学生实习档案管理制度

PAGE学生实习档案管理制度一、总则（一）目的为了规范学生实习档案管理工作，确保实习档案的真实、完整、有效，为学校、企业及学生提供全面、准确的实习信息参考，促进实习工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于参与我校实习计划的所有学生以及接收学生实习的各类企业、单位。（三）基本原则1.真实性原则：实习档案应如实记录学生实习期间的表现、工作成果、考核评价等信息，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖学生实习全过程的各项资料，包括实习申请、实习协议、实习日志、实习报告、企业评价、学校指导教师意见等，保证档案资料完整无缺。3.保密性原则：严格保护学生个人隐私及企业商业机密，对实习档案中的敏感信息妥善保管，防止泄露。4.规范性原则：档案的整理、归档、存储、查阅等操作应遵循统一的规范和标准，确保管理工作有序进行。二、实习档案内容（一）学生基本信息1.个人简历：包括姓名、性别、年龄、专业、年级、联系方式等。2.学生证复印件：作为学生身份的证明。（二）实习申请与审批1.实习申请表：学生填写个人实习意向、申请理由、期望实习岗位等内容。2.实习审批表：学校指导教师、实习管理部门对学生实习申请进行审核、批准的记录。（三）实习协议1.学校与企业签订的实习合作协议：明确双方的权利义务、实习期限、实习岗位、实习待遇、安全保障等条款。2.学生与企业签订的实习协议：学生本人与实习企业就实习具体事项达成的约定。（四）实习日志学生按照规定格式记录每天的实习工作内容、收获体会、遇到的问题及解决方法等，反映实习过程的连续性和学生的工作状态。（五）实习报告1.实习总结：学生对实习期间的工作内容、专业技能提升、职业素养培养等方面进行全面总结。2.实习成果：包括完成的工作任务、取得的业绩、创新成果等。3.自我评估：学生对自己在实习中的表现进行自我评价，分析优点与不足，提出改进措施。（六）企业评价1.实习企业出具的实习鉴定：对学生实习期间的工作态度、专业能力、团队协作、沟通能力等方面进行评价，给出综合鉴定意见。2.企业指导教师评价：企业指导教师对学生在实习过程中的具体表现进行详细评价，提出针对性的建议。（七）学校指导教师意见1.实习指导记录：学校指导教师与学生沟通交流、指导实习工作的记录，包括指导时间、指导内容、解决的问题等。2.指导教师对学生实习表现的评价：从专业学习、实践能力、职业态度等方面对学生实习情况进行评价，并给出成绩评定。（八）其他相关材料1.实习期间获得的奖励证书、荣誉称号等复印件：体现学生在实习中的优秀表现。2.实习期间参与的项目成果、作品等：如调研报告、设计方案、产品样本等，作为实习成果的补充证明。三、实习档案管理职责（一）学校职责1.实习管理部门负责制定和完善学生实习档案管理制度，并组织实施。统筹协调学校各专业的实习安排，与实习企业进行沟通对接，签订实习合作协议。指导学生填写实习申请表、实习日志、实习报告等档案材料，审核实习审批表。定期检查学生实习档案的整理、归档情况，确保档案资料的完整性和规范性。负责实习档案的集中保管，按照规定期限进行存储和销毁。为学校内部各部门、教师及学生提供实习档案的查阅服务，并做好查阅记录。2.专业学院负责本学院学生实习工作的具体组织和实施，指导学生选择合适的实习企业和岗位。安排本学院的指导教师与学生进行一对一的实习指导，定期检查学生实习进展情况，及时解决实习中出现的问题。对本学院学生的实习档案进行初步审核，确保档案内容真实、准确，符合要求后提交学校实习管理部门。协助学校实习管理部门做好实习档案的整理、归档及保管工作。（二）企业职责1.接收学生实习的企业应指定专人负责学生实习管理工作：按照学校要求，为学生提供必要的实习条件和工作环境，安排合适的实习岗位和指导教师。组织学生参加企业入职培训，使其了解企业规章制度、工作流程和安全注意事项。指导学生填写实习日志，定期对学生的实习表现进行考核评价，填写企业评价意见。协助学校做好学生实习期间的安全管理工作，如发生安全事故及时通知学校并配合处理。在实习结束后，及时将学生的实习档案材料整理齐全，反馈给学校。2.企业指导教师职责负责学生在企业实习期间的日常指导工作，帮助学生熟悉工作内容和技能要求，解答学生在实习过程中遇到的专业问题。