心理咨询室档案管理制度

PAGE心理咨询室档案管理制度一、总则（一）目的为加强心理咨询室档案管理，确保档案的完整性、准确性和保密性，充分发挥档案在心理咨询工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本心理咨询室在开展心理咨询服务过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映心理咨询工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理和保存与心理咨询相关的各类资料，确保档案的齐全。3.保密性原则：严格保护档案中涉及的个人隐私信息，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案管理的科学性和系统性。二、档案分类与编号（一）档案分类1.咨询记录档案：包括来访者的基本信息、咨询过程记录、咨询效果评估等。2.来访者个人档案：涵盖来访者的个人背景、心理测评报告、治疗历史等。3.咨询师工作档案：包含咨询师的工作计划、工作总结、培训记录等。4.案例研讨档案：涉及心理咨询案例的分析、讨论、总结等资料。5.行政文件档案：如上级部门的相关政策文件、本心理咨询室的规章制度、会议纪要等。（二）编号规则1.采用数字与字母相结合的方式进行编号。2.咨询记录档案编号格式为：ZL年份流水号，其中“ZL”表示咨询记录档案，年份为四位数字，流水号为三位数字。例如：ZL2023001。3.来访者个人档案编号格式为：LG年份流水号，“LG”表示来访者个人档案。4.咨询师工作档案编号格式为：ZS年份流水号，“ZS”表示咨询师工作档案。5.案例研讨档案编号格式为：AL年份流水号，“AL”表示案例研讨档案。6.行政文件档案编号格式为：XZ年份流水号，“XZ”表示行政文件档案。三、档案收集与整理（一）收集要求1.咨询师应在每次咨询结束后及时整理并提交咨询记录，确保记录内容完整、准确。2.对于来访者提供的个人资料，如身份证复印件、学历证明等，应进行妥善收集。3.定期收集咨询师的工作计划、工作总结等工作档案资料。4.每次案例研讨结束后，相关人员应及时整理并提交案例研讨档案。5.行政文件档案由专人负责收集，确保各类文件及时归档。（二）整理方法1.按照档案分类进行整理，同类档案集中存放。2.对每份档案进行编号，并在档案封面注明编号、档案名称、日期等信息。3.咨询记录档案应按照咨询时间顺序排列，确保记录的连贯性。4.来访者个人档案中的各项资料应进行分类整理，如心理测评报告单独成册，其他资料按照类别依次排列。5.咨询师工作档案按照不同的工作内容进行分类整理，如工作计划、工作总结等分别存放。6.案例研讨档案按照案例的重要性、研讨时间等因素进行排序。7.行政文件档案按照文件的类别和时间顺序进行整理，如政策文件、规章制度等分别归类。四、档案存储与保管（一）存储方式1.采用电子存储和纸质存储相结合的方式。2.电子档案存储在专门的服务器上，设置不同的文件夹对应各类档案，并进行加密处理，确保数据安全。3.纸质档案存放在专用的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫功能。（二）保管期限1.咨询记录档案、来访者个人档案、咨询师工作档案、案例研讨档案的保管期限为[X]年，自咨询结束或相关事件发生之日起计算。2.行政文件档案中涉及重要政策、法规等文件应长期保存，一般性文件保管期限为[X]年。（三）保管责任1.设立档案管理员岗位，负责档案的日常保管工作。2.档案管理员应定期对档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。3.严格控制档案的借阅和查阅，确保档案不被非法获取或篡改。五、档案借阅与查阅（一）借阅权限1.内部咨询师因工作需要查阅相关档案时，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后方可借阅。2.外部机构或人员因特殊原因需要查阅档案时，必须经过本心理咨询室负责人书面批准，并签订保密协议。3.档案原则上不外借，如有特殊情况需要借阅，必须经心理咨询室最高负责人批准，并在规定时间内归还。（二）查阅流程1.借阅或查阅人员填写《档案借阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。2.申请表提交至相应审批人处，审批人根据规定进行审批。3.审批通过后，档案管理员按照申请表提供的信息查找并提供档案。4.借阅或查阅人员在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定区域。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏档案。5.查阅完毕后，借阅或查阅人员应及时将档案归还档案管理员，并在《档案借阅登记表》上签字确认。（三）保密要求1.所有参与档案借阅和查阅的人员必须严格遵守保密规定，不得泄露档案中的任何信息。2.查阅档案时，如需复印部分内容，必须经过档案管理员同意，并在复印件上注明用途。复印件应妥善保管，不得随意传播。六、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及来访者个人隐私的档案信息进行严格保密，未经来访者书面同意，不得向任何第三方透露。2.档案管理人员应具备良好的保密意识，签订保密协议，明确保密责任。3.在档案存储和传输过程中，采取加密等技术手段，确保信息安全。（二）安全管理1.加强档案存储场所的安全防范，安装监控设备、防盗报警装置等，确保档案存放环境安全。2.定期对档案进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的物理位置，并定期进行检查和维护。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾等紧急情况，应能够迅速采取措施保护档案，并及时恢复档案资料。七、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且确认无继续保存价值的，可以进行销毁。2.因特殊原因需要提前销毁的档案，必须经过严格的审批程序。（二）销毁流程1.档案管理员定期对到期档案进行清理，提出销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》提交至心理咨询室负责人审批，负责人根据档案的实际情况进行审核。3.审批通过后，档案管理员会同至少一名其他工作人员对档案进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息。4.档案销毁记录应保存[X]年