街道档案室制度上墙

PAGE街道档案室制度上墙一、总则（一）目的为加强街道档案室的规范化管理，确保档案资料的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度适用于街道各部门及所属社区在档案形成、整理、保管、利用等方面的工作，以保障街道档案工作符合相关法律法规及行业标准要求，为街道各项工作的开展提供有力的信息支持。（二）适用范围本制度适用于街道办事处机关各科室、各社区居委会以及下属企事业单位在工作中形成的各类档案，包括但不限于文书档案、人事档案、财务档案、业务档案、声像档案、电子档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则街道档案室负责对全街道各类档案进行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。各部门及社区应指定专人负责档案工作，按照规定及时将档案移交档案室。2.真实性原则档案内容必须真实反映街道各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集、整理街道工作中形成的各类档案，确保档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则优化档案整理和保管方式，建立科学合理的检索体系，方便档案的查询和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定街道档案工作规章制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管全街道各类档案资料，对档案进行分类、编号、编目等工作，建立健全档案检索体系。3.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。4.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立电子档案数据库，实现档案信息资源共享。5.负责档案的查阅、借阅、利用服务工作，为街道各项工作提供档案信息支持。6.组织开展档案业务培训和指导工作，提高街道档案工作人员的业务水平。7.参与街道重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整和准确。（二）各部门及社区职责1.负责本部门及社区档案工作的组织领导，明确专人负责档案的收集、整理和移交工作。2.按照档案管理要求，做好本部门及社区各类文件材料的形成、积累和整理工作，确保档案资料的真实、完整、准确。3.定期将整理好的档案移交街道档案室，并办理交接手续。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，在规定范围内合理利用档案资料，不得擅自销毁、涂改、转借档案。5.配合档案室做好档案的鉴定、统计、编研等工作，积极提供档案利用线索。三、档案收集与整理（一）收集范围1.文书档案街道党工委、办事处及各部门形成的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划、总结等。2.人事档案干部职工的履历表、工资表、考核材料、任免文件、奖惩记录、学历学位证书、职称证书等相关资料。3.财务档案会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务预决算等财务资料。4.业务档案各部门在履行职能过程中形成的业务文件、合同协议、项目资料、统计报表等。5.声像档案街道重大活动、重要会议、重点项目建设等形成的照片、录音、录像等资料。6.电子档案街道各部门形成的电子文件、数据、图表等，包括办公自动化系统生成的文件、电子邮件、数据库文件等。（二）收集要求1.各部门及社区应建立健全文件材料收集制度，明确专人负责收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续完备。3.对电子文件的收集，应确保其真实性、完整性和可读性，按照规定的格式和存储介质进行保存。（三）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，采用“件”的整理方式，以每份文件为一件进行编号、编目。2.人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理，分为十大类，每类再细分小类，进行编号、编目、装订。3.财务档案按照会计档案管理办法进行整理，按照年度、保管期限分类，分别装订成册，编制会计档案目录。4.业务档案根据业务特点，按照项目、时间等进行分类整理，建立业务档案台账，便于查询和管理。5.声像档案按照形成时间、内容等进行分类整理，编写文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息，同时进行数字化存储。6.电子档案按照电子文件管理要求，进行分类、命名、存储，建立电子档案数据库，确保电子档案的有效管理和利用。四、档案保管（一）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等适宜档案保管的环境条件。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度调节设备、防虫药品等。3.定期对档案室的环境条件进行检查和维护，确保档案保管安全。（二）档案上架1.档案整理完毕后，应及时上架保管。按照档案分类编号顺序，依次排列上架，便于查找和管理。2.不同类型、不同保管期限的档案应分开存放，并有明显标识。（三）库存管理1.建立档案库存管理制度，定期对档案进行清点核对，确保账实相符。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，保证档案的完整性。3.做好档案的安全防护工作，防止档案丢失、损坏、被盗等情况发生。五、档案利用（一）利用范围1.街道内部各部门因工作需要查阅档案资料。2.社区居委会为开展社区工作、解决居民问题查阅相关档案。3.因法律法规规定或其他特殊情况需要查阅档案的单位或个人。（二）利用手续1.街道内部各部门查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.社区居委会查阅档案，需持社区介绍信，填写《档案查阅申请表》，经社区负责人签字后，到档案室查阅。3.外单位或个人查阅档案，需持有单位介绍信或相关证明材料，填写《档案查阅申请表》，经街道分管领导签字同意后，方可查阅。（三）利用方式1.档案室应根据查阅需求，提供档案原件或复印件。查阅档案时，查阅人员应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.如需借阅档案，借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.利用档案过程中，如需摘录、复制档案内容，应经档案室同意，并登记摘录、复制的内容、用途等信息。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和现实利用情况，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行逐卷、逐件鉴定，提出存毁意见。（三）鉴定标准1.文书档案根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合街道实际情况，确定档案的保管期限。对保管期限已满且确无保存价值的档案，予以销毁。2.人事档案按照干部人事档案管理规定，对已死亡人员的档案等进行鉴定，确无保存价值的，按规定程序销毁。3.财务档案依据会计档案管理办法，对超过保管期限的会计档案进行鉴定，经鉴定可以销毁的，编制会计档案销毁清册。（四）销毁程序1.经鉴定可以销毁的档案，由档案室编制档案销毁清册，注明档案名称、年度、保管期限、数量等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定小组审核签字后，报街道分管领导审批。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，档案销毁清册应永久保存。七、档案统计与移交（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门报送档案工作统计数据，同时为街道档案管理决策提供依据。3.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。（二）移交工作1.街道所属社区居委会及企