档案数字化流程管控制度

PAGE档案数字化流程管控制度一、总则（一）目的为规范公司档案数字化流程，确保档案数字化工作的质量和效率，保障档案信息的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门涉及档案数字化工作的相关活动，包括档案的收集、整理、扫描、图像处理、存储、检索等环节。（三）基本原则1.合法性原则：档案数字化工作应严格遵守国家法律法规和行业标准，确保数字化过程合法合规。2.准确性原则：数字化后的档案信息应与原始档案一致，准确反映档案内容。3.完整性原则：全面涵盖公司各类档案，确保无遗漏，保证档案数字化的完整性。4.安全性原则：采取有效措施保障档案数字化过程中信息的安全，防止信息泄露、篡改等情况发生。5.可追溯性原则：对档案数字化流程中的各个环节进行详细记录，以便查询和追溯。二、档案数字化流程管控职责分工（一）档案管理部门1.负责制定档案数字化工作计划和方案，明确各阶段的工作任务和要求。2.组织档案的收集、整理工作，确保档案的齐全、完整和规范。3.对档案数字化工作进行全程监督和指导，协调解决工作中出现的问题。4.审核数字化后的档案数据，确保数据质量符合要求。5.负责档案数字化成果的验收和存储管理。（二）信息技术部门1.提供档案数字化所需的技术支持和设备保障，确保扫描设备、存储服务器等正常运行。2.根据档案管理部门的要求，开发或选用合适的档案数字化软件，实现档案的扫描、图像处理、存储、检索等功能。3.负责对档案数字化软件进行维护和升级，保障软件的稳定性和安全性。4.协助档案管理部门进行数据备份和恢复工作，确保数据安全。（三）业务部门1.按照档案管理部门的要求，及时将本部门的档案移交至档案管理部门进行数字化处理。2.配合档案管理部门对档案进行整理和核对，提供必要的档案信息和背景资料。3.在档案数字化过程中，对涉及本部门的档案内容进行审核和确认。三、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应定期将本部门形成的具有保存价值的档案收集齐全，按照档案管理的要求进行整理，并及时移交至档案管理部门。2.档案管理部门在接收档案时，应认真核对档案的数量、种类、完整性等，对不符合要求的档案，应及时通知移交部门进行补充或整改。（二）档案整理1.档案管理部门按照档案分类方案对收集到的档案进行分类整理，确保档案分类准确、编号规范。2.对破损、褪色严重的档案，应进行修复或复制，保证档案的可读性。3.去除档案上的金属物、装订物等，确保扫描过程不受影响。4.对档案进行编目，编制档案目录清单，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，为后续的数字化处理提供准确的索引。四、档案扫描（一）扫描设备与环境1.选用符合档案扫描要求的设备，确保扫描分辨率、色彩模式等参数能够满足档案数字化的质量标准。2.扫描设备应定期进行维护和校准，保证扫描图像清晰、完整。3.扫描工作应在相对安静、整洁、光线适宜的环境中进行，避免外界因素对扫描质量的影响。（二）扫描方式与要求1.根据档案的类型、纸张状况等选择合适的扫描方式，如黑白二值扫描、灰度扫描、彩色扫描等。2.对于文字型档案，一般采用黑白二值扫描；对于图表、照片等具有保存价值的档案，可根据实际情况选择灰度扫描或彩色扫描。3.扫描分辨率应不低于200dpi，对于文字较小、字迹模糊或有特殊要求的档案，可适当提高扫描分辨率。4.扫描图像应保持端正，不得歪斜，确保图像完整、清晰，无黑边、白边等现象。5.对扫描过程中出现的卡纸、漏扫等问题，应及时进行处理，并重新扫描。五、图像处理（一）图像纠偏对扫描后图像出现的歪斜现象进行纠偏处理，确保图像内容端正、整齐。（二）去污处理去除扫描图像上的污渍、斑点等杂质，提高图像的清晰度。（三）裁剪与拼接对扫描图像中多余空白部分进行裁剪，对于分页扫描的档案进行拼接，保证图像内容完整、连贯。（四）图像增强根据图像实际情况，对对比度较低、字迹模糊的图像进行增强处理，提高图像的可读性。（五）图像审核图像处理完成后，由专人对图像质量进行审核，确保图像符合档案数字化的要求。审核内容包括图像的清晰度、完整性、准确性等，对不符合要求的图像应及时返回处理。