纪委档案三合一制度

PAGE纪委档案三合一制度一、总则（一）目的为了加强公司纪委档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保管，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司纪委在履行职责过程中形成的各类档案，包括文件、资料、记录、案件卷宗等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司纪委档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则：档案内容应真实反映公司纪委工作实际情况，确保档案的完整性和准确性。3.安全保密原则：加强档案的安全保密措施，防止档案信息泄露，确保档案的安全。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案查阅效率，方便公司内部各部门及相关人员利用档案。二、档案分类与编号（一）档案分类1.文件类：包括上级纪委文件、公司纪委文件、会议文件、工作计划与总结等。2.案件类：涵盖信访举报材料、案件调查卷宗、处分决定等。3.工作记录类：如监督检查记录、专项工作记录、廉政谈话记录等。4.其他资料类：包括培训资料、学习资料、宣传资料等与纪委工作相关的各类资料。（二）编号规则1.采用年度流水号进行编号，每年从0001开始。2.编号格式为：年份+类别代码+流水号。例如，2023年文件类的第一份档案编号为2023WJ0001，案件类的第二份档案编号为2023AJ0002。3.类别代码：WJ文件类；AJ案件类；JL工作记录类；QT其他资料类。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门及相关人员应及时将在工作中形成的属于纪委档案范围的文件、资料、记录等移交至纪委档案管理人员。2.移交的档案应确保内容完整、字迹清晰、格式规范，同时注明形成日期、来源等信息。3.案件办理过程中形成的各类材料，承办人员应在案件办结后及时整理归档，不得拖延或遗漏。（二）整理方法1.按照档案分类进行整理，同一类别的档案按照时间顺序排列。2.对每份档案进行编号，并编制目录清单，目录应包含档案编号、题名、日期、来源等信息。3.去除档案中的金属物，如订书钉、回形针等，对破损或褪色的档案进行修复或复制。4.对于电子档案，应按照纸质档案的分类和编号规则进行命名和存储，确保电子档案与纸质档案一一对应。四、档案归档与保管（一）归档流程1.档案管理人员对收集到的档案进行初步审核，检查档案的完整性和准确性。2.审核通过后，将档案按照编号顺序装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年份、起止编号等信息。3.将档案盒存放在专门的档案柜中，按照档案类别和年份进行排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管：上级纪委重要文件。公司纪委重大案件卷宗。涉及公司重大利益和重要决策的监督检查记录等。2.定期保管：一般文件和资料保管期限为10年。一般性工作记录保管期限为5年。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案安全。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅纪委档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至纪委档案管理人员。2.涉及公司重大案件或敏感信息的档案查阅，需经纪委负责人批准。（二）查阅流程1.档案管理人员根据查阅申请表，查找并提供相应档案。2.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并登记复印或摘录的内容。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅规定1.原则上不允许借阅纪委档案，确因特殊情况需要借阅的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由和借阅期限，经纪委负责人批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理人员，并承担相应责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时与借阅人员核实并处理。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由纪委档案管理人员、相关业务人员及纪检监察领导组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案内容、来源、历史价值等因素，综合判断档案是否仍具有保存意义。对于确无保存价值的档案，提出销毁意见。（二）销毁流程1.经鉴定小组批准同意销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，详细列出档案的编号、题名、日期等信息。2.《档案销毁清单》经纪委负责人审核签字后，按照规定的程序进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程应有专人负责监督，并在《档案销毁记录》上签字确认，记录销毁时间、地点、方式等信息。4.销毁后的《档案销毁清单》和《档案销毁记录》应作为档案管理资料长期保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司纪委档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，实现档案的快速检索、在线查阅、远程利用等功能，方便公司内部各部门及相关人员获取档案信息。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案的相关信息录入档案管理信息系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的准确性和完整性。3.加强对电子档案的安全管理，设置不同级别的用户权限，防止电子档案信息泄露。（三）系统功能应用1.利用档案管理信息系统的检索功能，快速查找所需档案信息。2.通过系统的在线查阅功能，经授权的人员可在公司内部网络上查阅电子档案，提高查阅效率。3.利用系统的统计分析功能，对档案数据进行统计和分析，为公司纪委工作决策提供数据支持。八、监督与考核（一）监督机制1.公司纪委负责对档案管理工作进行监督检查，定期对档案管理情况进行抽查，发现问题及时督促整改。2.设立举报信箱和举报电话，接受公司内部人员对档案管理违规行为的举报，对举报情况进行及时核实和处理。（二）考核办法1.将档案管理工作纳入公司纪委年度绩效考核体系，对档案管理人员及相关部门的档案管理工作进行考核评价。2.考核内容包括档案收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等环节的