档案管理制度情况

PAGE档案管理制度情况一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各种文件、资料、记录等档案的管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司各项工作的全过程，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，建立健全公司档案管理体系。3.负责公司档案的保管和保护工作，确保档案的安全和完整。定期对档案进行检查、清点、核对，对破损、褪色、变质等档案及时进行修复和复制。4.负责公司档案的鉴定和销毁工作，按照规定的程序和标准，对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.负责公司档案的查阅和利用工作，为公司各部门及员工提供档案查阅服务，按照规定办理档案查阅手续，做好档案查阅记录。6.负责公司档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。7.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理工作培训，提高公司档案管理人员的业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的完整、准确和系统。2.按照公司档案管理制度的要求，定期向综合管理部门移交本部门应归档的档案，并办理档案移交手续。3.负责本部门档案的查阅和利用工作，按照规定办理档案查阅手续，做好档案查阅记录。4.配合综合管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供有关档案鉴定的依据和意见。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理法律法规和公司档案管理制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管、查阅等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.熟悉档案管理业务，掌握档案管理信息化技术，不断提高档案管理工作效率和服务水平。4.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题，确保档案的安全和完整。5.积极参加档案管理业务培训和学习，不断提高自身业务素质和工作能力。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、业务档案、声像档案、实物档案等七大类。1.文书档案：主要包括公司在行政管理、党群工作、经营管理等活动中形成的各种文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.科技档案：主要包括公司在科研、生产、技术改造、设备管理等活动中形成的各种技术文件、图纸、图表、数据、报告等。3.财务档案：主要包括公司在财务管理活动中形成的各种会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。4.人事档案：主要包括公司员工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资、福利等方面的档案材料。5.业务档案：主要包括公司在市场营销、客户服务、项目管理、合同管理等业务活动中形成的各种业务文件、合同、协议、报表、记录等。6.声像档案：主要包括公司在各种活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。7.实物档案：主要包括公司在各种活动中获得的奖杯、奖牌、证书、锦旗等实物。（二）档案编号为了便于档案的管理和查找，对各类档案进行编号。档案编号采用分类号+年度号+流水号的形式，具体编号方法如下：1.分类号：根据档案分类，分别用不同的字母或数字表示各类档案的类别。例如，文书档案用“WS”表示，科技档案用“KJ”表示，财务档案用“CW”表示，人事档案用“RS”表示，业务档案用“YW”表示，声像档案用“SX”表示，实物档案用“SW”表示。2.年度号：用四位数字表示档案形成的年度。例如，2023年形成的档案，年度号为“2023”。3.流水号：用三位数字表示同一类档案在同一年度内的顺序号。例如，文书档案中2023年的第一份档案，流水号为“001”。档案编号示例：WS2023001，表示2023年形成的第一份文书档案。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案收集范围包括本部门在工作中形成的各种文件、资料、记录、图表、数据、照片、录音、录像等。3.各部门应按照公司档案管理制度的要求，定期对本部门档案进行清理和核对，将应归档的档案及时收集整理，并移交综合管理部门。4.对于公司外部单位发来的文件、资料等，由公司综合管理部门负责收集，并按照档案管理要求进行整理和归档。（二）档案整理1.综合管理部门收到各部门移交的档案后，应及时进行整理。整理工作包括对档案进行分类、编号、编目、装订、上架等。2.档案分类应按照本制度规定的档案分类方法进行，确保档案分类准确、合理。3.档案编号应按照本制度规定的编号方法进行，确保档案编号唯一、规范。4.档案编目应包括档案的题名、责任者、日期、来源、保管期限等信息，编目应准确、完整。5.档案装订应按照档案装订要求进行，确保档案装订整齐、牢固。6.档案上架应按照档案存放要求进行，确保档案存放有序、便于查找。五、档案的保管（一）档案保管场所公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。（二）档案保管设备档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防虫药等，确保档案的安全保管。（三）档案保管要求1.档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和利用。2.档案库房应保持清洁、整齐，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。3.档案库房应控制温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.档案应定期进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色、变质等档案应及时进行修复和复制。5.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取特殊的保管措施，如单独存放、加密存储等，防止档案信息泄露。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.公司应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.档案鉴定工作应由公司综合管理部门牵头，组织有关部门和人员组成档案鉴定小组进行。档案鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案的保管价值进行评估，确定档案的保管期限。3.档案鉴定小组应形成档案鉴定报告，对档案的鉴定结果进行记录和说明。档案鉴定报告应包括档案的题名、责任者、日期、来源、保管期限等信息。（二）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。档案销毁工作应由公司综合管理部门负责组织实施。2.档案销毁前，应填写档案销毁清册，详细记录档案的题名、责任者、日期、来源、保管期限等信息。档案销毁清册应经档案鉴定小组审核签字后生效。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。档案销毁过程中，应安排专人负责监督，确保档案销毁工作的安全、彻底。4.档案销毁后，应在档案销毁清册上注明销毁日期，并由档案销毁人员和监督人员签字确认。档案销毁清册应作为档案管理工作的重要资料进行保存。七、档案的查阅与利用（一）档案查阅1.公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的题名、责任者、日期、来源、查阅目的等信息，并经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。2.综合管理部门档案管理人员应根据档案查阅申请表，为查阅人员提供档案查阅服务，并做好档案查阅记录。档案查阅记录应包括查阅日期、查阅人员姓名、所在部门、查阅档案题名、查阅目的等信息。3.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅室进行查阅，不得将档案带出档案查阅室。如需复印档案，应经综合管理部门负责人同意后，由档案管理人员负责复印，并做好复印记录。复印记录应包括复印日期、复印人员姓名、所在部门、复印档案题名、复印页数等信息。4.涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，未经公司领导批准，不得查阅和复印。（二）档案利用1.公司各部门因工作需要利用档案时，应填写档案利用申请表，注明利用档案的题名、责任者、日期、来源、利用目的等信息，并经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理利用手续。2.综合管理部门档案管理人员应根据档案利用申请表，为利用人员提供档案利用服务，并做好档案利用记录。档案利用记录应包括利用日期、利用人员姓名、所在部门、利用档案题名、利用目的、利用方式等信息。3.档案利用方式包括借阅、借出、提供复印件等。借阅档案时，借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期归还，应办理延期手续。借出档案时，借出人员应填写档案借出登记表，并经综合管理部门负责人同意后，方可借出档案。提供复印件时，应按照复印记录的要求进行操作。4.利用档案时，利用人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向综合管理部门报告，并承担相应的责任。八、档案管理的信息化建设（一）档案管理信息系统建设公司应建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理