医保档案管理制度检查

PAGE医保档案管理制度检查一、总则（一）目的为加强公司医保档案管理，确保医保档案的完整、准确、安全和有效利用，保障公司医保工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及医保业务的所有部门及人员所形成的医保档案管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家关于医保档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则医保档案应如实反映公司医保业务的实际情况，保证档案内容的完整性，不得遗漏、篡改。3.安全保密原则采取有效措施确保医保档案的安全，防止档案信息泄露，维护参保人员的合法权益。4.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司医保工作决策、业务办理及查询提供便利。二、医保档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司医保档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司医保档案，包括收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.建立医保档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.定期对医保档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改，并向上级主管部门报告。5.负责对公司内部各部门医保档案管理工作进行指导和培训，提高档案管理意识和业务水平。（二）业务部门职责1.负责本部门医保业务档案的收集、整理和初步分类，确保档案资料的真实、准确、完整，并及时移交档案管理部门。2.按照档案管理部门的要求，配合做好医保档案的查阅、借阅等利用工作。3.在业务工作中，严格执行医保档案管理规定，规范业务操作流程，确保档案资料的质量。（三）经办人员职责1.负责本岗位医保业务档案的及时整理和归档，确保档案资料的齐全、规范。2.严格遵守档案管理规章制度，不得擅自销毁、涂改、伪造医保档案。3.积极配合档案管理部门和业务部门的档案管理工作，提供必要的协助和支持。三、医保档案的收集与整理（一）收集范围1.医保参保登记资料，包括参保人员基本信息、参保单位信息等。2.医保费用报销资料，如报销申请表、医疗费用发票、病历资料、检查检验报告等。3.医保基金管理资料，如基金收支报表、财务凭证、审计报告等。4.医保政策文件及相关业务文件，包括上级部门下发的医保政策法规、公司内部制定的医保业务规范等。5.医保业务经办过程中形成的其他有保存价值的资料，如会议纪要、工作台账、统计报表等。（二）收集要求1.业务部门应在医保业务办理完毕后及时将相关档案资料收集齐全，确保档案的时效性。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，符合档案管理的质量要求。3.对于电子档案资料，应确保其格式规范、内容完整，并与纸质档案相对应。（三）整理方法1.分类按照医保业务类别和档案内容性质，将医保档案分为参保登记类、费用报销类、基金管理类、政策文件类等类别。2.编号为每一类医保档案编制唯一的档案编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的识别和管理。3.装订对纸质档案资料进行整理装订，去除金属物，确保装订牢固、整齐美观。4.编目编制医保档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于档案的检索和查阅。四、医保档案的归档与保管（一）归档程序1.业务部门整理好的医保档案，应按照档案管理部门规定的时间和要求，及时移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的医保档案进行核对、验收，确认无误后办理归档手续。3.将归档后的医保档案按照类别和编号顺序存放于档案库房。（二）保管期限划分1.长期保管档案涉及医保参保人员权益、基金管理等重要事项的档案，保管期限为[X]年。2.中期保管档案医保业务办理过程中的一般性文件和资料，保管期限为[X]年。3.短期保管档案临时性、阶段性的医保业务资料，保管期限为[X]年。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对医保档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子医保档案应进行备份，存储于安全可靠的存储介质，并定期进行数据维护和更新，防止数据丢失或损坏。五、医保档案的利用与查询（一）利用范围1.公司内部医保业务经办人员为办理医保业务、进行业务查询、统计分析等工作需要查阅医保档案。2.公司审计、纪检等部门为开展审计、监督检查工作需要查阅医保档案。3.法律法规规定的其他需要查阅医保档案的情形。（二）查询流程1.查阅人填写《医保档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.将申请表提交档案管理部门，档案管理部门对申请进行审核，符合条件的予以批准，并安排专人负责提供档案查阅服务。3.查阅人在档案管理部门指定的地点查阅医保档案，查阅过程中应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案资料。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，并在《医保档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅规定1.因工作需要借阅医保档案的，借阅人应填写《医保档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的医保档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如因保管不善造成档案损坏或丢失的，借阅人应承担相应责任。4.借阅期满后，借阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理部门应对归还的档案进行检查，确认无误后办理归还手续。六、医保档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对已到保管期限的医保档案进行鉴定，成立由档案管理人员、业务部门人员等组成的鉴定小组。2.鉴定小组根据医保档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，编制《医保档案销毁清册》。（二）销毁程序1.《医保档案销毁清册》经公司主管领导批准后，方可实施销毁。2.销毁医保档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和档案信息的彻底销毁。3.销毁完毕后，监销人应在《医保档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告档案管理部门备案。七、医保档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善统一的医保档案管理信息系统，实现医保档案的电子化采集、整理、存储、检索、利用和统计分析，提高档案管理工作的效率和质量，为公司医保业务提供更加便捷、高效的服务支持。（二）系统功能要求1.档案录入功能能够快速准确地录入医保档案的基本信息、文件内容等，支持多种格式文件的上传。2.档案检索功能提供灵活多样的检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，使用人员能够快速定位所需档案。3.档案借阅管理功能实现对医保档案借阅申请、审批、登记、归还等全过程的信息化管理，记录借阅情况。4.档案统计分析功能能够对医保档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类统计报表，为公司医保工作决策提供数据支持。5.安全管理功能具备完善的用户权限管理、数据备份与恢复、数据加密等安全措施，保障医保档案信息的安全。（三）数据维护与更新1.定期对医保档案管理信息系统中的数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。2.根据医保业务的变化和档案管理的需要，及时更新系统中的档案信息和业务规则，保证系统的时效性和准确性。3.加强对系统操作人员的培训，提高其操作技能和安全意识，确保系统的正常运行。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对公司内部各部门医保档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节是否符合制度要求。2.公司审计、纪检等部门不定期对医保档案管理工作进行专项检查，重点检查档案管理的合规性、档案信息的安全性等。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立医保档案管理工作考核评价机制，对各部门医保档案管理工作进行量化考核。2.考