档案管理制度适用范围

PAGE档案管理制度适用范围一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本档案管理制度适用范围规定。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构、子公司等所有与公司业务相关的单位和个人。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则：档案应如实反映公司各项业务活动的真实情况，确保档案的完整性和准确性。3.安全保密原则：加强档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏、泄露等情况发生。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门的设置公司设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责公司档案的管理工作。（二）档案管理部门的职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督公司各部门的档案管理工作，对兼职档案管理人员进行培训和业务指导。4.参与公司重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案的完整和准确。5.负责公司档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。6.做好档案的安全保密工作，制定档案安全保密制度，加强对档案管理人员的安全教育。7.定期对公司档案管理工作进行总结和评估，不断完善档案管理制度。三、档案的分类与编号（一）档案的分类1.行政管理类：包括公司行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务管理类：根据公司业务范围，分为市场营销、生产管理、质量管理、技术研发、采购供应、销售服务等类别。3.项目档案类：针对公司各类项目，包括项目立项文件、项目合同、项目进度报告、项目验收文件等。4.客户档案类：包括客户基本信息、客户合同、客户服务记录等。5.其他档案类：如公司荣誉证书、资质证书、审计报告等。（二）档案的编号1.编号原则：档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性的原则。2.编号方法：采用分类编号法，按照档案分类体系，为每一类档案编制相应的编号。例如，行政管理类档案编号为“XZGLXXXX”，其中“XZGL”表示行政管理类，“XXXX”为具体档案的顺序号。业务管理类档案编号为“YWGLXXXXXX”，其中“YWGL”表示业务管理类，“XX”为业务类别代码，“XXXX”为具体档案的顺序号。项目档案类编号为“XMDAXXXXXX”，其中“XMDA”表示项目档案类，“XX”为项目类别代码，“XXXX”为具体项目档案的顺序号。客户档案类编号为“KHDAXXXX”，其中“KHDA”表示客户档案类，“XXXX”为客户档案的顺序号。其他档案类编号为“QTDAXXXX”，其中“QTDA”表示其他档案类，“XXXX”为具体档案的顺序号。四、档案的收集与整理（一）档案的收集1.收集范围：公司各部门应按照档案管理制度的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各种文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、照片、录音录像等。2.收集时间：各部门应在每年年底前将本年度形成的档案材料整理后移交档案管理部门。对于重要的文件材料，应及时移交。3.收集要求：档案材料应齐全完整、真实准确、字迹清晰、签署完备。电子文件应格式规范、存储完整。（二）档案的整理1.整理原则：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法：按照档案分类体系，对收集到的档案材料进行分类、编号、编目、装订等工作。纸质档案应按照一定顺序排列，编制目录，装订成册。电子档案应按照存储要求进行整理，建立相应的索引和目录。五、档案的保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案存放：档案应按照分类编号顺序存放，便于查找和利用。2.档案保护：定期对档案进行检查和维护，防止档案的损坏、变质、褪色等情况发生。对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。3.档案安全：加强档案库房的安全管理，制定安全管理制度，配备安全设施，如监控设备、报警设备等，防止档案的丢失、被盗、泄露等情况发生。档案管理人员应严格遵守档案安全保密制度，不得擅自将档案带出库房或泄露档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）档案的鉴定1.鉴定标准：根据国家有关档案鉴定的标准和公司档案管理制度的要求，对档案进行鉴定。鉴定档案的价值，应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合考虑。2.鉴定组织：公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门和有关领导组成，负责对档案进行鉴定工作。3.鉴定程序：档案管理部门定期对档案进行清查，提出需要鉴定的档案清单。档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行审查，确定档案的保管期限和销毁意见。（二）档案的销毁1.销毁审批：经鉴定需要销毁的档案，应填写档案销毁审批表，报公司领导审批。2.销毁方式：档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。3.销毁记录：档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等，由档案管理人员和监销人员签字确认。七、档案的查阅与利用（一）查阅范围公司内部人员因工作需要，可以查阅与其工作相关的档案。外部单位或个人查阅公司档案，应按照国家有关规定和公司的审批程序进行办理。（二）查阅程序1.内部查阅：公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅：外部单位或个人查阅公司档案，应提前向公司提出查阅申请，说明查阅目的、范围和时间等。公司档案管理部门对查阅申请进行审核，报公司领导审批。经批准后，查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，并遵守档案查阅的相关规定。（三）利用方式档案利用方式包括查阅、借阅、复制等。档案管理人员应根据档案利用申请进行办理，确保档案的安全和完整。借阅档案应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。八、档案的统计与移交（一）档案的统计档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等情况进行统计。统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等。档案统计应定期进行，统计结果应及时上报公司领导和有关部门。（二）档案的移交1.内部移交：公司内部机构调整、人员调动等情况下，涉及档案移交的，应按照档案管理制度的要求办理档案移交手续。移交双方应填写档案移交清单，明确移交档案的名称、数量、保管期限等内容，并签字确认。2.外部移交：公