子档案。外部查阅权限应根据具体合作事项或工作需求，由公司/组织相关部门与外部单位协商确定，并在审批时明确注明。2.查阅范围外部查阅人员只能查阅经审批同意的特定电子档案，严禁超出范围查阅其他档案信息。查阅过程中，应严格遵守公司/组织的保密规定，不得擅自复制、传播或用于其他非指定用途。五、查阅方式与场所（一）查阅方式1.现场查阅：申请人可在档案管理部门指定的场所，通过档案管理系统或其他授权方式进行现场查阅电子档案。查阅过程中，档案管理部门应安排专人在场监督，确保查阅行为规范、有序。2.复制查阅：对于确需复制的电子档案，申请人应在申请表中明确注明复制的内容、用途及份数等信息。经审批同意后，由档案管理部门按照规定的格式和数量进行复制，并加盖档案管理专用章。复制件应与原件具有同等效力，申请人应对复制件的使用负责。（二）查阅场所1.内部查阅场所：本公司/组织内部员工查阅电子档案应在档案管理部门设立的专门查阅室进行。查阅室应配备必要的办公设备和安全防护设施，确保查阅环境安全、舒适。2.外部查阅场所：外部单位或个人查阅电子档案，原则上应在公司/组织指定的场所进行。特殊情况下，经公司/组织同意，可在符合安全保密要求的外部场所进行查阅，但必须提前做好相关安全防范措施，并由公司/组织安排专人陪同监督。六、查阅纪律与要求（一）遵守保密规定1.查阅人员必须严格遵守国家保密法律法规及公司/组织的保密制度，对在查阅过程中知悉的电子档案内容予以保密，不得向无关人员泄露。2.严禁在查阅场所及其他非保密环境中谈论、传播档案中的敏感信息。3.对于涉及商业秘密、个人隐私等重要信息的电子档案查阅，应采取更加严格的保密措施，确保信息安全。（二）爱护档案设备与环境1.查阅人员应爱护查阅场所的设备设施，不得随意损坏或更改设备的设置和状态。2.在查阅过程中，应保持查阅场所的整洁卫生，不得在查阅室内吸烟、饮食或乱扔垃圾。3.查阅结束后，应按照档案管理部门的要求，及时归还所使用的设备和工具，并清理查阅现场。（三）规范查阅行为1.查阅人员应按照规定的查阅方式和流程进行操作，不得擅自更改查阅范围或采用其他违规方式获取档案信息。2.在查阅电子档案时，应认真记录查阅内容和相关信息，但不得对档案内容进行修改、删除或添加等操作。3.如需对查阅的档案进行标注、注释或摘录，应事先征得档案管理部门同意，并按照规定的格式和要求进行操作。七、档案安全与保密措施（一）技术安全措施1.建立完善的电子档案管理系统，采用先进的加密技术对档案数据进行加密存储，确保档案信息在传输和存储过程中的安全性。2.配备防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，防止外部非法网络攻击，保障档案管理系统的稳定运行。3.定期对电子档案管理系统进行安全漏洞扫描和修复，及时更新系统软件和安全补丁，防范安全风险。（二）人员管理措施1.加强对档案管理部门工作人员的安全保密教育和培训，提高其安全意识和业务水平，签订保密承诺书，明确保密责任。2.对涉及电子档案查阅的工作人员进行严格的背景审查和权限管理，确保人员具备良好的职业道德和专业素养。3.在查阅场所设置门禁系统、监控设备等，对查阅人员的进出和查阅行为进行全程监控，防止未经授权的人员进入查阅区域。（三）应急处置措施1.制定电子档案安全应急预案，明确在发生档案信息泄露、系统故障等突发事件时的应急处置流程和责任分工。2.定期组织应急演练，提高应对突发事件的能力，确保在最短时间内恢复档案管理系统的正常运行，减少损失和影响。3.一旦发生安全事故，应立即启动应急预案，并及时向上级主管部门报告，采取有效措施进行调查处理，追究相关人员责任。八、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门负责对电子档案查阅制度的执行情况进行日常监督检查，定期对查阅申请、审批记录、查阅过程等进行核查，确保查阅行为符合规定要求。2.公司/组织内部审计部门应定期对电子档案查阅工作进行审计，重点审查查阅制度的执行效果、档案安全保密措施落实情况等，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.接受上级主管部门、行业监管机构等外部单位的监督检查，积极配合提供相关资料和信息，对提出的意见和建议认真整改落实。2.对于涉及电子档案查阅的合作项目，应与合作方签订保密协议，明确双方的权利义务和保密责任，同时接受合作方的监督，确保查阅工作合法合规进行。九、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自查阅电子档案。2.超出审批范围查阅电子档案。3.泄露电子档案内容，造成信息安全事故。4.违反查阅纪律与要求，如损坏档案设备、在查阅场所吸烟等。5.擅自复制、传播电子档案信息用于非指定用途。（二）处理措施1.对于内部人员违规查阅电子档案的行为，视情节轻重给予警告、通报批评、扣发绩效奖金等处理；情节严重的，给予降职、撤职等处分，直至解除劳动合同。2.对于外部单位或个人违规查阅电子档案的行为，除按照法律法规要求追究其法律责任外，公司/组织有权终止合作关系，并要求其赔偿因此造成的经济损失。3.因违规查阅电