档案管理制度评审会议

PAGE档案管理制度评审会议一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本档案管理制度。本制度旨在规范公司档案管理工作流程，明确各部门及人员在档案管理中的职责，保障公司各项工作的顺利开展，并符合国家相关法律法规及行业标准要求。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、分支机构及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。包括但不限于文件、合同、协议、报告、图纸、图表、信函、会议记录、财务资料、人事档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案管理工作的统筹协调、指导监督及具体实施。各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并接受综合管理部门的业务指导。2.真实准确原则档案内容应真实反映公司各项工作的实际情况，确保档案信息的准确性和可靠性。在档案形成过程中，各部门及人员应严格按照规定的流程和要求进行操作，保证档案内容真实、数据准确、手续完备。3.完整安全原则档案管理应确保档案的完整性，涵盖公司运营的各个方面和各个环节。同时，要高度重视档案的安全保护，采取有效措施防止档案的损坏、丢失、泄露等情况发生，保障档案信息的安全。4.便于利用原则档案管理应充分考虑档案的利用需求，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，方便公司内部各部门及人员查阅和使用档案，提高档案的利用效率，为公司决策、业务开展等提供有力支持。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编目上架、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。4.组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案管理意识和业务能力。5.负责对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期对档案管理工作进行考核评估。6.按照规定向国家有关部门或单位移交档案，并做好档案利用服务工作，为公司内部各部门及人员提供档案查阅、借阅等服务。（二）各部门职责1.负责本部门在工作活动中形成的各类档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的完整、准确和系统。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案的日常管理工作，并接受综合管理部门的业务指导。3.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的档案移交至综合管理部门统一保管。4.在档案形成过程中，严格按照规定的格式、内容和流程进行操作，确保档案质量。5.积极配合综合管理部门开展档案管理工作，如提供档案利用所需的相关信息、协助进行档案鉴定等。（三）档案管理人员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，熟悉档案管理业务知识。2.负责所在部门或综合管理部门档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、上架、保管、借阅登记等。3.对档案进行定期检查和清点，确保档案的安全和完整，发现问题及时报告并采取相应措施。4.积极开展档案信息化建设工作，熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，及时录入和更新档案信息。5.协助做好档案的鉴定、销毁等工作，按照规定程序办理相关手续。6.为公司内部各部门及人员提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用记录和统计工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件、证照、批文等。2.公司各项业务活动中产生的合同、协议、订单、报价单、发票等。3.公司内部的规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、报告、报表等。4.公司的财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.公司的人事档案，包括员工入职登记表、劳动合同、薪酬福利记录、培训记录、考核评价等。6.公司的技术档案，包括产品研发资料、设计图纸、工艺文件、技术标准等。7.公司的市场营销档案，包括市场调研报告、客户资料、营销活动策划方案等。8.公司与外部单位往来的信函、传真、电子邮件等。9.其他与公司业务相关的具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.及时收集各部门及人员应在档案形成后及时将其收集起来，确保档案的时效性和完整性。对于重要紧急的档案，应优先进行收集和整理。2.全面收集要涵盖公司各项工作活动的各个方面，做到不遗漏、不缺失。对于同一事项的不同版本、不同阶段的文件资料都应进行收集。3.真实准确收集的档案应真实反映公司工作实际情况，内容准确无误，不得擅自修改或伪造档案信息。（三）整理原则1.遵循文件形成规律按照文件的形成时间、来源、内容等内在联系进行整理，保持文件之间的有机联系。2.便于保管和利用整理后的档案应便于存放、查找和使用，提高档案管理工作效率和服务质量。3.分类科学合理根据档案的性质、内容、载体等因素进行分类，建立科学合理的分类体系，便于档案的管理和检索。（四）整理方法1.分类按照档案的类别进行划分，如文书档案、科技档案、财务档案、人事档案等。在每一大类下再根据具体内容进行细分，如文书档案可分为行政管理、业务管理、党群工作等类别。2.编号为每一份档案或每一组档案赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的识别和管理。编号可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的方式。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便快速查找和了解档案内容。档案目录应一式多份，分别存放于不同地点，方便使用。4.装订对于纸质档案，应进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得损坏文件内容。