高校档案馆借阅制度

PAGE高校档案馆借阅制度一、总则（一）目的为了加强高校档案馆档案的管理与利用，保障档案的安全与完整，充分发挥档案在教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本借阅制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体教职工、学生以及因工作需要查阅档案的校外单位和个人。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及学校的相关规定。2.安全保密原则：确保档案在借阅过程中的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。3.服务利用原则：在保证档案安全的前提下，最大限度地满足档案利用者的合理需求，提供优质、高效的服务。二、借阅申请与审批（一）校内人员借阅1.本校教职工因教学、科研、管理等工作需要查阅档案的，应填写《高校档案馆档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、预计归还日期等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至高校档案馆。档案馆工作人员对申请进行审核，审核通过后予以办理借阅手续。3.本校学生因学习、论文写作等原因需要查阅档案的，由本人提出申请，经所在学院辅导员签字同意，提交至高校档案馆。档案馆工作人员审核后，根据情况决定是否批准借阅。（二）校外单位和个人借阅1.校外单位和个人因工作需要查阅本校档案的，须提前向高校档案馆提交书面申请，说明查阅档案的目的、内容、范围等，并加盖单位公章。2.申请经高校档案馆负责人审核同意后，借阅者需与档案馆签订《档案查阅利用承诺书》，明确双方的权利和义务，以及保密责任等事项。3.对于涉及重要机密或敏感信息的档案，校外单位和个人的借阅申请还需经学校相关保密部门审批。三、借阅期限与归还（一）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日。如需延长借阅期限，借阅者应提前向高校档案馆提出申请，经批准后方可延期。2.对于珍贵档案、重要历史档案等特殊档案，借阅期限根据具体情况另行确定，一般不超过[X]个工作日。（二）归还要求1.借阅者应在规定的借阅期限内归还所借档案。如有特殊情况不能按时归还，应提前办理续借手续。2.归还档案时，借阅者应确保档案的完整性和整洁性，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。3.档案馆工作人员应对归还的档案进行认真核对，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅者的责任。四、借阅档案的利用与保护（一）利用要求1.借阅者只能在高校档案馆指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出馆外。如需复印、拍照、摘录档案内容，应按照档案馆的相关规定办理手续。2.利用档案时，应爱护档案，不得折叠、撕毁、转借他人或擅自公布档案内容。涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行处理。3.借阅者在查阅档案过程中，如发现档案内容存在疑问或错误，应及时向档案馆工作人员提出，不得擅自更改或处理。（二）保护措施1.高校档案馆应提供必要的查阅设备和环境，确保借阅者能够安全、便捷地查阅档案。2.对于珍贵档案、易损档案等，档案馆应采取特殊的保护措施，如限制查阅人数、使用专门的查阅工具等，以防止档案受到损坏。3.档案馆工作人员应定期对档案进行清点和检查，及时发现和处理档案在借阅过程中出现的问题，确保档案的安全与完整。五、档案的保密与安全（一）保密规定1.借阅者应对所查阅档案的内容严格保密，不得向无关人员泄露档案信息。2.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，借阅者应严格遵守国家有关保密法律法规的规定，采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.未经高校档案馆同意，借阅者不得擅自将档案信息用于非本次查阅目的的其他用途。（二）安全管理1.高校档案馆应建立健全档案安全管理制度，加强对档案借阅过程的安全管理，确保档案的实体安全和信息安全。2.档案馆工作人员应定期对档案保管场所进行安全检查，及时消除安全隐患。同时，应加强对档案查阅场所的管理，防止无关人员进入。3.对于重要档案的借阅，档案馆应安排专人负责监督，确保借阅过程的安全与规范。如发现借阅者有违反安全保密规定的行为，应立即制止，并采取相应的措施。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自查阅档案或超出批准范围查阅档案。2.擅自将档案带出馆外或转借他人。3.在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换档案材料。4.泄露档案内容，违反保密规定。5.未按时归还档案或未办理续借手续。6.其他违反本借阅制度的行为。（二）处理措施1.对于初次违规且情节较轻的借阅者，高校档案馆将给予口头警告，并要求其立即改正违规行为。2.对于多次违规或情节严重的借阅者，档案馆将视情节轻重，采取以下处理措施：暂停其档案借阅权限[X]个月至[X]年；全校通报批评；按照学校相关规定给予纪律处分；对于校外单位和个人，将取消其本次查阅档案的资格，并视情况决定是否允许其今后继续查阅本校档案。3.因借阅者违规行为导致档案损坏、丢失或信息泄露的，借阅者应承担相应的赔偿责任，并依法追究其法律责任。七、附则