乡镇人大档案管理制度

PAGE乡镇人大档案管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇人大档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在乡镇人大工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合乡镇人大工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇人大机关及所属各部门在履行职责过程中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。乡镇人大档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则。档案内容必须真实反映乡镇人大工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则。采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则。优化档案管理流程，便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构乡镇人大设立档案管理室，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目等处理，建立健全档案检索体系。4.负责档案的查阅、借阅登记和催还工作，确保档案的安全和完整。5.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性。6.参与档案信息化建设，推进档案管理的现代化。7.协助做好档案的编研工作，为乡镇人大工作提供参考依据。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.乡镇人大会议文件、记录、纪要等。2.人大代表的议案、建议、批评和意见及办理情况。3.乡镇人大开展监督、调研等工作形成的文件、资料。4.与上级人大及其他乡镇人大的往来文件。5.乡镇人大自身建设方面的文件、资料。6.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应及时将办理完毕的文件材料整理后移交档案管理室，不得积压。2.归档的文件材料应齐全完整、字迹清晰、签署完备。3.对重要文件的草稿、修改稿等应一并收集归档。（三）整理方法1.按照档案形成的时间、来源、内容等进行分类。2.对每份文件进行编号、编目，填写卷内目录和备考表。3.将文件材料装订成册，编制案卷封面和脊背。4.建立档案检索工具，如案卷目录、全宗指南等。四、档案的归档与保管（一）归档期限办理完毕的文件材料，应在次年上半年归档。（二）归档程序1.档案管理人员对收集到的文件材料进行初步整理。2.按照分类方案进行分类、组卷。3.填写卷内文件目录、备考表等。4.将整理好的案卷移交档案管理室进行统一保管。（三）保管要求1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损或褪色的档案应及时进行修复或复制。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围本乡镇人大工作人员因工作需要可查阅档案。（二）查阅程序1.查阅人填写查阅申请表，注明查阅内容、目的等。2.档案管理人员对查阅申请表进行审核，报分管领导批准。3.查阅人在档案管理室指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出室外。4.查阅过程中，档案管理人员应在场监督，查阅人不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏。（三）借阅范围因特殊情况需要借阅档案的，经分管领导批准后可办理借阅手续。（四）借阅程序1.借阅人填写借阅申请表，注明借阅内容、期限等。2.档案管理人员对借阅申请表进行审核，报分管领导批准。3.借阅人办理借阅登记手续，领取档案。4.借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人应按时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务部门负责人等组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间等进行综合分析。2.参考档案的利用情况，确定档案的保存价值。（四）保管期限划分1.永久保存：凡是反映乡镇人大主要职能活动和基本历史面貌的，对本乡镇人大、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保存：凡是反映乡镇人大一般工作活动，在较长时间内对本乡镇人大工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为[X]年。3.短期保存：凡是在较短时间内对本乡镇人大工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为[X]年。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见。2.填写档案销毁清册，报分管领导批准。3.由档案管理人员和监销人员共同在指定地点销毁档案，并在销毁清册上签字。4.销毁清册应永久保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.定期向上级主管部门报送档案统计报表。（二）移交工作1.乡镇人大撤销或合并时，应按照规定将档案移交给有关部门。2.档案管理人员变动时，应办理档案交接手续，确保档案管理工作的连续性。八、档案信息化建设（一）目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平。（二）措施1.建立档案管理信息系统，对档案进行数字化处理，实现档案的在线查阅、借阅等功能。2.加强档案管理人员