国土所档案归档制度

PAGE国土所档案归档制度一、总则（一）目的为加强国土所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据国家有关法律法规及行业标准，结合国土所实际工作情况，制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于国土所各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等各类档案的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则国土所档案实行集中统一管理，由专人负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则归档的档案必须是国土所实际工作中形成的原始材料，确保档案内容真实、准确、可靠。3.完整性原则全面收集国土所各项工作活动中产生的各类档案，保证档案的完整性，反映工作的全过程。4.分类科学原则按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于档案的管理和查找利用。5.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案归档范围（一）行政管理类档案1.上级文件包括上级国土资源部门及相关政府部门下发的各类文件、通知、通报、指示等。2.本级文件国土所制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要、请示报告、统计报表等。3.人事档案干部职工的履历表、任免文件、考核材料、工资变动材料、奖惩材料等。4.财务档案会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务预决算等。5.印章档案国土所公章、业务专用章等印章的启用、变更、停用记录及印模。6.会议档案各类会议的通知、议程、会议记录、决议、纪要等。7.信访档案群众来信、来访记录、处理结果等。（二）业务管理类档案1.土地资源管理档案（1）土地登记档案土地登记申请书、地籍调查表、宗地图、土地权属来源证明、土地登记审批表、土地证书等。（2）土地利用总体规划档案规划文本、图件、说明、论证报告等。（3）农用地转用和土地征收档案申请文件、农用地转用方案、补充耕地方案、征收土地方案、供地方案、征地补偿安置方案、听证材料、勘测定界图等。（4）土地开发整理档案项目申报材料、可行性研究报告、规划设计方案、施工图纸、工程监理资料、验收报告等。2.矿产资源管理档案（1）采矿权审批档案采矿权申请登记书、矿区范围图、矿产资源开发利用方案、环境影响评价报告、安全生产许可证、采矿许可证等。（2）探矿权审批档案探矿权申请登记书、勘查工作计划、勘查合同、勘查实施方案、地质报告等。（3）矿产资源储量管理档案储量报告、评审意见书、备案证明等。3.执法监察档案（1）违法案件查处档案立案审批表、询问笔录、现场勘查笔录、调查取证材料、行政处罚决定书、送达回执、执行情况记录等。（2）动态巡查档案巡查计划、巡查记录、发现问题及处理情况等。（三）其他类档案1.声像档案国土所工作活动中的照片、录音、录像等资料。2.电子档案以电子数据形式存在的各类文件、资料、图表等，包括扫描件、电子文档等。三、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应齐全、完整，包括正件与附件、定稿与修改稿、请示与批复等。3.对重要文件材料应进行备份，防止丢失。（二）文件材料的整理1.按照档案分类方案，对收集的文件材料进行分类整理。2.每份文件材料应保持其完整性，不得随意拆分、剪裁。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制。4.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理，确保文件的可读性和可识别性。（三）文件材料的装订1.纸质文件材料应采用线装或胶装方式进行装订，确保整齐、牢固。2.装订时应去除金属物，对纸张较大的文件材料应进行折叠，使其大小与档案盒规格相符。3.电子文件应存储在符合安全要求的存储介质上，并进行备份。（四）文件材料的编目1.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.档案编号应按照一定的规则进行编制，确保唯一性和系统性。3.题名应准确反映文件材料的主要内容，简洁明了。4.日期应填写文件材料的形成日期。5.保管期限应根据档案的重要程度和保存价值确定。6.密级应按照国家有关保密规定标注。（五）档案的装盒1.将整理好的档案材料装入档案盒，并在档案盒封面和脊背填写相关信息。2.档案盒应选用符合质量要求的材料，确保档案的安全保存。3.同一类档案应集中装盒，不同保管期限的档案应分别装盒。四、档案归档流程（一）收集1.各部门在工作过程中形成的文件材料，应及时收集整理，定期移交档案管理人员。2.档案管理人员对接收的文件材料进行初步审核，检查文件材料的完整性和准确性。（二）整理1.档案管理人员按照档案分类方案对文件材料进行分类整理，确定保管期限和密级。2.对文件材料进行编号、编目、装订等整理工作。（三）归档1.将整理好的档案材料装入档案盒，填写档案盒封面和脊背信息。2.将档案盒按照档案编号顺序排列，存放在档案柜中。3.建立档案台账，记录档案的归档情况。（四）数字化1.对重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.数字化过程应确保档案内容的准确、完整，符合相关技术标准。3.电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备。（二）档案保管方式1.档案应按照类别、保管期限、年度等进行分类存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，对电子档案应采用磁盘阵列或磁带库等进行存储。3.定期对档案进行清点和检查，确保档案的安全和完整。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括具有重要历史价值和查考利用价值的文件材料。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，短期保管的档案保管期限为15年以下。4.档案保管期限应根据档案的重要程度和保存价值确定，由档案管理人员提出建议，报国土所负责人审核批准。（四）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.对失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。3.档案销毁前应进行登记造册，经国土所负责人批准后，由专人负责销毁，并在销毁清册上签字。4.档案销毁清册应永久保存。六、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案信息的安全和保密。2.严格按照档案利用审批程序办理档案查阅、借阅手续。（二）利用范围1.国土所内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、相关单位及司法机关因工作需要查阅、借阅档案。3.公民、法人和其他组织因合法权益需要查阅、借阅档案。（三）利用审批程序1.国土所内部工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理人员审批。2.上级主管部门、相关单位及司法机关查阅、借阅档案，应出具单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经国土所负责人签字同意后，由档案管理人员办理查阅、借阅手续。3.公民、法人和其他组织查阅、借阅档案，应提交有效身份证件，并填写《档案查阅申请表》，经国土所负责人签字同意后，由档案管理人员办理查阅、借阅手续。（四）利用方式1.档案查阅应在档案管理人员指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁档案。4.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序办理。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的国土所档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为国土所各项工作提供便捷的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化对国土所现有档案进行全面数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设开发或选用适合国土所档案管理工作的信息化管理系统，实现档案的在线收集、整理、归档、保管、利用等功能。3.网络安全建设加强档案信息化管理系统的网络安全防护，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.严格遵守档案信息化管理系统的数据录入、修改、删除等操作规范，确保数据的准确、完整。3.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。4.加强对档案电子数据的备份管理，定期进行数据备份，防止数据丢失。八、监督与考核（一）监督检查1.国土所应定期对档案归档制度的执行情况进行监督检查，确保制度的有效落实。2.监督检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节。3.对监督检查