档案室借阅制度范本

PAGE档案室借阅制度范本一、总则1.目的为了加强本公司/组织档案室的管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本借阅制度。2.适用范围本制度适用于本公司/组织内部各部门及员工因工作需要借阅档案的情况。3.基本原则档案借阅应遵循严格审批、确保安全、限期归还的原则。借阅人员必须遵守本制度，爱护档案，不得擅自涂改、转借、遗失或损坏档案。二、借阅申请1.申请流程借阅档案时，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、借阅目的、预计归还日期等信息。申请表需经借阅人所在部门负责人签字批准。2.审批权限一般性档案借阅，由部门负责人审批。重要档案、机密档案借阅，需经分管领导审批。涉及公司核心机密或重大事项的档案借阅，须经公司总经理审批。三、借阅范围1.允许借阅的档案类型与本职工作相关的各类文件、资料、报表等。经批准可供查阅的历史档案、参考资料等。2.限制借阅的档案类型涉及公司商业秘密、技术秘密、财务机密等敏感信息的档案。尚未解密或不宜公开的档案。四、借阅期限1.一般档案借阅期限一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，借阅人应提前向档案室提出申请，并经批准后方可延长。2.重要档案借阅期限重要档案的借阅期限为[X]个工作日，确需继续使用的，须重新办理借阅手续。3.机密档案借阅期限机密档案的借阅期限严格控制，一般不超过[X]个工作日，特殊情况需经公司高层领导批准。五、借阅手续1.登记备案档案室工作人员在收到经审批的《档案借阅申请表》后，应及时对借阅人及借阅档案进行登记备案，记录借阅日期、档案名称、数量、预计归还日期等信息。2.档案交付借阅人凭有效身份证件到档案室领取档案，档案室工作人员应与借阅人当面核对档案的名称、数量、完整性等，并在《档案借阅登记表》上签字确认。3.借阅凭证档案室应向借阅人发放《档案借阅证》，借阅人凭此证借阅档案。借阅证应妥善保管，不得转借他人。六、借阅要求1.借阅场所借阅档案一般应在档案室指定的场所进行，如需带出档案室，必须经档案室负责人批准，并办理相关手续。2.爱护档案借阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案室报告，并承担相应责任。3.保密要求借阅人对借阅的档案负有保密责任，不得擅自将档案内容泄露给无关人员。对于涉及公司机密的档案，借阅人应严格遵守公司的保密制度。4.禁止行为借阅人不得擅自将档案转借、复印、拍照、扫描或用于其他非工作目的。严禁在借阅档案过程中进行任何违法违规活动。七、归还手续1.按时归还借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。2.检查验收档案归还时，档案室工作人员应认真检查档案的完整性、准确性和保密性。如发现档案有损坏、丢失或泄密情况，应立即查明原因，并追究借阅人的责任。3.注销登记经检查验收合格后，档案室工作人员应在《档案借阅登记表》上注明档案归还日期，并注销借阅登记。同时，收回借阅人所持的《档案借阅证》。八、特殊情况处理1.档案遗失如借阅人不慎遗失所借档案，应立即向档案室报告，并提交书面说明。档案室应及时采取措施查找档案，如无法找回，借阅人应承担相应的赔偿责任。赔偿金额根据档案的重要性、价值等因素确定。2.档案损坏借阅人在借阅过程中造成档案损坏的，应按照档案修复或重新制作的费用进行赔偿。同时，档案室应视情节轻重，对借阅人进行批评教育或给予相应的纪律处分。3.逾期未还借阅人逾期未归还档案的，档案室应及时催还。如经多次催还仍未归还，档案室有权暂停其借阅权限，并视情节轻重给予相应的处理。九、监督与检查1.定期检查档案室应定期对档案借阅情况进行检查，包括借阅登记、档案归还情况、档案保管状况等，确保档案借阅制度的有效执行。2.违规处理对于违反本制度的借阅行为，档案室应及时进行调查处理，并根据情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、暂停借阅权限、解除劳动合同等。3.责任追究如因档案借阅管理不善导致公司利益受损或造成不良影响的，将追究相关责任人的责任。十、附则1.解释权本制度由本公司/组织档案室负责解释。