社区信息档案管理制度

PAGE社区信息档案管理制度一、总则（一）目的为加强社区信息档案管理，确保社区信息的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高社区管理与服务水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社区内所有涉及居民信息、社区事务、资源管理等各类信息档案的收集、整理、存储、使用、共享及销毁等环节。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保信息档案管理活动合法合规。2.真实性原则：信息档案应如实反映社区实际情况，不得虚假记录或篡改。3.完整性原则：全面收集各类相关信息，保证档案资料的完整性，避免遗漏重要信息。4.安全性原则：采取有效措施保障信息档案的安全，防止信息泄露、丢失或损坏。5.保密性原则：对涉及居民隐私等敏感信息严格保密，未经授权不得泄露。二、管理职责（一）社区管理部门1.负责制定和完善社区信息档案管理制度，并监督执行。2.统筹协调社区信息档案管理工作，明确各部门职责分工。3.定期组织对社区信息档案管理工作的检查与评估，提出改进意见和建议。（二）信息收集部门1.按照规定的范围和要求，负责本部门职责范围内信息的收集、整理和初步审核。2.及时将收集到的信息移交档案管理部门，并确保信息的准确性和完整性。3.配合档案管理部门做好信息档案的其他相关工作。（三）档案管理部门1.负责社区信息档案的集中统一管理，包括档案的接收、整理、存储、检索、借阅、归还及销毁等工作。2.建立健全信息档案管理台账，详细记录档案的出入库情况、使用情况等。3.定期对档案进行清查盘点，确保档案账实相符。4.负责档案管理设施设备的维护和管理，保障档案存储环境安全可靠。（四）信息使用部门1.根据工作需要，按照规定程序申请查阅、使用信息档案。2.严格遵守信息档案使用规定，不得擅自扩大使用范围或泄露信息。3.使用完毕后及时归还档案，并做好使用记录。三、信息收集（一）收集范围1.居民基本信息：包括姓名、性别年龄、身份证号码、家庭住址、联系方式等。2.居民家庭情况：如家庭成员关系、婚姻状况、就业情况等。3.社区事务信息：如社区活动记录、居民投诉与建议、社区环境卫生检查情况等。4.社区资源信息：如公共设施分布、社区服务机构信息、社区经济状况等。5.其他与社区管理和服务相关的信息。（二）收集渠道1.居民主动申报：通过社区公告、线上平台等渠道发布信息收集通知，居民可主动向社区提交相关信息。2.社区工作人员走访：社区工作人员定期走访居民家庭，收集相关信息。3.业务部门反馈：各业务部门在工作过程中产生的与社区相关的信息及时反馈给档案管理部门。4.信息共享：与政府部门、社会组织等进行信息共享，获取相关社区信息。（三）收集要求1.信息收集应明确具体的内容、格式和要求，确保收集到的信息规范统一。2.收集过程中应做好记录，注明信息来源、收集时间、收集人等。3.对收集到的信息进行初步审核，确保信息的真实性和准确性。如发现问题，及时与信息提供者沟通核实。四、信息整理（一）分类标准1.按照居民类别、事务类型、资源类别等进行分类。例如居民信息可分为个人信息、家庭信息等；社区事务信息可分为活动类、管理类等；社区资源信息可分为设施资源、服务资源等。2.每大类下再根据具体情况细分小类，形成清晰的分类体系。（二）整理方法1.对收集到的信息进行分类归集，去除重复、无效信息。2.对信息进行编号，确保每份档案有唯一的标识。编号应体现信息类别、年份、顺序号等要素。3.编制信息目录，详细记录各类信息的名称、编号、日期、来源等，方便查询和检索。4.对信息进行数字化处理，建立电子档案数据库，同时保留纸质档案作为备份。（三）整理要求1.整理工作应及时、准确，确保信息档案的系统性和完整性。2.整理过程中应遵循分类标准，保持信息的一致性和连贯性。3.对整理后的信息进行审核，确保信息无误后进行存储。五、信息存储（一）存储方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照分类顺序排列。2.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并进行备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（二）存储环境1.纸质档案存储场所应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等，配备必要的消防器材和防虫药品。2.电子档案存储服务器应具备良好的硬件性能和安全防护措施，安装防火墙、杀毒软件等，定期进行维护和更新。（三）存储期限1.居民基本信息等重要档案应长期保存。2.一般社区事务信息档案保存期限为[X]年，期满后经鉴定可进行销毁。3.涉及法律纠纷、历史遗留等特殊情况的信息档案应按照相关规定延长保存期限。（四）存储要求1.建立健全档案存储管理制度，明确存储人员职责。2.定期对档案存储情况进行检查，确保档案安全无损。3.对电子档案应进行加密存储，设置不同级别的访问权限，防止信息泄露。六、信息使用（一）使用权限1.