税务师事务所档案制度

PAGE税务师事务所档案制度一、总则（一）目的为加强税务师事务所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在业务开展、质量控制、内部管理及涉税服务等方面的作用，依据《中华人民共和国档案法》以及相关行业标准，结合本事务所实际情况，制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于本税务师事务所全体员工及在本所开展业务过程中形成的各类档案资料。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则事务所设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实、准确、完整原则档案内容应如实反映业务活动的实际情况，数据准确无误，手续完备，保证档案的真实性和可靠性。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理。4.方便利用原则档案管理应便于业务查询、调阅和使用，提高工作效率，为事务所的经营决策和业务发展提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本事务所档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.建立健全档案管理信息系统，对档案进行分类、编号、存储和检索，提高档案管理的信息化水平。4.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题，保证档案的安全和完整。5.负责向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，并按照规定办理相关手续。6.组织开展档案管理业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和档案管理水平。（二）业务部门职责1.负责本部门业务档案的收集、整理和初步立卷工作，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.在业务活动中，严格按照档案管理要求，确保档案资料的真实、准确、完整，及时将办理完毕的文件材料整理归档。3.配合档案管理部门做好档案的清查、盘点、鉴定、销毁等工作，提供相关业务信息和资料。4.根据工作需要，向档案管理部门提出档案查阅、借阅申请，并按照规定使用档案。（三）员工个人职责1.严格遵守档案管理制度，妥善保管本人在业务活动中形成的各类文件材料，不得擅自销毁或遗失。2.在规定时间内将应归档的文件材料移交所在部门或档案管理部门，确保档案的及时收集和整理。3.未经批准，不得私自查阅、借阅、复制档案，不得泄露档案内容。4.积极配合档案管理部门的工作，为档案管理工作提供必要的支持和协助。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.业务档案涉税鉴证业务档案：包括企业所得税汇算清缴鉴证、土地增值税清算鉴证、税务注销清算鉴证等各类鉴证业务形成的数据资料、工作底稿、鉴证报告等。税务代理业务档案：如代理纳税申报、代理建账记账、代理税务行政复议等业务过程中产生的相关文件、记录和报告。税务咨询业务档案：涵盖税收政策咨询、税务筹划方案设计等咨询服务所涉及的各类资料。2.行政管理档案文书档案：包括事务所的各类文件、通知、报告、请示、批复等行政公文。人事档案：员工的个人简历、入职离职手续、薪酬福利、培训考核等人事相关资料。财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等财务方面的文件。合同档案：事务所签订的各类业务合同、租赁合同、采购合同等。资质证照档案：事务所的营业执照、税务师事务所执业证书、注册税务师资格证书等各类资质证书和证件。3.其他档案客户资料档案：与客户相关的基本信息、业务往来记录、沟通函件等。项目档案：针对特定项目形成的项目计划、执行情况报告、项目总结等资料。培训档案：事务所组织的各类培训活动的培训教材、学员名单、培训记录等。（二）档案编号1.编号原则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，便于档案的分类管理和查询检索。2.编号方法业务档案编号：按照业务类型、年份、项目序号进行编号。例如，涉税鉴证业务档案编号为“SJ[年份][项目序号]”，其中“SJ”表示涉税鉴证业务，“[年份]”为业务发生年份，“[项目序号]”为该年份内该业务项目的顺序编号。行政管理档案编号：文书档案编号为“WS[年份][文件序号]”，人事档案编号为“RS[员工编号]”，财务档案编号为“CW[年份][类别序号]”，合同档案编号为“HT[年份][合同序号]”，资质证照档案编号为“ZZ[证照类型代码][年份]”。其他档案编号：客户资料档案编号为“KH[客户编号][年份]”，项目档案编号为“XM[项目编号][年份]”，培训档案编号为“PX[年份][培训序号]”。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门和员工应按照档案管理制度的规定，及时收集在业务活动和行政管理过程中形成的各类文件材料，确保档案的完整性。2.收集的档案应内容真实、手续完备、格式规范，签字盖章齐全，具有保存价值。3.对于电子文件，应同时收集其对应的纸质文件或打印件，并确保两者内容一致。（二）整理方法1.业务档案整理按照业务流程和工作底稿目录，对各类业务资料进行分类整理，确保资料的顺序和逻辑关系清晰。工作底稿应注明编制日期、编制人、审核人等信息，并签字确认。鉴证报告、代理报告等应按照规定的格式和内容要求进行编制，加盖事务所公章和注册税务师印章。2.行政管理档案整理文书档案按照文件的形成时间、重要程度进行分类排序，同一问题的文件应集中在一起。