阳光城工程档案制度

PAGE阳光城工程档案制度一、总则（一）目的为加强阳光城工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程建设、维护、管理及相关决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于阳光城所有工程项目从项目规划、设计、施工、竣工验收至交付使用全过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：工程档案应如实反映工程建设实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖工程建设各个环节的文件资料，保证档案的全面性。3.系统性原则：按照工程建设程序和内在联系，对档案进行科学分类、整理和编目，使其具有系统性。4.规范性原则：档案的形成、积累、整理和归档应符合国家及行业相关标准和规范要求。5.保密性原则：对涉及工程机密、商业秘密等敏感信息的档案，应严格保密，防止泄露。（四）管理职责1.工程管理部门负责组织、协调和指导工程项目各参建单位的档案管理工作。对工程项目档案的形成、积累和整理情况进行监督检查。负责收集、汇总本部门形成的工程档案资料，并按规定移交档案管理部门。2.档案管理部门制定和完善工程档案管理制度，并组织实施。负责接收、整理、保管和提供利用工程档案资料。对工程档案进行鉴定、销毁等处置工作。3.各参建单位（包括勘察、设计、施工、监理等单位）负责本单位在工程建设过程中形成的档案资料的收集、整理、归档工作，并确保档案资料的质量。按照合同要求和本制度规定，向建设单位移交工程档案资料。二、工程档案的分类与编号（一）分类1.前期文件项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.设计文件初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件等。设计交底、图纸会审记录等。3.施工文件施工组织设计、施工方案、技术交底等。工程测量、定位记录，地基处理记录，基础、主体结构施工记录等。材料、构配件、设备的质量证明文件、检验检测报告等。隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。施工日志、工程质量事故处理记录等。4.监理文件监理规划、监理实施细则等。监理月报、监理周报、监理通知单、监理工作联系单等。工程质量评估报告、监理工作总结等。5.竣工验收文件单位工程竣工验收报告、工程竣工验收备案表等。工程竣工决算报告、工程结算审核报告等。工程质量保修书、使用说明书等。6.声像档案工程建设过程中的照片、录像、录音等资料。反映工程建设重要活动、关键部位、质量事故处理等情况的声像资料。（二）编号1.工程档案编号采用“工程名称分类代码流水号”的结构。2.工程名称：填写阳光城具体工程项目名称。3.分类代码：按照上述分类，分别用两位数字表示，如“01”表示前期文件，“02”表示设计文件等。4.流水号：按照档案形成时间顺序，依次编排三位流水号。例如：阳光城XX项目01001，表示该项目的前期文件中的第一个档案。三、工程档案的形成与积累（一）文件形成要求1.工程建设过程中各部门和参建单位应明确专人负责文件材料的形成工作，确保文件材料的真实、准确、完整。2.文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，采用耐久性强的书写材料和载体。3.电子文件应采用通用格式，确保能够长期有效读取，并按照规定进行备份存储。（二）文件积累1.各部门和参建单位应建立文件材料积累制度，明确文件材料的收集范围、时间要求和责任人。2.在工程建设的各个环节，及时收集、整理本单位形成的文件材料，并按照分类要求进行初步分类存放。3.对于重要会议、重大事件、关键工序等形成的文件材料，应及时进行收集和积累，并做好记录。四、工程档案的整理（一）整理原则1.遵循工程建设程序和文件形成规律，保持文件之间的有机联系。2.按照分类标准，对档案进行科学分类、组卷，便于保管和利用。3.同一卷内的文件应按照文件形成时间顺序排列，不同载体的文件应分别整理。（二）整理方法1.前期文件按照文件性质和时间顺序，逐份整理，编制文件目录。将相关文件进行装订成册，如有必要可进行编页、盖骑缝章等处理。2.设计文件按专业、阶段分类整理，图纸应折叠成A4规格，并在右下角加盖竣工图章。编制图纸目录，注明图名、图号、比例尺等信息。3.施工文件按照施工顺序和专业分类组卷，每卷厚度不宜超过20mm。对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录。对于隐蔽工程验收记录等重要文件，应单独组卷，并在卷内首页附上相关说明。4.监理文件按照监理工作流程和文件性质分类整理，可分为监理规划、监理月报、质量控制文件等类别进行组卷。编制卷内文件目录，注明文件名称、文号、日期等信息。5.竣工验收文件按照竣工验收报告、决算报告、保修书等类别分别整理，每类文件单独组卷。对文件进行编目，确保文件的完整性和准确性。6.声像档案对照片、录像、录音等资料进行分类整理，注明拍摄时间、地点、内容等信息。照片应冲洗或打印，并配以文字说明，录像、录音资料应转录为电子文件，并做好备份。五、工程档案的归档（一）归档时间1.各参建单位应在工程竣工后[X]个月内，向建设单位移交工程档案资料。2.建设单位工程管理部门应在收到各参建单位移交的档案资料后[X]周内，对档案资料进行审核，审核无误后移交档案管理部门归档。（二）归档要求1.归档的工程档案应齐全、完整、准确，符合整理要求。2.档案资料应编制归档清单，一式两份，一份随档案移交，一份由移交单位留存。3.移交的档案资料应装订整齐，编目清晰，载体应符合要求，便于长期保存。六、工程档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、密集架等，并按照档案类别和编号顺序存放档案。（二）保管期限1.工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保存的档案：涉及工程建设重大决策、重要技术资料、产权证明等具有长期利用价值的档案。长期保存的档案：工程建设过程中形成的一般性技术文件、管理文件等，保管期限为[X]年。短期保存的档案：工程建设过程中形成的临时性文件、一次性使用的文件等，保管期限为[X]年。2.档案管理部门应定期对档案保管期限进行鉴定，对已到保管期限的档案进行处置。（三）档案保管措施1.建立档案出入库登记制度，严格档案借阅手续，确保档案的安全。2.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，防止数据丢失。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。七、工程档案的利用（一）利用范围1.工程建设、维护、管理过程中的查阅、参考。2.工程质量事故分析、处理的依据。3.工程竣工验收、结算、决算的审核依据。4.对外提供工程建设相关资料，满足法律法规要求和合同约定。（二）利用流程1.内部查阅利用本单位人员因工作需要查阅工程档案，应填写《工程档案查阅申请表》，注明查阅内容、目的、时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应按照规定提供档案，并做好查阅记录，查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。2.外部查阅利用外单位因工作需要查阅工程档案，应出具单位介绍信，说明查阅内容、目的、用途等，经建设单位工程管理部门负责人审核同意后，到档案管理部门查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，查阅人员应遵守档案管理规定，不得擅自复制、传播档案内容。八、工程档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立由工程管理部门、档案管理部门及相关专业技术人员组成的档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准按照档案保管期限的规定，结合工程实际情况，对档案的价值进行评估鉴定。（三）销毁程序1.鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，编制《