四、档案的保管（一）保管场所1.综合管理部门应设立专门的档案库房，用于存放公司各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫鼠、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保存。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度调节设备、消防设备、防虫鼠设备、照明设备等，以满足档案保管的要求。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。（二）保管方式1.纸质档案保管纸质档案应按照分类、编号顺序存放于档案密集架上，便于查找和管理，并建立纸质档案目录索引，方便快速检索。对于重要的纸质档案，可进行备份存储，以防原件损坏或丢失。2.电子档案保管电子档案应存储于专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储于不同的物理位置，以防止数据丢失。同时，要建立电子档案的分类目录和索引，便于查阅和使用。电子档案应设置相应的权限管理，确保只有授权人员才能访问和操作。3.特殊载体档案保管对于照片、录音、录像等特殊载体档案，应按照其特点进行分类保管。照片应冲印或扫描后进行整理归档，标注相关信息；录音、录像档案应进行数字化转换后存储，并做好备份。特殊载体档案应存放在专门的存储介质中，并注明档案内容、日期、来源等信息。（三）保管期限1.永久保管对公司具有重要历史价值、法律凭证作用或涉及公司核心机密的档案，实行永久保管。如公司设立、变更、注销的相关文件，重要合同协议，财务审计报告等。2.定期保管定期保管的档案分为3年、5年、10年、15年、20年等不同期限。具体保管期限根据档案的性质和重要程度确定。如一般性的业务文件、会议记录等可保管3年或5年；人事档案中的员工培训记录、考核评价等可保管10年或15年等。3.保管期限的确定与调整档案保管期限由综合管理部门根据档案的价值和公司实际情况进行初步确定，报公司领导审批后执行。在档案保管过程中，如发现档案价值发生变化或其他特殊情况，需要调整保管期限的，应按照规定程序进行重新审定和调整。（四）档案清查1.综合管理部门应定期对档案进行清查盘点，确保档案的数量、质量和保管状况与档案记录一致。清查盘点工作每年至少进行一次。2.在清查过程中，要认真核对档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，检查档案的完整性和准确性，查看档案是否有损坏、丢失等情况。3.对于清查中发现的问题，应及时进行记录，并采取相应的措施进行处理。如对损坏的档案进行修复或复制，对丢失的档案进行查找和补充等。同时，要分析问题产生的原因，总结经验教训，完善档案管理制度和保管措施。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门及人员因工作需要查阅、借阅档案，以支持公司决策、业务开展、项目实施等工作。2.公司外部单位因履行法定职责或合作需要，按照规定程序查阅、借阅公司相关档案。3.司法机关、行政机关等因办案需要，依法查阅、借阅公司档案。（二）利用方式1.查阅公司内部人员因工作需要查阅档案的，可直接到综合管理部门档案库房进行查阅。查阅时应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称及编号等信息。综合管理部门档案管理人员应根据查阅人需求提供相应档案，并在现场监督查阅，确保档案安全。2.借阅公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人审批后，交综合管理部门负责人审核。审核通过后，档案管理人员方可办理借阅手续，并将档案交付借阅人。借阅人应在规定期限内归还档案，如需延期借阅，应重新办理申请手续。3.复制对于因工作需要不能借阅原件的档案，可申请复制。复制申请应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、编号、复制用途等信息，经所在部门负责人审批后，交综合管理部门负责人审核。审核通过后，档案管理人员按照规定进行复制，并在复制件上加盖“与原件核对无误”章，注明复制日期、复制人姓名等信息。（三）利用审批1.公司内部人员查阅、借阅档案的审批流程为：查阅人填写申请表→所在部门负责人审批→综合管理部门负责人审核。2.公司外部单位查阅、借阅档案的，应提前向综合管理部门提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、范围、时间等信息。综合管理部门收到申请函后，应进行初审，并报公司领导审批。审批通过后，按照规定办理查阅、借阅手续。3.司法机关、行政机关等依法查阅、借阅公司档案的，应出具相关法律文书或证明文件，综合管理部门审核无误后，按照法律规定办理查阅、借阅手续。（四）利用记录与统计1.综合管理部门应建立档案利用记录台账，详细记录档案查阅、借阅、复制的日期、查阅人或借阅人姓名、部门、档案名称及编号、利用用途、审批情况等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，如统计不同部门、不同时间段的档案利用频率、利用类型等，以便了解档案利用需求，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其保存价值。2.价值评估原则根据档案对公司工作的重要性、历史价值、现实利用价值等方面进行价值评估，确定档案的保管期限和处置方式。3.动态调整原则随着公司业务发展和时间推移，档案的价值可能发生变化，因此要对档案进行动态鉴定，及时调整保管期限和处置方式。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员代表、公司内部相关专家等。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和处置建议。（三）鉴定方法1.直接鉴定法档案鉴定工作小组对档案逐件进行审查，直接判断档案的保存价值，确保鉴定结果的准确性。2.分析比较法通过对同类档案或相关档案的分析比较，了解档案的普遍价值和特殊价值，从而更准确地确定档案的保存价值。3.效益评估法评估档案对公司当前及未来工作的效益，如对公司决策、业务开展、历史研究等方面的作用，以此判断档案的保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经综合管理部门负责人审核、公司领导审批后，方可实施销毁。3.档案销毁应