特教学籍档案管理制度

PAGE特教学籍档案管理制度一、总则（一）目的特教学籍档案管理是特殊教育学校管理工作的重要组成部分，对于全面、准确地反映学校教育教学活动，保障学生权益，促进学校教育质量提升具有重要意义。本制度旨在规范特教学籍档案管理工作，确保学籍档案的完整性、准确性和安全性，为学校教育教学决策、学生成长发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于本校全体学生的学籍档案管理，包括招生入学、在校学习、毕业结业等各个阶段形成的各类学籍材料。（三）基本原则1.真实性原则：学籍档案应如实反映学生的基本信息、学习经历、学业成绩、奖惩情况等，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集学生在各个阶段形成的学籍材料，保证档案资料的齐全完整，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，保护学生个人隐私，确保学籍档案信息不被泄露。4.规范性原则：按照国家和地方教育行政部门规定的学籍管理规范和档案整理标准，对学籍档案进行分类、编号、装订和保管，确保档案管理工作规范有序。二、学籍档案内容（一）学生基本信息1.个人基本情况：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、家庭住址、联系电话等。2.残疾情况：详细记录学生的残疾类型、程度、残疾证号等信息。3.监护人信息：填写学生监护人的姓名、关系、工作单位、联系电话等。（二）招生入学材料1.报名登记表：记录学生报名时填写的各项信息，包括报名时间、报名方式、报名专业等。2.入学通知书：学校发放给学生的入学凭证，注明入学时间、入学班级等信息。3.新生入学体检表：学生入学时进行身体检查的记录，包括各项身体指标检测结果、疾病诊断等。（三）在校学习材料1.学期课程表：反映学生每学期所修课程的安排情况，包括课程名称、授课教师、上课时间和地点等。2.学业成绩记录：记录学生各学期的考试成绩、考查成绩、平时作业成绩等，采用百分制或等级制进行评定。3.考勤记录：详细记载学生的出勤情况，包括迟到、早退、旷课、请假等信息，注明请假原因和请假时间。4.奖惩记录：记录学生在校期间获得的奖励和受到的处分情况，包括奖励名称、颁奖单位、奖励时间，处分类型、处分原因、处分时间等。5.综合素质评价材料：对学生思想道德、学业水平、身心健康、艺术素养、社会实践等方面进行综合评价的记录，包括评价方式、评价结果等。（四）学籍异动材料1.转学材料：包括转学申请、转学证明、转学审批表等，记录学生转学的原因、转入学校名称、转出时间、转入时间等信息。2.休学复学材料：休学申请、休学证明、复学申请、复学审批表等，注明休学原因、休学时间、复学时间等。3.退学材料：退学申请、退学审批表等，记录学生退学的原因和退学时间。（五）毕业结业材料1.毕业鉴定：对学生在校期间的学习表现、思想品德、专业技能等方面进行全面鉴定的材料。2.毕业证书存根：学校颁发毕业证书的存根联，记录毕业证书编号、学生姓名、毕业时间、专业等信息。3.结业证书存根：对于未达到毕业要求但完成学业的学生颁发的结业证书存根，注明结业证书编号、学生姓名、结业时间、专业等。三、学籍档案管理职责（一）学校学籍管理部门职责1.负责制定和完善本校学籍档案管理制度，组织实施学籍档案管理工作。2.统筹协调各部门之间的学籍档案管理工作，确保档案资料的及时收集、整理和归档。3.负责学生学籍信息的录入、审核、变更和维护，保证学籍信息的准确性和及时性。4.定期对学籍档案进行检查、清理和统计分析，为学校教育教学管理提供数据支持。5.按照国家和地方教育行政部门的要求，及时上报学籍档案相关数据和材料。（二）班主任职责1.负责本班学生学籍档案材料的收集、整理和初步审核，确保档案资料的完整性和真实性。2.及时更新学生的基本信息、考勤记录、奖惩情况等，保证学籍档案信息的时效性。3.协助学校学籍管理部门做好学生学籍异动手续的办理工作，督促学生按时完成相关手续。4.指导学生正确对待学籍档案，教育学生珍惜个人学籍信息，维护学籍档案的严肃性。（三）任课教师职责1.认真记录学生的课堂表现、学业成绩等情况，及时将相关材料提交给班主任。2.配合学校学籍管理部门做好学生学业成绩的统计和分析工作，为学生的学业发展提供建议。3.在学生学籍异动时，提供相关的学业证明材料，协助办理学籍异动手续。（四）档案管理人员职责1.负责学籍档案的集中保管，按照档案管理规范对档案进行分类、编号、装订和存放，确保档案存放有序、便于查找。2.严格执行档案查阅、借阅制度，做好档案查阅、借阅登记工作，保证档案的安全和完整。3.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时报告并采取措施进行处理。4.负责档案的数字化管理工作，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库，提高档案管理效率和利用价值。四、学籍档案管理流程（一）档案收集1.各部门按照职责分工，定期将学生的学籍档案材料收集整理后移交学校学籍管理部门。收集时间为每学期末和学生学籍异动发生后一周内。2.班主任负责收集本班学生的各类学籍材料，包括学生基本信息变更材料、考勤记录、奖惩情况记录、学业成绩记录等，并进行初步整理。3.任课教师在学期结束后，将学生的成绩单、平时作业、考试试卷等学业成绩相关材料交至班主任处。（二）档案整理1.学校学籍管理部门对收集到的学籍档案材料进行统一整理。按照档案内容的类别，分为学生基本信息、招生入学、在校学习、学籍异动、毕业结业等类别进行分类。2.对每一类档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。编号方式可采用年份+流水号的形式，如2023001表示2023年第1份档案。3.对每份档案材料进行装订，确保材料整齐、牢固。装订顺序应按照档案内容的重要性和时间顺序排列，一般为封面、目录、正文、封底。封面应注明档案名称、编号、日期等信息，并加盖学校公章。4.编制档案目录，目录应详细列出每份档案材料的名称、编号、页码等信息，以便快速查找档案内容。（三）档案归档1.将整理好的学籍档案按照类别和编号顺序存放于档案柜中，每个档案柜应标明存放档案的类别和范围。2.