对学生的工作表现进行定期检查和评价，及时发现学生的优点和不足，给予针对性的指导和建议。协助企业做好学生实习期间的考勤管理、工作纪律监督等工作，确保实习工作顺利进行。认真填写企业指导教师评价意见，客观、公正地反映学生实习情况。（三）学生职责1.按照学校和企业的要求：认真填写实习申请表、实习日志、实习报告等档案材料，如实记录实习期间的工作情况和个人收获。2.严格遵守学校和企业的规章制度：服从企业的工作安排，按时完成实习任务，积极参与企业组织的各项培训和活动。3.定期与学校指导教师和企业指导教师沟通交流：及时汇报实习进展情况，反馈实习中遇到的问题，寻求指导和帮助。4.妥善保管个人实习档案材料：实习结束后，将整理好的档案材料按时提交给学校或企业。四、实习档案整理与归档（一）整理要求1.分类清晰：按照实习档案内容的不同类别进行分类整理，如基本信息、实习申请与审批、实习协议、实习日志、实习报告、企业评价、学校指导教师意见、其他相关材料等。2.顺序规范：各类别档案材料应按照时间顺序或逻辑顺序排列，确保档案内容的连贯性和系统性。3.材料完整：对每份档案材料进行认真核对，确保无缺页、漏项，如有缺失应及时补充。4.标识明确：在每份档案材料首页右上角加盖页码章，并在档案袋或文件夹上标明档案类别、学生姓名、专业、年级等信息。（二）归档流程1.学生提交：实习结束后，学生应将整理好的实习档案材料提交给企业指导教师或学校指导教师。2.企业初审：企业指导教师对学生提交的实习档案材料进行初步审核，检查材料是否齐全、完整，内容是否真实、准确，审核无误后签字确认。3.学校复审：学校指导教师对企业提交的学生实习档案进行复审，重点审核实习报告、企业评价、学校指导教师意见等内容，如有问题及时与企业和学生沟通核实。复审通过后，在档案上签字盖章。4.集中归档：学校实习管理部门将经过复审的学生实习档案进行集中整理、编号，按照档案存储要求进行装订成册或装入档案盒，存入专门的档案库房。五、实习档案存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：以纸质形式保存实习档案的原始材料，按照档案类别和学生姓名顺序进行排列存放。2.电子档案：同时建立电子档案库，将纸质档案内容进行数字化扫描，形成电子文档存储在服务器或存储设备上。电子档案应按照与纸质档案一致的分类和编号方式进行管理，确保便于查询和使用。（二）保管期限1.学生实习档案的保管期限为[X]年：自学生实习结束之日起计算。保管期限届满后，按照档案管理规定进行鉴定和销毁。2.对涉及学生个人隐私、企业商业机密等重要信息的档案材料：应延长保管期限，并采取严格的保密措施。（三）保管环境1.档案库房应保持干燥、通风：温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]，防止档案材料受潮、发霉、虫蛀等。2.配备必要的防火、防盗、防虫、防潮、防尘等设施设备：如灭火器、防盗门（窗）、防虫药品、除湿机、空调、吸尘器等，确保档案安全。3.档案库房应设置专门的档案架（柜）：按照档案类别和编号顺序存放档案，便于查找和管理。档案架（柜）应定期进行清洁和维护，保持整洁。（四）档案清查1.定期清查：学校实习管理部门应每年对实习档案进行一次全面清查，核对档案数量、档案内容是否完整，检查档案存储环境是否良好。2.不定期抽查：在日常管理过程中，可根据实际情况对部分实习档案进行不定期抽查，及时发现和解决档案管理中存在的问题。3.清查记录：对档案清查情况进行详细记录，包括清查时间、清查人员、清查范围、发现的问题及处理结果等。清查记录应妥善保存，作为档案管理工作的重要资料。六、实习档案查阅与借阅（一）查阅权限1.学校内部人员：学校教师因教学、研究等工作需要查阅学生实习档案的，应填写《实习档案查阅申请表》，经所在学院负责人签字同意后，到学校实习管理部门查阅。查阅过程中应严格遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案材料。2.学生本人：学生因个人需要查阅自己的实习档案，应向学校实习管理部门提出申请，经审核同意后，在指定地点查阅。学生查阅档案时，不得对档案内容进行任何修改或损坏。3.