村档案管理相关制度

PAGE村档案管理相关制度一、总则（一）目的为了加强本村档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为村务管理、决策以及村民权益保障等提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村各类档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁以及查阅利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则本村档案工作实行集中统一管理，由村档案管理部门负责全村档案的统筹管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案应如实反映本村各项工作的历史过程和实际情况，保证档案内容的完整性，不得随意篡改、伪造档案信息。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用效率，满足村务管理、村民需求以及历史研究等方面的需要。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立村档案管理室，配备专职或兼职档案管理人员，负责本村档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责收集本村在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料，确保档案的齐全完整。按照档案整理的规范要求，对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其系统化、条理化。2.档案保管妥善保管档案，做好档案库房的安全防护工作，包括防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等，确保档案实体安全。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对电子档案进行备份管理，确保电子档案的安全存储和有效利用，并定期进行数据维护。3.档案鉴定与销毁根据档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，提出存毁意见。对确已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁，确保销毁过程的合规性和档案信息的安全性。4.档案查阅利用建立档案查阅利用登记制度，对查阅利用档案的人员、目的、内容、时间等进行详细记录。按照规定的权限和程序，为查阅利用档案的人员提供服务，确保档案的合理使用。积极协助查阅利用人员解决查阅过程中遇到的问题，提供必要的帮助和指导。5.档案统计与编研做好档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、保管期限、利用情况等信息，并定期向上级主管部门报送档案统计报表。开展档案编研工作，根据村务管理和村民需求，编写档案参考资料、大事记等，为村务决策和村民了解村情提供依据。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类上级党委、政府及有关部门下发的与本村工作相关的文件、通知、指示、批复等。本村制定的工作计划、总结、报告、决议、决定、规章制度、会议记录、纪要等。本村各类行政事务处理过程中形成的文件、材料，如请示、报告、函件、合同协议等。2.经济发展类本村经济发展规划、年度计划、统计报表、财务预决算、审计报告等。本村产业项目申报、审批、实施过程中形成的文件、资料，包括项目可行性研究报告、立项批复、招投标文件、合同协议等。本村集体资产登记、管理、处置等方面的文件、资料，如资产清查报告、评估报告、处置方案等。3.社会事务类本村村民户籍管理、社会保障、民政救助、计划生育等方面的文件、资料。本村教育、文化活动、医疗卫生、体育健身等方面的文件、资料，如教育规划、文化活动记录、医疗服务档案、体育赛事资料等。本村社会治安综合治理、人民调解、信访工作等方面的文件、资料，如治安巡逻记录、调解协议书、信访处理文件等。4.党群工作类本村党组织建设、党员管理、思想政治工作等方面的文件、资料，如党组织换届选举文件、党员名册、党员教育活动记录等。本村共青团、妇联、民兵等群团组织工作中形成的文件、资料，如团组织活动记录、妇女工作文件、民兵训练资料等。5.其他类本村获得的各类荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案的照片、证书复印件等相关资料。本村在重大活动、突发事件等过程中形成的具有保存价值的文件、资料、照片、录像等。（二）收集要求1.各部门和个人应及时将工作中形成的档案材料收集齐全，定期移交村档案管理室。2.收集的档案材料应真实、完整、准确，不得擅自涂改、伪造、损毁档案内容。3.对重要的档案材料应进行原件收集，如无法收集原件的，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（三）整理方法1.分类根据档案的形成领域和内容特点，将档案分为行政管理、经济发展、社会事务、党群工作、其他等五大类。在每大类下再根据档案的具体内容和性质进行二级分类，如行政管理类下可分为上级文件、本村文件、会议记录等；经济发展类下可分为经济规划、财务档案、产业项目档案等。2.编号按照分类方案，对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用“年度类别顺序号”的格式，如“2023行政管理001”，表示2023年度行政管理类的第1份档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册，便于查阅。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，对破损的档案进行修补或复制。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防盗、防火、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放在档案柜或货架上，确保档案存放有序，便于查找。2.对电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份管理，备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。（三）保管期限1.根据国家有关规定和本村实际情况，确定档案的保管期限，保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.永久保管的档案主要是反映本村历史发展、重大决策、重要事件等具有长远利用价值的档案；定期保管的档案在保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的，可按照规定程序进行销毁。（四）档案保管检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、完好程度、保管环境等。2.每月至少进行一次库房巡查，每季度进行一次全面检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.对检查中发现的档案损坏、变质等情况，应及时采取修复、复制等措施，确保档案的安全和完整。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立由村档案管理部门负责人、相关业务人员以及档案管理人员组成的档案鉴定小组，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。2.对反映本村历史发展、重大决策、重要事件等具有长远利用价值的档案，应列为永久保管；对在一定时期内具有查考利用价值的档案，可列为定期保管；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。2.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。3.《档案销毁清册》经档案鉴定小组组长审核签字后，报村主要领导审批。（四）销毁实施1.经批准销毁的档案，由档案管理人员和指定的监销人员共同在指定地点进行销毁。2.销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中，监销人员应认真监督销毁情况，销毁完毕后，在《档案销毁清册》上签字确认。六、档案的查阅利用（一）查阅利用范围1.本村村民因个人事务需要查阅与本人权益相关的档案，如户籍档案、社会保障档案、土地承包档案等。2.本村工作人员因工作需要查阅相关业务档案，如行政管理档案、经济发展档案、社会事务档案等。3.上级部门、其他单位以及社会组织因工作需要查阅本村相关档案，需经村主要领导批准。（二）查阅利用程序1.查阅利用档案的人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人或相关领导签字同意后，提交村档案管理室。3.档案管理人员根据审批意见，为查阅利用人员提供相应的档案，并按照规定的查阅利用范围进行服务。4.查阅利用人员应在档案查阅室进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。5.查阅利用完毕后，查阅利用人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）查阅利用登记1.建立《档案查阅登记表》，详细记录查阅利用档案的人员姓名、单位、查阅日期、查阅内容、审批意见等信息。2.《档案查阅登记表》应长期保存，以便查询和统计档案的利用情况。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现本村档案的信息化管理，提高档案管理的效率和水平，方便档案的查阅和利用，为村务管理提供更加便捷的服务。（二）电子档案管理1.对本村形成的电子文件应按照档案管理的要求进行收集、整理、归档，确保电子档案的真实、完整、准确。2.电子档案应采用统一的格式和命名规则进行存储，存储设备应定期进行备份，备份存储设备应异地存放。3.建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编号、编目、检索等管理，实现电子档案的在线查阅和利用。4.加强电子档案的安全管理，设置用户权限，防止电子档案信息泄露和被篡改。（三）档案数字化1.对具有