商会档案保管制度汇编

PAGE商会档案保管制度汇编一、总则（一）目的为加强商会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于商会机关及所属各部门、分支机构、会员单位等形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：商会档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映商会的各项活动和工作情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高工作效率。二、档案分类与编号（一）档案分类1.综合类：包括商会章程、会员代表大会文件、理事会会议文件、监事会会议文件、年度工作计划与总结、重要活动方案与总结等。2.会员管理类：会员入会申请、会员登记表、会员信息变更记录、会员会费缴纳记录、会员奖励与处罚记录等。3.业务活动类：商会组织的各类会议、培训、考察、调研等活动的文件资料，业务合作协议、合同等。4.财务类：财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、财务报表等。5.人事类：人员招聘、录用、考核、晋升、奖惩等文件资料，员工培训记录、劳动合同等。6.其他类：不属于上述分类的其他档案资料。（二）档案编号1.采用年度流水号的方式进行编号，即按照档案形成的年度顺序依次编号。2.编号格式为：年度+流水号，如2023001。三、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门、分支机构、会员单位应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集归档。2.档案形成部门应在文件材料形成后的[X]个工作日内，将整理好的档案移交至商会档案室。3.对于重要的、具有保存价值的档案，应及时收集归档，必要时可采取提前介入的方式进行收集。（二）档案整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.档案整理的基本要求包括：分类科学、组卷合理、编目准确、装订整齐、装盒规范等。3.文书档案应按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，同一事由的文件材料应集中排列在一起。4.会计档案应按照会计凭证、会计账簿、财务报表等类别进行整理，按照时间顺序装订成册。5.人事档案应按照干部档案管理的有关规定进行整理，确保档案内容的真实性和完整性。四、档案保管（一）保管场所1.商会应设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.档案室应设置专人负责管理，严格执行档案进出库登记制度，确保档案的安全。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：商会章程、会员代表大会文件、理事会会议文件、监事会会议文件、年度工作计划与总结、重要活动方案与总结、财务预算与决算报告等。3.长期保管的档案主要包括：会员管理类档案、业务活动类档案、人事类档案等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案主要包括：一般性的文件材料、临时性的活动记录等，保管期限为[X]年。（三）档案鉴定与销毁1.商会应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。2.档案鉴定工作应由商会档案管理部门牵头，组织相关部门和人员共同进行。3.经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，报商会领导审批后，按照规定的程序进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.商会内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，方可查阅。2.涉及重要机密的档案，需经商会领导批准后方可查阅。3.外部单位或个人查阅档案，应持单位介绍信或个人有效证件，经商会领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换或撕毁。3.如需复印或摘录档案内容，应经档案室管理人员同意，并按照规定的程序进行办理。（三）利用登记1.档案管理人员应建立档案查阅利用登记制度，对查阅利用档案的人员、时间、内容等进行详细记录。2.档案查阅利用登记记录应妥善保管，以备查询。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立商会档案信息管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。2.通过信息化手段，实现档案的远程查阅、利用和共享，为商会的决策和工作提供支持。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备和软件，建立档案数据库，将纸质档案进行数字化扫描录入，实现档案信息的电子化存储。2.加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密、防火墙等措施，确保档案信息的安全。3.建立档案信息管理系统的操作规范和管理制度，加强对系统操作人员的培训，确保系统的正常运行。七、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本职责1.负责商会档案的收集、整理、保管、查阅、利用等工作。2.制定和完善档案管理制度，规范档案管理工作流程。3.对档案进行定期检查和清点，确保档案的安全和完整。（二）档案管理人员具体职责1.收集整理负责接收各部门、分支机构、会员单位移交的档案，进行分类、整理、编目。对档案进行装订、装盒，确保档案的整齐规范。2.保管维护负责档案室的日常管理，保持档案室的清洁、干燥、通风良好。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。3.查阅利用负责接待档案查阅利用人员，办理查阅利用手续。按照查阅利用规定，为查阅利用人员提供档案资料。对档案查阅利用情况进行登记，做好记录。4.信息化管理负责档案信息管理系统的操作和维护，确保系统的正常运行。对档案进行数字化扫描录入，建立档案数据库。加强档案信息安全管理，保障档案信息的安