社区电子档案管理制度

PAGE社区电子档案管理制度一、总则（一）目的为了加强社区电子档案的管理，确保电子档案的真实、完整、安全和有效利用，提高社区工作效率和服务质量，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本社区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社区内所有电子档案的管理，包括但不限于社区居民信息、社区事务记录、政策文件、工作文档等各类电子数据。（三）基本原则1.真实性原则：电子档案应如实反映社区工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集和保存与社区工作相关的各类电子信息，保证档案的完整性。3.安全性原则：采取有效措施保障电子档案的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。4.便利性原则：便于电子档案的检索、查询、利用和共享，提高工作效率。二、电子档案管理职责（一）社区管理部门职责1.负责制定和完善社区电子档案管理制度，并组织实施。2.统筹协调社区电子档案管理工作，明确各部门在电子档案管理中的职责分工。3.指导和监督各部门做好电子档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。4.负责社区电子档案管理系统的建设、维护和升级，保障系统的正常运行。（二）档案管理人员职责1.负责电子档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、存储等。2.对电子档案进行定期检查和维护，确保档案的完整性和可读性。3.按照规定的权限和程序，为社区工作人员及居民提供电子档案的查询、借阅等服务。4.协助做好电子档案的安全保密工作，防止档案信息泄露。（三）各部门职责1.负责本部门产生的电子档案资料的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理人员。2.按照档案管理制度的要求，规范本部门电子文件的形成、积累和归档工作。3.在工作中积极配合档案管理人员做好电子档案的管理和利用工作。三、电子档案的收集与整理（一）收集范围1.社区居民基本信息，包括个人资料、家庭成员信息、居住情况等。2.社区各类事务办理记录，如低保申请、医保报销、就业登记等。3.社区组织活动记录，包括活动方案、通知、照片、视频等。4.上级部门下发的各类政策文件、工作通知等。5.社区内部工作文档，如工作计划、总结、报告等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责电子档案资料的收集工作，确保资料的及时、准确收集。2.收集的电子文件应格式规范、内容完整，能够清晰反映工作内容和过程。3.对于重要的电子文件，应同时收集纸质文件作为备份，纸质文件与电子文件内容应保持一致。（三）整理方法1.按照档案的类别和年度进行分类，如居民档案、事务档案、活动档案等。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.建立电子档案目录数据库，详细记录档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，方便快速检索。四、电子档案的归档与存储（一）归档流程1.档案管理人员对收集整理好的电子档案进行审核，确保档案符合归档要求。2.将审核通过的电子档案按照分类和编号顺序进行归档存储，存入指定的电子档案管理系统或存储设备。3.在归档过程中，应同时生成电子档案的备份，备份存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。（二）存储方式1.采用专用的电子档案管理系统进行存储，系统应具备完善的权限管理、数据备份、数据恢复等功能。2.定期对电子档案进行备份，备份介质可选用磁带、光盘、移动硬盘等，备份数据应异地存放。3.对于重要的电子档案，应采用加密存储方式，确保档案信息的安全。（三）存储环境要求1.存储设备应放置在安全、干燥、通风的环境中，避免受到高温、潮湿、灰尘等因素的影响。2.定期对存储设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。3.建立存储设备的使用记录，详细记录设备的使用情况、维护情况等信息。五、电子档案的保管期限（一）保管期限划分1.永久保管：涉及社区重大决策、重要历史事件、居民权益保障等具有长期保存价值的电子档案。2.定期保管：根据档案的性质和重要程度，分别设定3年、5年、10年等不同的保管期限。（二）保管期限确定原则1.依据国家相关法律法规和行业标准，结合社区工作实际情况确定保管期限。2.对于涉及居民个人隐私和敏感信息的档案，应按照相关规定确定保管期限，确保信息安全。3.在确定保管期限时，应充分考虑档案的利用价值和历史意义。（三）保管期限调整1.定期对电子档案的保管期限进行评估，根据实际情况调整保管期限。2.对于已到保管期限但仍具有重要价值的电子档案，应延长保管期限或转为永久保管。3.保管期限调整应按照规定的程序进行审批，并做好记录。六、电子档案的利用与共享（一）利用权限1.社区工作人员根据工作需要，经授权后可查询、借阅本部门及相关部门的电子档案。2.居民因个人事务需要查询本人相关电子档案的，应按照规定的程序提出申请，经审核通过后予以提供。3.外部单位或人员因工作需要查阅社区电子档案的，应按照相关规定办理审批手续。（二）利用方式1.提供电子档案的在线查询服务，方便社区工作人员和居民随时查阅所需档案信息。2.对于需要借阅的电子档案，档案管理人员应按照规定的程序办理借阅手续，并在借阅期限内及时收回。3.在利用电子档案过程中，应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播、篡改档案内容。（三）共享机制1.建立社区电子档案共享平台，实现社区内部各部门之间电子档案的共享与交换。2.对于需要与上级部门或其他社区共享的电子档案，应按照相关规定进行审批和传输。3.在共享电子档案时，应确保档案信息的安全，采取必要的加密和身份认证措施。七、电子档案的安全与保密（一）安全措施1.建立电子档案安全防护体系，安装防火墙、杀毒软件等安全防护设备，防止网络攻击和病毒入侵。2.对电子档案管理系统进行定期安全检测和漏洞修复，确保系统的安全性。3.限制对电子档案管理系统的访问权限，设置不同的用户角色和密码，严格控制用户的操作权限。（二）保密制度1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识和责任感。2.对涉及居民个人隐私和敏感信息的电子档案，应严格保密，未经授权不得泄露。3.在电子档案的传输、存储和利用过程中，应采取加密、脱敏等措施，确保档案信息的安全。（三）应急处置1.制定电子档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。2.定期对应急预案进行演练，提高应对突发事件的能力。3.一旦发生电子档案安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时向上级主管部门报告。八、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对电子档案进行鉴定，确定档案的保存价值和保管期限是否合理。2.成立电子档案鉴定小组，由档案管理人员、业务部门负责人等组成，负责对电子档案进行鉴定。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、利用价值等因素，综合评估档案的保存价值，并提出鉴定意见。（二）销毁程序1.对于已到保管期限且无保存价值的电子档案，经鉴定小组审核批准后，进行销毁处理。2.销毁电子档案应采用安全可靠的方式，如数据擦除、物理销毁等，确保档案信息无法恢复。3.在销毁电子档案过程中，应做好记录，包括销毁时间、地点、档案内容、销毁方式等信息。（三）监督检查1.社区管理部门应定期对电子档案的鉴定与销毁工作进行监督检查