促进会档案管理制度

PAGE促进会档案管理制度一、总则（一）目的为加强促进会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在促进会各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于促进会各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则促进会档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容应真实反映促进会各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则全面收集、整理和保存各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以促进会会长为组长，副会长及相关部门负责人为成员的档案管理领导小组，负责统筹协调档案管理工作，审议档案管理工作中的重大事项。（二）综合管理部门综合管理部门作为促进会档案管理的职能部门，具体负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善促进会档案管理制度。2.指导各部门做好档案的形成、积累和整理工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核。3.负责接收、整理、保管各类档案，建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具。4.按照规定对档案进行鉴定，及时剔除失去保存价值的档案，做好档案的销毁工作。5.负责档案的统计工作，准确统计档案的数量、种类、利用情况等，定期向上级主管部门报送档案统计报表。6.积极开展档案利用工作，为促进会各项工作提供档案信息服务，做好档案借阅、查阅登记等工作。7.负责档案管理设施设备的维护和管理，确保档案的安全保管。8.组织档案工作人员的业务培训，提高档案管理水平。（三）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并协助综合管理部门做好档案管理的其他相关工作。兼职档案员应定期参加档案管理培训，不断提高业务能力。三、档案的分类与编号（一）档案分类促进会档案分为文书档案、业务档案、财务档案、人事档案、声像档案、实物档案等六大类。1.文书档案主要包括促进会在各项工作中形成的各类文件、报告、请示、批复、通知、会议纪要等。2.业务档案根据促进会的业务范围，分为项目档案、活动档案、会员档案等。项目档案包括项目申报书、立项批复、项目实施方案、项目验收报告等；活动档案包括活动策划方案、活动总结、活动照片、视频等；会员档案包括会员登记表、会员会费缴纳记录、会员活动参与情况等。3.财务档案包括财务预算、决算报表、会计凭证、账簿、财务审计报告等。4.人事档案主要有员工入职登记表、劳动合同、工资表、考核记录、培训记录、奖惩文件等。5.声像档案包括照片、录音、录像等资料，如促进会重大活动照片、会议录音、工作视频等。6.实物档案指具有保存价值的各类实物，如奖牌、奖杯、证书、纪念品等。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对各类档案进行统一编号。编号采用“年度类别流水号”的形式，具体如下：1.文书档案编号格式为：[年度]WS[流水号]，例如：[2023]WS001，表示2023年形成的第1份文书档案。2.业务档案项目档案：编号格式为：[年度]XM[项目编号][流水号]，如：[2023]XM202301001，表示2023年第1个项目的第1份档案。活动档案：编号格式为：[年度]HD[活动编号][流水号]，例如：[2023]HD202302001，表示2023年第2个活动的第1份档案。会员档案：编号格式为：[年度]HY[会员编号][流水号]，如：[2023]HY202303001，表示2023年第3个会员的第1份档案。3.财务档案编号格式为：[年度]CW[流水号]，例如：[2023]CW001，表示2023年形成的第1份财务档案。4.人事档案编号格式为：[年度]RS[员工编号][流水号]，如：[2023]RS202304001，表示2023年第4位员工的第1份档案。5.声像档案编号格式为：[年度]SX[流水号]，例如：[2023]SX001，表示2023年形成的第1份声像档案。6.实物档案编号格式为：[年度]SW[流水号]，如：[2023]SW001，表示2023年获得的第1件实物档案。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理的要求，及时将工作中形成的各类文件材料收集齐全，定期移交综合管理部门。2.对于重要会议、重大活动等形成的档案，相关部门应在活动结束后及时整理并移交，确保档案的完整性。3.工作人员在办理完毕的文件材料应及时归档，不得积压或擅自销毁。（二）整理方法1.文书档案按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类整理，同一事由的文件集中在一起，按照正件在前、附件在后，批复在前、请示在后的顺序排列，编目装订。2.业务档案项目档案：按照项目实施的流程，将项目申报、立项、实施、验收等各个阶段的文件材料依次整理，编目成册。活动档案：按照活动策划、筹备、开展、总结等环节，将相关文件、照片、视频等资料进行分类整理，编制活动档案目录。会员档案：以会员为单位，将会员的基本信息、会费缴纳、活动参与等资料进行整理归档。3.财务档案按照会计档案管理的规定，对会计凭证、账簿、报表等进行分类整理，装订成册，并编制财务档案目录。4.人事档案按照人事档案管理的要求，对员工的个人资料、工作经历、考核培训、奖惩等档案材料进行分类整理，建立员工人事档案袋，并编制人事档案目录。5.声像档案对照片、录音、录像等资料进行分类整理，注明拍摄时间、地点、内容等信息，并编制声像档案目录。照片应冲洗并粘贴在相册或照片档案盒内，录音、录像资料应刻录成光盘保存。6.实物档案对实物进行登记造册，注明实物名称、来源、日期、保存期限等信息，并将实物妥善保管。五、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映促进会主要职能活动和基本历史面貌的，对促进会工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括：促进会章程、重要决议、决定、规章制度等。促进会机构演变、人事任免等重要文件。重大项目、重要活动的相关档案。财务审计报告、年度决算报表等重要财务档案。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案。2.长期保管的档案凡是反映促进会一般工作活动，在较长时间内对促进会工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案凡是在较短时间内对促进会工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年以下。（三）档案保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。4.电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，按照国家有关档案鉴定的标准和规定，对档案进行鉴定。（三）销毁程序1.《档案销毁清册》的编制经鉴定确需销毁的档案，由档案管理人员填写《档案销毁清册》，详细登记档案的名称、编号、年度、保管期限、销毁原因等信息。2.审批《档案销毁清册》报档案管理领导小组审批，经批准后方可进行销毁。3.销毁实施档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。销毁过程中应确保档案彻底销毁，无法恢复。4.销毁记录销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况记录在案。七、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理人员应定期对档案的数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计，填写档案统计报表，及时向上级主管部门报送。统计数据应准确、真实、完整，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.档案交接档案管理人员因工作调动或离职时，应办理档案交接手续，填写《档案交接清单》，详细记录交接档案的名称、数量、编号等信息，交接双方签字确认。2.向有关部门移交档案根据国家有关规定和促进会的实际情况，需要向有关部门移交档案的，应按照规定的程序和要求及时办理移交手续，并做好移交记录。八、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为促进会各项工作提供有效服务。（二）利用方式1.查阅因工作需要查阅档案的，查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。2.借阅确需借阅档案的，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和综合管理部门负责人签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容，借