中国银行档案管理制度

PAGE中国银行档案管理制度一、总则（一）目的为加强中国银行档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在业务经营、管理决策、历史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中国银行各级机构及全体员工在业务活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：中国银行档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映业务活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的齐全、完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为业务发展和管理决策提供便利。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门1.总行设立专门的档案管理部门，负责全行档案管理工作的统筹规划、制度建设、业务指导和监督检查。2.分行、支行应根据实际情况设立档案管理岗位或部门，负责本机构档案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）各部门职责1.业务部门负责本部门业务档案的形成、积累和初步整理，并按照规定定期向档案管理部门移交。2.档案管理部门负责对接收的档案进行审核、整理、编目、上架、保管和提供利用等工作。3.信息技术部门负责档案管理系统的建设、维护和数据安全，确保档案信息的电子存储和传输安全。4.审计部门负责对档案管理工作进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况。三、档案分类与编号（一）档案分类1.文书档案：包括各类公文、会议文件、工作计划、总结、报告等。2.业务档案：涵盖公司业务、个人金融业务（如贷款档案、信用卡档案等）、金融市场业务、风险管理业务等各类业务活动中形成的档案。3.财务档案：包含会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。4.人事档案：员工个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩等档案。5.科技档案：涉及计算机系统开发、网络建设、设备维护等方面的档案。6.声像档案：照片、录音、录像等资料。7.实物档案：奖牌、证书、印章等实物。（二）编号规则1.各类档案应按照分类进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.文书档案编号可采用年度保管期限流水号的方式，如“2023永久001”。3.业务档案编号应根据业务特点和管理要求制定，确保编号能够准确反映档案的类别和顺序。4.财务档案编号可参照会计核算的相关规定进行编制。5.人事档案编号应与员工编号相对应，便于查询和管理。6.科技档案编号可根据项目名称、阶段等进行编制。7.声像档案编号可按照拍摄时间、主题等进行分类编号。8.实物档案编号应注明实物名称、获得时间等信息。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案形成后及时收集，防止档案散失。2.收集的档案应齐全、完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等。3.对于电子文件，应同时收集其元数据信息，确保电子档案的可读性和可理解性。（二）整理方法1.文书档案应按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类整理，去除重复、无效的文件。2.业务档案应根据业务流程和档案类别进行整理，如贷款档案应按照贷款申请、审批、发放、回收等环节进行分类。3.财务档案应按照会计核算的要求进行整理，确保凭证、账簿、报表等资料的准确性和完整性。4.人事档案应按照档案内容的类别进行整理，如履历材料、考核材料、任免材料等。5.科技档案应按照项目周期和技术文档的类别进行整理，如需求分析报告、设计文档、测试报告等。6.声像档案应按照拍摄时间、主题等进行分类整理，并注明拍摄地点、人物等信息。7.实物档案应进行登记造册，注明实物名称、来源、保管地点等信息。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案架或档案柜中，排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储于安全可靠的存储设备中，并进行备份，备份数据应异地存放。3.声像档案应根据载体类型进行妥善保管，如照片应冲印或扫描后存储，录音、录像资料应定期进行转录和检查。4.实物档案应妥善保管在专门的展示柜或存储箱中，防止损坏和丢失。（三）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期（10年、30年）。2.业务档案的保管期限根据业务性质和相关法律法规的要求确定，一般为5年至30年不等。3.财务档案的保管期限按照会计档案管理办法的规定执行，一般为10年至30年。4.人事档案的保管期限为员工离职后5年至10年不等。5.科技档案的保管期限根据项目的重要性和后续利用需求确定，一般为5年至20年。6.声像档案的保管期限根据其价值和历史意义确定。7.实物档案的保管期限根据实物的性质和价值确定。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况符合要求。2.清查内容包括档案的数量、完整性、准确性、保管期限、保管状况等。3.对于清查中发现的问题，应及时进行整改，并记录清查结果。六、档案利用（一）利用原则1.合法合规原则：档案利用应符合国家法律法规和中国银行的相关规定。2.审批原则：利用档案需经过严格的审批程序，确保档案信息的安全。3.登记原则：对档案利用情况进行详细登记，记录利用时间、利用人、利用目的等信息。（二）利用方式1.查阅：提供档案原件或复印件供利用人查阅。2.借阅：根据利用需求，将档案借阅给利用人，但应限定借阅期限和归还方式。3.出具证明：为利用人出具档案相关的证明材料。（三）利用审批1.内部人员利用档案，需填写档案利用申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理利用手续。2.外部单位或个人利用档案，需提交正式的申请函，说明利用目的、范围等，经档案管理部门负责人审核，报行领导审批后，方可办理利用手续。（四）利用登记与归还1.档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用目的、档案名称、数量等信息。2.利用人借阅档案后，应按照规定的期限归还，档案管理部门应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织1.总行成立档案鉴定工作领导小组，负责全行档案鉴定工作的组织领导和决策。2.分行、支行应成立相应的档案鉴定工作小组，负责本机构档案鉴定工作的具体实施。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、历史价值等因素，制定科学合理的鉴定标准。2.对于已到保管期限且确无保存价值的档案，可进行鉴定销毁。3.对于涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等重要档案，应严格按照保密规定进行管理，不得随意销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出鉴定意见。2.档案鉴定工作小组对档案管理部门提出的鉴定意见进行审核，形成鉴定报告。3.档案鉴定工作领导小组对鉴定报告进行审批，确定销毁档案清单。（四）销毁实施1.销毁档案应严格按照审批后的销毁清单进行，确保销毁档案的准确性。2.销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、销毁人等信息。4.对于电子档案的销毁，应采用专业的技术手段进行数据擦除，并进行备份检查，确保数据彻底销毁。八、档案信息化管理（一）系统建设1.建立完善的档案管理系统，实现档案的电子化收集、整理、存储、检索、利用等功能。2.档案管理系统应与中国银行的其他业务系统进行有效集成，实现数据共享和业务协同。3.系统应具备安全可靠的身份认证、权限管理、数据加密等功能，确保档案信息的安全。（二）数据录入与维护1.各部门应按照档案管理系统的数据录入规范，及时将档案信息录入系统。2.档案管理部门应定期对系统中的档案数据进行维护，确保数据的准确性和完整性。3.对于档案信息的变更，应及时在系统中进行更新，并做好记录。（三）电子档案管理1.电子档案应按照档案分类和编号规则进行存储，确保电子档案的系统性和规范性。2.建立电子档案备份制度，定