其他单位或个人：因特殊原因需要查阅学生实习档案的其他单位或个人，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经学校实习管理部门负责人批准，并办理查阅登记手续后，方可查阅。查阅内容仅限于与申请事由相关的部分档案材料，查阅过程中应接受学校实习管理部门的监督。（二）借阅规定1.原则上不允许借阅实习档案：如因特殊情况确需借阅的，必须严格履行借阅审批手续。2.借阅申请：借阅人应填写《实习档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等内容，并经所在单位负责人签字同意。3.审批流程：学校实习管理部门对借阅申请进行审核，报学校分管领导批准后，方可办理借阅手续。4.借阅期限：实习档案的借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向学校实习管理部门提出申请，经批准后方可延期。5.借阅归还：借阅人应在规定期限内归还借阅的实习档案，归还时应确保档案材料完整无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的责任。6.借阅监督：学校实习管理部门应对借阅档案的使用情况进行跟踪监督，确保借阅人按照规定使用档案，不得擅自转借、复印或泄露档案内容。七、实习档案保密与安全（一）保密措施1.明确保密责任：学校、企业及参与实习档案管理的工作人员应签订保密协议，明确各自在实习档案保密工作中的责任和义务。2.限制接触范围：严格限定能够接触实习档案的人员范围，只有经过授权的人员才能查阅、借阅档案。对涉及学生个人隐私、企业商业机密等敏感信息的档案材料，应采取特殊的保密措施，如单独存放、加密存储等。3.加强人员教育：对参与实习档案管理的工作人员进行保密教育，提高其保密意识，使其熟悉保密制度和操作规程，防止因人为疏忽导致档案信息泄露。4.规范操作流程：在档案的整理、归档、存储、查阅、借阅等各个环节，都应严格按照保密规定进行操作，确保档案信息安全。如在查阅档案时，应在指定地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所；在借阅档案时，应严格控制借阅期限和归还时间，及时收回借阅的档案。（二）安全管理1.建立安全管理制度：制定实习档案安全管理应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃、泄密等突发事件时的应急处置措施和责任分工。2.加强安全防范：安装必要的安全监控设备，对档案库房及查阅场所进行实时监控。定期检查档案存储环境和设施设备的安全状况，及时发现和排除安全隐患。3.应急处置：一旦发生突发事件，应立即启动应急预案，采取有效的措施进行处置，最大限度地减少损失，并及时向上级主管部门报告。同时，要对事件进行调查和总结，分析原因，提出改进措施，防止类似事件再次发生。八、实习档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定：学校实习管理部门应定期对保管期限届满的实习档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次。2.全面审查：鉴定工作应全面审查档案的内容、价值和保存意义，综合考虑档案的真实性、完整性、系统性以及与学校教学、科研、管理等工作的相关性。3.集体审议：成立由学校实习管理部门负责人、相关专业教师、档案管理人员等组成的档案鉴定小组，对拟鉴定的实习档案进行集体审议，形成鉴定意见。（二）鉴定标准1.具有重要历史价值、教学参考价值或对学校和企业有重要意义的档案：应继续保存，列为永久或长期保管档案。2.在一定时期内具有查考利用价值，但随着时间推移重要性逐渐降低的档案：可列为短期保管档案，保管期限届满后再进行鉴定。3.已失去保存价值的档案：经鉴定小组审核批准后，予以销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清单：对拟销毁的实习档案进行逐一登记，编制《实习档案销毁清单》，清单内容包括档案类别、学生姓名、专业、年级、档案编号、保管期限、销毁原因等。2.审批签字：《实习档案销毁清单》经学校实习管理部门