六、档案存储（一）存储设备与环境1.选用安全可靠的存储设备，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行检查和维护，确保存储设备的正常运行。2.存储设备应具备冗余备份功能，防止数据丢失。3.档案存储环境应保持适宜的温度、湿度，具备防火、防潮、防虫、防盗等安全措施。（二）数据存储方式1.按照档案的类别、年度等进行分类存储，建立清晰的存储目录结构，便于数据的检索和管理。2.对数字化后的档案数据进行备份，备份数据应与原始数据异地存储，确保数据的安全性。3.采用加密技术对重要档案数据进行加密存储，防止数据被非法获取和解密。（三）存储管理1.建立档案存储管理台账，详细记录档案数据的存储位置、存储时间、备份情况等信息。2.定期对存储设备进行巡检，检查数据的完整性和可用性，及时发现并处理存储设备故障和数据损坏等问题。3.根据档案的保管期限和利用情况，制定数据存储的迁移和删除计划，确保存储资源的合理利用。七、档案检索（一）检索系统建设1.信息技术部门应根据公司档案管理的需求，开发或选用功能完善的档案检索系统，实现对数字化档案的快速、准确检索。2.检索系统应具备多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户查找所需档案。（二）检索权限管理1.对档案检索系统设置不同的用户权限，根据用户的工作职责和需求，授予相应的检索权限。2.严格控制对档案的访问权限，确保只有授权人员才能访问和检索相关档案信息。（三）检索服务1.档案管理部门应及时响应用户的检索需求，为用户提供准确、全面的档案检索服务。2.对检索结果进行整理和反馈，根据用户的要求提供档案的电子版或纸质版复印件。八、安全管理（一）人员安全管理1.对参与档案数字化工作的人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。2.签订保密协议，明确工作人员在档案数字化过程中的保密责任和义务。3.限制非授权人员进入档案数字化工作区域，确保工作环境的安全。（二）数据安全管理1.采取数据加密、访问控制、防火墙等技术手段，保障档案数字化过程中数据的安全。2.定期对数据进行备份，备份数据应存储在安全的位置，并进行异地存放。3.建立数据安全审计机制，对数据的访问、操作等进行记录和审计，及时发现和处理安全隐患。（三）设备安全管理1.对档案数字化设备进行定期维护和保养，确保设备的正常运行。2.安装防病毒软件和防火墙，防止病毒和恶意软件的入侵。3.对设备操作人员进行培训，规范操作流程，避免因操作不当导致设备损坏或数据丢失。九、质量控制（一）质量标准制定1.依据国家相关标准和行业规范，结合公司档案管理的实际情况，制定档案数字化质量标准，明确各环节的质量要求和验收指标。2.质量标准应涵盖档案收集、整理、扫描、图像处理、存储、检索等各个方面，确保档案数字化工作的全过程质量可控。（二）质量检查与验收1.建立质量检查机制，在档案数字化工作的每个环节完成后，进行质量自查和互查。2.档案数字化工作完成后，由档案管理部门组织相关人员进行验收，验收内容包括档案数字化的数量、质量、存储等方面。3.对验收过程中发现的问题，应及时通知责任部门进行整改，整改完成后重新进行验收，直至达到质量标准要求。十、监督与考核（一）监督机制1.档案管理部门负责对档案数字化流程进行全程监督，定期检查各部门的工作进展情况和质量控制情况。2.设立监督举报渠道，鼓励员工对档案数字化工作中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）考核办法1.制定档案数字化工作考核办法，对各部门和相关工作人员在档案数字化工作中的表现进行考核。2.考核内容包括工作任务完成情况、工作质量、安全管理、协作配合等方面。3.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励，对未达到要求的部门和个人进行批评教育，并责令限期整改。十一、培训与宣传（一）培训计划1.制定档案数字化培训计划，定期组织相关人员参加培训，提高其业务水平和操作技能。2.培训内容包括档案管理知识、数字化技术