人事档案按照员工个人信息、工作经历、培训考核等类别进行整理，建立员工档案目录。财务档案按照会计凭证、账簿、报表等类别分别整理，装订成册，并编制财务档案索引。合同档案按照合同签订时间、合同类型进行分类整理，建立合同台账，记录合同的基本信息、履行情况等。资质证照档案按照证照类型进行分类存放，并建立资质证照清单，记录证照的名称、有效期、颁发机关等信息。3.其他档案整理客户资料档案按照客户名称、业务往来时间顺序进行整理，建立客户档案索引。项目档案按照项目阶段和资料内容进行分类整理，包括项目立项文件、项目执行过程中的各类报告、项目验收文件等。培训档案按照培训主题、培训时间进行整理，建立培训档案清单，记录培训的基本情况、培训效果评估等信息。五、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在业务活动结束或文件材料形成后的规定时间内，将整理好的档案移交档案管理部门进行归档。2.移交档案时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、类别、移交日期等信息，双方签字确认。3.档案管理部门对接收的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案退回原部门进行补充或整改。（二）保管期限1.业务档案涉税鉴证业务档案：企业所得税汇算清缴鉴证、土地增值税清算鉴证等鉴证业务档案的保管期限为10年。税务代理业务档案：代理纳税申报业务档案保管期限为5年，代理建账记账业务档案保管期限为10年，代理税务行政复议业务档案保管期限为10年。税务咨询业务档案：根据咨询业务的性质和重要程度，保管期限一般为5年至10年。2.行政管理档案文书档案：重要文件和长期保存的文件保管期限为30年，一般性文件保管期限为10年。人事档案：员工在职期间的档案应长期保管，员工离职后档案按照国家有关规定保管一定期限。财务档案：会计凭证保管期限为30年，账簿保管期限为30年，报表保管期限为10年，其他财务档案按照相关规定确定保管期限。合同档案：根据合同的性质和履行期限，保管期限一般为5年至30年。资质证照档案：按照证照的有效期进行保管，到期后根据需要进行更新或注销。3.其他档案客户资料档案：根据与客户的业务往来情况和重要性，保管期限一般为5年至10年。项目档案：项目结束后，项目档案保管期限根据项目的性质和重要程度确定，一般为5年至10年。培训档案：保管期限为5年。（三）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，对纸质档案进行分类存放。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。对重要的纸质档案应进行备份，备份方式可采用复印件、电子扫描等形式，并分别存放。2.电子档案建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储和管理。电子档案应按照档案编号进行命名，并建立相应的索引目录。定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全性和可恢复性。对电子档案的访问和使用应进行权限控制，设置不同的用户角色和权限，防止电子档案被非法篡改或泄露。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.事务所内部员工因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注。3.查阅涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行审批，并采取必要的保密措施。未经批准，不得将档案内容泄露给无关人员。（二）借阅规定1.事务所内部员工因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。2.档案管理部门应按照借阅申请表的内容，提供相应的档案，并与借阅人员签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘录、传播档案内容。3.借阅期限一般不得超过[具体期限]，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅人员应在规定的归还时间内将档案归还档案管理部门，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人员的责任。4.外部单位或个人因工作需要查阅或借阅本事务所档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经事务所负责人批准后，按照本制度的规定办理查阅或借阅手续。查阅或借阅档案的范围和方式应严格按照批准的内容执行，不得擅自扩大或变更。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、准确及时的原则，确保鉴定结果的科学性和可靠性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、财务人员等组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对保管期限已满的档案，鉴定小组应根据档案的内容、性质、重要程度等因素，综合考虑其历史价值、现实利用价值和保存意义，确定档案的存毁。2.对于仍有一定利用价值，但保管期限已满的档案，可进行缩微、数字化等处理后继续保存；对于确无保存价值的档案，应编制档案销毁清单，经事务所负责人批准后进行销毁。（四）销毁程序1.档案管理部门根据鉴定小组的鉴定结果，编制档案销毁清单，注明档案的名称、数量、类别、保管期限、销毁原因等信息。2.在销毁档案前，应再次对销毁清单进行审核，确保清单内容准