文体系统档案管理制度

PAGE文体系统档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司文体系统档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司文体活动组织、文化传承与发展等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及文体活动策划、执行、相关资料记录等形成的各类档案，包括但不限于活动方案、活动照片、视频资料、参与人员名单、奖杯证书等相关档案资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司文体系统档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司文体活动的实际情况，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则：全面收集、整理与文体活动相关的各类档案资料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对于涉及公司机密或个人隐私的档案信息，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司内部人员查阅和利用档案资料。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司文体系统档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司文体系统档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作，确保档案存放有序、便于查找。3.定期对档案进行检查、核对，确保档案的完整和安全，对破损、褪色等档案及时进行修复或复制。4.建立档案管理信息系统，录入档案基本信息，实现档案的信息化管理，提高档案检索和利用效率。5.负责组织档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理。6.积极开展档案编研工作，编写档案参考资料，为公司文体活动的策划、组织提供参考依据。7.负责对公司各部门文体系统档案管理工作进行指导、监督和检查，对违反档案管理制度的行为及时进行纠正和处理。（二）各部门职责1.负责本部门文体活动相关档案资料的收集、整理和初步分类工作，并定期移交至档案管理部门。2.明确专人负责本部门档案管理工作，确保档案资料的及时收集和规范整理，保证档案资料的真实性和完整性。3.在开展文体活动过程中，严格按照档案管理制度的要求，做好各类文件材料的形成、积累和归档工作，防止档案资料的散失。4.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，按照规定填写档案查阅登记表，及时归还所借档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业素养，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管等，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，及时准确地录入档案信息，做好档案数据的备份和维护工作，保证档案信息的安全。4.积极为档案利用者提供优质服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时查找、提供所需档案资料，做好档案利用效果的跟踪和反馈工作。5.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时报告并采取相应措施进行处理，确保档案的安全与完整。6.参与档案的鉴定、销毁工作，提出档案鉴定意见，按照审批程序做好档案销毁的相关工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文体活动策划阶段形成的各类文件，如活动策划方案、可行性研究报告、活动预算等。2.活动筹备过程中的相关资料，包括活动场地租赁合同、设备器材采购清单、人员招聘与培训记录等。3.活动执行过程中产生的文件材料，如活动现场照片、视频资料、活动签到表、嘉宾讲话稿、活动新闻报道等。4.活动结束后的总结材料，如活动总结报告、获奖名单、奖杯证书等相关实物资料。5.与公司文体活动相关的其他资料，如上级部门关于文体活动的指示、通知，公司内部关于文体活动的会议纪要等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门文体活动相关档案资料，并确保资料的真实性、完整性和准确性。2.对于重要的文体活动，应实行全过程跟踪收集档案资料，确保档案资料的全面性和连贯性。3.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整，纸张规格统一，不符合要求的应进行整理或复制。4.电子文件应采用通用格式进行存储，并确保电子文件的可读性和完整性，同时应注明文件的形成时间、来源等信息。（三）整理方法1.分类：按照文体活动的类型、时间、项目等因素进行分类，如分为文艺活动档案、体育活动档案、综合性活动档案等，每类再根据具体情况进一步细分。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的管理和查询。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式，如“WT202301001”，其中“WT”表示文体系统档案，“202301”表示活动发生时间为2023年1月，“001”表示该月的第一份档案。3.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速查找和了解档案内容。四、档案的保管（一）保管期限根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：反映公司重大文体活动历史面貌、具有重要查考利用价值的档案，如公司成立以来举办的重大文艺晚会、体育赛事等活动的档案资料。2.长期保管：在较长时间内对公司文体活动组织与开展有查考利用价值的档案，保管期限一般为10年至50年。如公司年度常规文体活动的档案资料。3.短期保管：在较短时间内对公司文体活动有参考价值的档案，保管期限一般为1年至10年。如临时性文体活动的档案资料。（二）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案应存放在专用的档案柜架上，按照类别、编号顺序排列，便于查找和管理。4.定期对档案库房进行清洁和消毒，防止档案受到污染和损坏。（三）档案的保管期限调整与鉴定1.定期对已保管的档案进行保管期限调整和鉴定工作，根据档案的实际价值和公司发展情况，确定档案是否需要继续保存、延长保管期限或销毁。2.成立档案鉴定小组由档案管理部门负责人、相关业务部门代表、档案管理人员等组成，负责对档案进行鉴定。3.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容重要性、历史价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。4.对于需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，经公司主管领导批准后，按照规定程序进行销毁。档案销毁清册应永久保存。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅文体系统档案的，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.涉及公司机密或重要敏感信息的档案，查阅申请人除需经所在部门负责人签字同意外，还需经公司保密管理部门或相关领导审批。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司文体系统档案的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并严格按照规定进行登记和管理。（二）查阅程序1.查阅申请人填写档案查阅申请表，提交至所在部门负责人审核签字。2.将申请表交至档案管理部门，档案管理人员根据申请内容查找所需档案，并办理查阅登记手续，记录查阅时间、查阅人姓名、所在部门、查阅内容等信息。3.档案管理人员提供档案查阅场所，并对查阅过程进行监督，确保档案的安全和完整，查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.查阅结束后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在查阅登记表上注明归还时间。（三）利用方式1.档案利用方式包括查阅纸质档案、借阅档案原件、复制档案资料等。2.借阅档案原件的，借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管档案原件，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。3.复制档案资料的，档案管理人员应根据查阅人的需求进行复制，并在复制件上加盖“与原件核对无误”印章，注明复制日期、复制人姓名等信息。复制档案资料应按照规定收取一定的费用。（四）利用效果跟踪1.档案管理部门应建立档案利用效果跟踪机制，对档案利用情况进行记录和统计，了解档案在公司各项工作中的利用效果。2.定期向公司领导和相关部门反馈档案利用情况，根据利用效果分析档案管理工作中存在的问题，及时调整和改进档案管理工作。3.鼓励档案利用者对档案利用效果进行评价和反馈，以便档案管理部门更好地满足公司内部人员对档案利用的需求。六、档案的信息化管理（一）信息化管理系统建设1.建立公司文体系统档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.档案信息化管理系统应具备档案录入、修改、删除、查询、统计、报表生成等基本功能，同时应具备权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保档案信息的安全可靠。3.对档案信息化管理系统进行定期维护和升级，保证系统的正常运行和功能的不断完善。（二）档案数字化1.按照档案整理的要求，对纸质档案进行数字化处理，将档案内容转换为电子文件进行存储。2.数字化档案应保持与纸质档案内容一致，图像清晰、完整，符合档案管理的相关标准和规范。3.建立数字化档案索引数据库，将档案的编号、题名、日期、保管期限、密级等信息录入数据库，便于快速检索和查询数字化档案。（三）电子档案管理1.电子档案应按照档案分类方案进行分类存储，建立电子文件夹结构，确保电子档案的有序管理。2.对电子档案进行备份管理，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。3.定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性，对损坏或丢