江西省档案查阅制度

PAGE江西省档案查阅制度一、总则（一）目的为了加强江西省档案管理，规范档案查阅行为，保障档案信息的安全与合理利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于江西省行政区域内各级各类机关、企事业单位、社会团体以及其他组织（以下统称“单位”）的档案查阅活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案查阅必须严格遵守国家法律法规和本制度的规定，确保档案管理活动合法合规。2.安全保密原则：在档案查阅过程中，要采取有效措施保障档案信息的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。同时，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案要严格保密。3.合理利用原则：在确保档案安全的前提下，充分发挥档案的作用，为单位的各项工作和社会发展提供服务，促进档案信息的合理利用。二、档案查阅主体及权限（一）本单位内部人员1.查阅权限：本单位工作人员因工作需要，可以查阅与其工作相关的档案。查阅时，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅范围：包括本部门形成的档案以及涉及本部门业务的其他档案。（二）外单位人员1.查阅权限：外单位因工作需要查阅本单位档案的，应提前向本单位档案管理部门提出书面申请，说明查阅目的、范围和时间等。经本单位分管领导批准后，方可查阅。2.查阅范围：一般限于与申请事项直接相关的档案。特殊情况需要扩大查阅范围的，须经本单位主要领导批准。（三）司法机关及其他有权机关1.查阅权限：司法机关及其他有权机关因办理案件等需要查阅档案的，应出具相关法律文书或证明文件，经本单位档案管理部门审核后，报本单位分管领导批准。必要时，应安排专人陪同查阅。2.查阅范围：按照法律规定及相关要求确定查阅范围，档案管理部门应积极配合，提供必要的协助。三、档案查阅流程（一）申请1.内部人员申请：本单位工作人员填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅档案的名称、文号、日期、查阅目的、预计查阅时间等内容，并签字确认。申请表经所在部门负责人审核同意后，提交至档案管理部门。2.外单位人员申请：外单位人员应提交加盖单位公章的书面申请，内容包括查阅单位名称、查阅人姓名及联系方式、查阅目的、查阅档案的具体范围和预计查阅时间等。申请经本单位相关业务部门审核后，转档案管理部门。3.司法机关及其他有权机关申请：司法机关及其他有权机关应出具正式的法律文书或证明文件，如协助查询通知书、立案决定书等，并注明查询事项、查询范围等内容。档案管理部门收到申请后，进行初步审核。（二）审核1.档案管理部门审核：档案管理部门收到查阅申请后，对申请内容进行审核。重点审核申请理由是否充分、查阅范围是否合理、查阅时间是否符合规定等。对于不符合要求的申请，应及时与申请人沟通，要求其补充或修改相关内容。2.领导审批：经档案管理部门审核通过的申请，按照规定权限报本单位领导审批。一般申请由分管领导审批；涉及重要档案或查阅范围较广的申请，须经主要领导审批。（三）查阅1.预约安排：档案管理部门根据领导审批意见，与申请人预约查阅时间，并告知查阅地点及相关注意事项。对于批量查阅或需要较长时间查阅的申请，应合理安排查阅场所和时间，确保查阅工作顺利进行。2.现场查阅：申请人按照预约时间到达档案查阅场所，档案管理人员应核对申请人身份信息，并按照审批的查阅范围提供档案。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，提醒申请人遵守查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案。申请人如需复印、拍照或摘录档案内容，应另行提出申请，经档案管理部门批准后，按照规定办理相关手续。（四）归还1.查阅结束后：查阅工作结束后，申请人应及时将查阅的档案归还档案管理部门。档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，确认无误后办理归还手续。2.特殊情况处理：如申请人因特殊原因需要延长查阅时间或暂时留存档案的，须经档案管理部门同意，并办理相关手续。但留存时间不得超过规定期限，期满后应及时归还。四、档案查阅的保密规定（一）保密要求1.档案管理人员和查阅人员必须严格遵守保密制度规定，对在查阅过程中知悉的国家机密、商业秘密和个人隐私等信息予以保密。2.严禁在非查阅场所谈论、传播档案内容，不得将档案信息泄露给无关人员。（二）查阅场所管理1.档案查阅场所应相对独立，具备必要的安全保密设施，如门禁系统、监控设备等。未经档案管理部门许可，无关人员不得进入查阅场所。2.查阅场所应保持整洁、安静，不得在场所内吸烟、饮食或从事其他与查阅无关的活动。（三）档案载体保护1.查阅人员不得擅自将档案原件带出查阅场所。如需复印、拍照或摘录档案内容，应使用档案管理部门提供的设备和纸张，并按照规定进行登记备案。2.严禁对档案进行涂改、污损、折叠、裁剪等破坏行为。查阅过程中如发现档案有损坏情况，应及时报告档案管理部门，并采取相应的补救措施。五、档案查阅的信息化管理（一）档案数字化建设1.各单位应积极推进档案数字化工作，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。通过信息化手段，提高档案查阅的效率和便捷性。2.档案数字化应遵循相关标准和规范，确保电子档案的质量和安全性。数字化档案应与纸质档案同步更新，保持内容一致。（二）电子档案查阅系统1.建立电子档案查阅系统，实现档案信息的在线查询和利用。查阅人员可通过单位内部网络或指定的互联网平台，按照权限查阅电子档案。2.电子档案查阅系统应具备身份认证、权限管理、日志记录等功能，确保查阅过程的安全可靠。同时，应定期对系统进行维护和升级，保障系统的正常运行。（三）信息化安全保障1.加强电子档案查阅系统的安全防护，采取防火墙、加密技术、数据备份等措施，防止网络攻击、数据泄露等安全事件的发生。2.建立健全信息化安全管理制度，明确档案管理人员和查阅人员的安全职责，加强对系统操作的培训和监督，提高安全意识和防范能力。六、档案查阅的监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应建立健全内部监督机制，定期对档案查阅工作进行自查，检查查阅流程是否规范、档案安全是否得到保障、查阅记录是否完整等。2.对在档案查阅过程中发现的问题，应及时进行整改，并将整改情况记录在案。（二）上级监督1.上级主管部门应加强对所属单位档案查阅工作的监督检查，定期进行抽查或专项检查，确保档案查阅制度的有效执行。2.对违反档案查阅制度的单位和个人，上级主管部门应责令其限期整改，并视情节轻重给予相应的处罚。（三）社会监督1.鼓励社会公众对档案查阅工作进行监督，如发现违规查阅行为或档案信息泄露等问题，可向档案管理部门或相关部门举报。2.档案管理部门应及时受理举报，并对举报内容进行核实处理。对经查实确有违规行为的，应依法依规严肃处理，并将处理结果向社会公开。七、档案查阅的责任追究（一）查阅人员责任1.查阅人员违反本制度规定，擅自扩大查阅范围、泄露档案信息、涂改或损毁档案等，由所在单位给予批评教育、警告等处分；情节严重的，依法依规追究其法律责任。2.因查阅人员失职导致档案丢失或损坏的，应责令其采取补救措施，并根据损失情况承担相应的赔偿责任。（二）档案管理人员责任1.档案管理人员违反本制度规定，未按要求审核查阅申请、擅自提供档案或未履行监督职责等，由所在单位给予批评教育、警告等处分；情节严重的，依法依规追究其法律责任。2.因档案管理人员失职导致档案信息泄露或档案安全事故的，应责令其采取补救措施，并根据损失情况承担相应的赔偿责任。同时，对相关责任人给予相应的纪律处分。（三）单位责任1.单位未建立健全档案查阅制度或未有效执行档案查阅制度，导致档案管理混乱、信息泄露等问题的，由上级主管部门责令其限期整改；情节