建立纸质档案和电子档案的对应关系，在电子档案数据库中录入档案编号、名称、存放位置等信息，便于电子档案的查询和管理。3.在档案存放处设置明显的标识，注明档案的基本信息和存放规则，方便档案管理人员和查阅人员查找档案。（四）档案查阅1.因工作需要查阅学籍档案的，须填写《学籍档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到学校学籍管理部门查阅。2.档案管理人员应按照查阅申请表的要求，提供相应的档案材料，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案材料。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案材料归还档案管理人员，并在《学籍档案查阅登记表》上签字确认。（五）档案借阅1.因特殊原因需要借阅学籍档案的，须填写《学籍档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、借阅用途等，并经学校学籍管理部门负责人审批同意后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过两周，如需延期借阅，须提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案材料，不得转借他人，不得在档案材料上批注、涂改、污损。3.在借阅期限届满后，借阅人员应及时归还档案材料。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案材料有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。（六）档案保管1.学校应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备（灭火器、消防栓等）、防潮设备（除湿机等）、防虫设备（防虫剂等）、防盗设备（监控摄像头、门禁系统等），确保档案的安全存放。2.档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时采取措施进行处理。3.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的存储介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。同时，要定期对电子档案数据库进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。（七）档案销毁1.对于已失去保存价值的学籍档案，由学校学籍管理部门提出销毁意见，填写《学籍档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并经学校分管领导审批同意后，方可进行销毁。2.档案销毁应在学校档案管理部门和相关部门人员的监督下进行，采用适当的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。3.销毁完成后，应在《学籍档案销毁登记表》上记录销毁时间、地点、方式、监督人员等信息，并由相关人员签字确认。同时，应将销毁情况报告学校档案管理部门备案。五、学籍档案信息化管理（一）信息化管理平台建设1.学校应建立特教学籍档案信息化管理平台，实现学籍档案的电子化管理和信息共享。平台应具备学生基本信息管理、招生入学管理、在校学习管理、学籍异动管理、毕业结业管理、档案查询统计等功能模块。2.信息化管理平台应与国家和地方教育行政部门的学籍管理系统进行对接，确保学籍信息的实时更新和准确上报。同时，应保证平台的安全性和稳定性，防止学籍信息泄露和系统故障。（二）电子档案管理1.将纸质学籍档案按照档案整理规范进行扫描，转化为电子档案格式，如PDF等。扫描后的电子档案应与纸质档案内容一致，图像清晰、完整。2.在电子档案管理系统中，对电子档案进行分类、编号、标注关键词等操作，建立电子档案数据库，方便档案的查询和检索。同时，为每份电子档案添加电子水印，防止电子档案被非法篡改。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在多种存储介质上，并分别存放于不同的地点。备份周期可根据学校实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全量备份，每周进行一次增量备份。（三）信息安全与保密1.加强学籍档案信息化管理平台的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。同时，定期对平台进行安全漏洞扫描和修复，确保系统安全稳定运行。2.对学籍档案信息进行严格的权限管理，根据不同人员的工作职责和业务需求，设置相应的系统操作权限。如学籍管理部门负责人可进行全面的学籍信息管理和系统设置；班主任只能查看和管理本班学生的学籍信息；档案管理人员负责档案的整理、归档和查阅登记等操作。严禁无关人员访问学籍档案信息化管理平台。3.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及学生个人隐私的学籍信息进行加密处理，防止信息泄露。在信息传输和存储过程中，采用加密技术，确保信息的安全性。同时，加强对工作人员的保密教育，签订保密协议，明确保密责任，防止因人为因素导致学籍信息泄露。六、监督与检查（一）内部监督1.学校成立学籍档案管理监督小组，由学校分管领导担任组长，成员包括学籍管理部门负责人、档案管理人员、班主任代表等。监督小组定期对学籍档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.学籍管理部门应定期对自身的档案管理工作进行自查，检查档案收集、整理、归档、查阅、借阅、保管等环节是否符合规定要求，发现问题及时纠正。同时，要积极配合学校监督小组的检查工作，如实提供相关资料和情况说明。3.班主任应定期对本班学生的学籍档案进行自查，确保档案资料的完整性和准确性。如发现档案材料有缺失或错误，应及时补充或更正，并向学校学籍管理部门报告。（二）外部检查1.积极配合教育行政部门对本校学籍档案管理工作的检查和指导，按照要求及时提供相关档案资料和数据信息，接受教育行政部门的监督检查。2.对于教育行政部门提