社区工作人员因工作需要查阅、使用信息档案的，应填写《信息档案使用申请表》，注明使用目的、使用内容、使用期限等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外部单位或个人因工作需要查阅、使用信息档案的，须经社区管理部门负责人批准，并签订保密协议后，方可办理相关手续。3.涉及居民隐私等敏感信息的使用，应严格控制权限，经居民本人书面授权或相关法律法规允许的情况下，方可查阅和使用。（二）使用流程1.申请：使用部门或个人填写《信息档案使用申请表》，提交至档案管理部门。申请应明确使用信息的具体内容和用途。2.审批：档案管理部门对申请表进行初审，核实申请信息的真实性和合理性。初审通过后，报相关领导审批。3.查阅/借阅：审批通过后，档案管理部门根据申请内容提供相应的信息档案，并做好查阅/借阅登记。查阅应在指定场所进行，借阅期限不得超过规定时间。4.使用：使用人员应按照规定的用途使用信息档案，不得擅自更改、复制或传播。5.归还：使用完毕后，使用人员应及时将信息档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理部门对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（三）使用要求1.使用信息档案应严格遵守法律法规和本制度规定，不得用于非法目的或损害居民利益。2.使用过程中应做好记录，注明使用时间、使用人、使用内容等，以备查询。3.对涉及居民隐私等敏感信息的使用，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。七、信息共享（一）共享原则1.合法合规原则：信息共享应在法律法规允许的范围内进行，确保共享行为合法合规。2.安全保密原则：在信息共享过程中，要采取有效措施保障信息安全，防止信息泄露。同时，对共享信息的使用范围和权限进行严格界定，确保居民隐私得到保护。3.需求导向原则：根据工作实际需求，确定信息共享的内容和对象，避免不必要的信息共享。4.授权管理原则：信息共享需经信息所有者授权，明确共享的目的、范围、期限等，并签订信息共享协议。（二）共享范围1.与政府部门共享：根据工作需要，将社区相关信息与政府部门进行共享，如居民基本信息用于社会保障、民政救助等工作。2.与社会组织共享：与社区内的社会组织共享部分社区资源信息，以便更好地开展社区服务活动。3.在社区内部共享：在社区管理部门、信息收集部门、档案管理部门等之间进行信息共享，提高工作协同效率。（三）共享流程1.申请：需求部门填写《信息共享申请表》，说明共享信息的内容、用途、共享对象等。2.审核：档案管理部门对申请表进行审核，核实共享信息的合法性、安全性和必要性。审核通过后，报社区管理部门负责人审批。3.授权：经审批同意后，信息所有者与共享对象签订信息共享协议，明确双方的权利和义务。4.共享：档案管理部门按照协议要求，将共享信息提供给共享对象，并做好共享记录。5.监督：对信息共享过程进行监督，确保共享信息的使用符合协议规定，防止信息滥用。（四）共享要求1.共享信息应进行脱敏处理，去除敏感信息，确保居民隐私安全。2.共享双方应严格遵守信息共享协议，不得擅自扩大共享范围或泄露共享信息。3.定期对信息共享情况进行评估，总结经验教训，不断完善信息共享机制。八、信息安全与保密（一）安全措施1.建立信息安全防护体系，安装防火墙、入侵检测系统等安全软件，防止外部网络攻击。2.对服务器、存储设备等进行定期维护和检查，确保硬件设施正常运行。3.制定数据备份计划，定期对重要信息进行备份，并将备份数据存储在异地。4.加强网络安全管理，设置不同级别的用户权限，对信息访问进行严格控制。（二）保密制度1.对涉及居民隐私、社区敏感事务等信息严格保密，明确保密责任人和保密范围。2.与接触保密信息的人员签订保密协议，规定保密义务和违约责任。保密协议应明确保密信息的范围、保密期限、保密措施及违约责任等内容。3.在信息存储、传输、使用过程中采取加密等保密技术措施，确保信息不被泄露。4.加强对工作人员的保密教育，提高保密意识，防止因人员疏忽导致信息泄露。（三）安全与保密检查1.定期开展信息安全与保密检查工作，检查内容包括安全防护措施的有效性、保密制度的执行情况等。2.对检查中发现的问题及时进行整改，消除安全隐患，确保信息安全与保密工作落实到位。3.建立信息安全与保密检查档案，记录检查情况和整改结果，以备查阅。九、信息销毁（一）销毁范围1.已过保存期限且无继续保存价值的信息档案。2.因各种原因不再使用或需清理的信息档案。3.经鉴定属于无效、错误或重复的信息档案。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对档案进行清查盘点，提出拟销毁档案清单。2.组织相关人员对拟销毁档案进行鉴定，确认是否符合销毁条件。鉴定人员应包括档案管理部门人员、信息收集部门人员及相关业务专家等。3.经鉴定同意销毁的档案，填写《信息档案销毁申请表》，报社区管理部门负责人审批。4.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作。销毁方式可采用纸质档案粉碎、电子档案格式化等。5.销毁过程应进行记录，注明销毁时间、地点、档案名称、数量等，并由