社区档案室管理制度

PAGE社区档案室管理制度一、总则（一）目的为加强社区档案室管理，有效保护和利用档案资源，提高社区工作效率和服务质量，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本社区实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本社区档案室的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：社区档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.依法管理原则：严格遵守国家有关法律法规，依法开展档案管理工作，确保档案管理活动合法合规。3.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为社区各项工作和居民提供便捷的档案服务。4.安全保密原则：加强档案安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失和损坏，确保档案信息安全。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本社区档案管理制度。2.负责社区各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作。3.对社区各部门的档案管理工作进行监督、指导和检查，确保档案管理工作规范有序。4.开展档案信息化建设，推进档案管理现代化，提高档案管理效率和服务水平。5.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。6.负责档案库房的安全管理，确保档案实体安全。（二）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的收集、整理、编目、上架等日常管理工作，确保档案整理规范、排列有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、变质和丢失。4.积极开展档案利用工作，热情接待档案查阅人员，及时提供所需档案资料，做好利用登记工作。5.负责档案信息化管理系统的操作和维护，确保档案信息录入准确、完整，系统运行稳定。6.参与档案鉴定、销毁工作，对拟销毁档案进行清点、造册，提出鉴定意见。7.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。（三）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并定期向档案室移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，配合档案室做好档案管理相关工作。3.按照档案管理要求，规范本部门文件材料的形成和处理流程，确保文件材料齐全、完整、准确。4.支持档案室开展档案管理工作，积极提供档案利用所需的相关信息和资料。三、档案收集（一）收集范围1.社区党组织工作中形成的文件材料，包括会议记录、工作计划、总结、党员名册、党组织关系介绍信等。2.社区居委会工作中形成的文件材料，包括居民会议记录、社区建设规划、工作计划、总结、统计报表、居民档案等。3.社区服务工作中形成的文件材料，包括服务项目记录、服务对象档案、服务反馈等。4.社区文化活动中形成的文件材料，包括活动方案、活动记录、照片、视频等。5.社区安全工作中形成的文件材料，包括安全检查记录、应急预案、事故处理报告等。6.社区环境卫生工作中形成的文件材料，包括环境卫生检查记录、整治方案、工作总结等。7.社区其他工作中形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.及时收集：各部门应在文件材料形成后及时收集，确保档案的完整性和时效性。2.齐全完整：收集的文件材料应齐全完整，包括文件的正本、副本、底稿、附件等。3.真实准确：文件材料应真实反映社区工作实际情况，内容准确无误。4.规范整理：收集的文件材料应按照档案管理要求进行初步整理，确保文件格式规范、字迹清晰。（三）收集程序1.各部门兼职档案员负责收集本部门形成的文件材料，并进行初步整理。2.每年[具体时间]，各部门兼职档案员将整理好的文件材料移交至档案室。3.档案室对接收的文件材料进行审核，对不符合要求的文件材料退回原部门补充完善。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、社区建设类、社区服务类、社区文化类、社区安全类、社区环境卫生类等类别。2.编号：对每一类档案编制分类号，并按照一定顺序进行编号，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。（三）整理要求1.整理工作应在档案收集后及时进行，确保档案整理的及时性和准确性。2.整理过程中应严格按照档案管理标准和规范进行操作，保证档案整理质量。3.整理后的档案应排列有序，便于查阅和利用。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）保管方式1.纸质档案：采用密集架存放，按照分类号和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。3.特殊载体档案：如照片、录音、录像等，应按照相关要求进行整理和保管，确保档案的完整性和可读性。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括社区重要工作文件、历史沿革资料、居民重要档案等。3.长期保管的档案保管期限为[具体年限]，主要包括社区一般性工作文件、重要会议记录等。4.短期保管的档案保管期限为[具体年限]，主要包括社区临时性工作文件、一般性通知等。（四）保管要求1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。3.严格控制档案库房的温度、湿度，确保档案保管环境适宜。4.做好档案库房的安全保卫工作，防止档案被盗、被抢、被破坏。六、档案利用（一）利用范围1.社区内部工作人员因工作需要查阅档案。2.社区居民因个人事务需要查阅与其相关的档案。3.上级主管部门、其他社区及有关单位因工作需要查阅档案。（二）利用方式1.查阅：档案查阅人员可到档案室查阅纸质档案或通过档案信息化管理系统查阅电子档案。2.借阅：因工作需要长期使用档案的，可办理借阅手续，借阅期限一般不超过[具体天数]。3.复制：根据档案利用人员的需求，可为其提供档案复印件，但应注明出处，并加盖档案室印章。（三）利用程序1.查阅申请：档案利用人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，并提交所在部门负责人审核签字。2.审批：档案室对查阅申请进行审批，对符合条件的申请予以批准，并告知查阅人员查阅时间、地点等相关事宜。3.查阅：查阅人员凭有效证件到档案室查阅档案，查阅过程中应遵守档案室的相关规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.借阅：如需借阅档案，查阅人员应填写《档案借阅登记表》，办理借阅手续，借阅期限届满应及时归还档案。5.复制：如需复制档案，查阅人员应填写《档案复制申请表》，经档案室审核同意后，按照规定进行复制。（四）利用要求1.严格审批：档案利用应严格按照审批程序进行，确保档案利用的合理性和安全性。2.规范操作：档案利用人员应遵守档案室的相关规定，规范操作，爱护档案，不得损坏档案。3.做好记录：档案室应对档案利用情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、利用方式等信息，以便统计和查询。4.保密要求：档案利用过程中涉及的机密信息，查阅人员应严格保密，不得泄露。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、档案管理人员及相关部门负责人组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表和国家有关规定，对档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.对保管期限已满且确无保存价值的档案，可予以销毁；对仍有保存价值的档案，应延长保管期限。3.对涉及社区机密、个人隐私等重要档案，应严格按照保密规定进行管理，未经批准不得销毁。（三）鉴定程序1.初步筛选：档案管理人员按照档案保管期限和鉴定标准，对档案进行初步筛选，确定拟销毁档案清单。2.小组审核：档案鉴定工作小组对拟销毁档案清单进行审核，提出鉴定意见。3.审批：经社区领导审批同意后，方可实施档案销毁工作。（四）销毁程序1.造册登记：对拟销毁档案进行清点、核对，造具《档案销毁清册》，详细记录档案的题名、日期、保管期限、数量等信息。2.监销：档案销毁时，应指定专人监销，确保档案销毁彻底、安全。3.签字确认：监销人员和档案管理人员应在《档案销毁清册》上签字确认，注明销毁日期。4.归档保存：《档案销毁清册》应作为档案资料归档保存，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化管理系统功能1.档案录入：实现档案信息的批量录入和单个录入，确保档案信息准确、完整。2.档案检索：提供多种检索方式，如按题名、日期、关键词等进行检索，方便快捷地查找所需档案。3.档案利用：支持档案的在线查阅、借阅、复制等利用功能，提高档案利用效率。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全和保密。5.数据备份：定期对档案信息化管理系统数据进行备份，防止数据丢失。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能