档案室资料借用制度

PAGE档案室资料借用制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案室资料的管理，规范资料借用行为，确保资料的安全与完整，保障公司/组织各项工作的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部各部门、员工以及因工作需要借用档案室资料的外部单位或个人。（三）基本原则1.严格审批原则：借用资料必须经过严格的审批流程，确保借用用途合理、必要。2.安全保密原则：借用人员应妥善保管所借资料，严格遵守保密规定，不得泄露资料内容。3.按时归还原则：借用人员需按照规定的时间归还所借资料，不得逾期。二、借用申请与审批（一）内部人员借用1.申请流程借用人员需填写《档案室资料借用申请表》，详细注明借用资料的名称、数量、借用目的、预计归还时间等信息。将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况，对借用申请的必要性和合理性进行审查，并签署意见。2.审批流程经部门负责人审核通过后，申请表流转至档案室管理人员。档案室管理人员对申请表进行进一步审核，重点检查借用资料的可用性、借用期限的合理性等。如审核通过，在申请表上签字批准，并为借用人员办理资料借用手续。（二）外部单位或个人借用1.申请流程外部单位或个人如需借用本公司/组织档案室资料，应首先与公司/组织相关部门取得联系，说明借用资料的具体情况和用途。相关部门根据实际情况，决定是否同意借用。如同意，由外部单位或个人填写《档案室资料借用申请表》，并提交相关证明材料（如单位介绍信、身份证明等）。2.审批流程申请表及证明材料提交至公司/组织分管领导处。分管领导对借用申请进行全面审批，综合考虑借用目的、对公司/组织的影响等因素。审批通过后，申请表返回档案室管理人员。档案室管理人员按照审批意见，为外部单位或个人办理资料借用手续。三、资料借用期限（一）常规借用期限1.一般情况下，内部人员借用资料的期限不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借用期限，借用人员应提前向档案室管理人员提出申请，经批准后方可延长。2.外部单位或个人借用资料的期限不得超过[X]个工作日。如需延长，应提前[X]个工作日向公司/组织相关部门提出申请，经同意后由档案室管理人员办理延期手续。（二）特殊资料借用期限对于一些重要、稀缺或具有特殊保密要求的资料，借用期限将根据具体情况另行确定，并在借用申请表中明确注明。借用人员必须严格按照规定的期限归还资料，不得擅自延长。四、资料借用数量与范围（一）借用数量1.内部人员每次借用资料的数量应根据工作实际需要合理确定，原则上不得超过[X]份（册）。如需借用较多数量的资料，应提前向档案室管理人员说明情况，经批准后方可借用。2.外部单位或个人借用资料的数量应根据借用目的和公司/组织相关规定严格控制。一般情况下，每次借用资料的数量不得超过[X]份（册）。如需借用大量资料，应提前与公司/组织相关部门协商，并按照规定的程序办理借用手续。（二）借用范围1.档案室资料的借用范围包括但不限于各类文件、档案、报表、图纸、技术资料等。2.借用人员只能借用与本人工作相关的资料，不得借用与工作无关的资料。对于涉及公司/组织商业秘密、机密信息等敏感资料，借用人员必须严格遵守保密规定，未经许可不得擅自复制、传播或泄露。五、资料借用登记与归还（一）借用登记1.档案室管理人员在办理资料借用手续时，应详细填写《档案室资料借用登记簿》，记录借用人员姓名、部门、借用资料名称、数量、借用日期、预计归还日期等信息。2.《档案室资料借用登记簿》应妥善保存，以便随时查阅和核对资料借用情况。（二）资料归还1.借用人员应在规定的归还期限内，将所借资料完整无损地归还至档案室。归还时，借用人员需与档案室管理人员共同对资料进行清点，确认资料的数量、完整性和质量状况。2.档案室管理人员在收到归还的资料后，应在《档案室资料借用登记簿》上记录归还日期，并对资料进行检查。如发现资料有损坏、丢失或逾期未还等情况，应及时向借用人员了解原因，并按照相关规定进行处理。3.对于借用的电子资料，借用人员应确保资料的完整性和可用性，并按照规定的格式和要求归还。档案室管理人员应及时对归还的电子资料进行备份和存储，以便后续查阅和使用。六、资料保管与使用要求（一）保管要求1.借用人员应妥善保管所借资料，不得将资料转借他人或带出公司/组织规定的使用范围。2.借用人员应采取必要的防护措施，确保资料不受损坏、丢失、污染或泄密。如因保管不善导致资料损坏或丢失，借用人员应承担相应的赔偿责任。3.借用人员在借用期间，如需对资料进行临时存放，应选择安全、干燥、通风的场所，并按照档案室的要求进行分类存放，不得随意堆放或混放。（二）使用要求1.借用人员应严格按照资料的使用说明和要求进行使用，不得擅自更改资料内容或用途。如需对资料进行复制、摘录、翻译等操作，应提前向档案室管理人员提出申请，经批准后方可进行。2.借用人员在使用资料过程中，如发现资料存在疑问或错误，应及时与档案室管理人员沟通，不得擅自处理。3.借用人员应在规定的时间内归还所借资料，不得逾期占用。如因特殊原因需要延长使用期限，应提前办理延期手续。七、资料保密规定（一）保密义务1.借用人员在借用档案室资料期间，应严格遵守国家有关法律法规和公司/组织的保密制度，对所借资料的内容予以保密，不得向任何无关人员透露。2.借用人员不得擅自将所借资料用于非工作目的或向第三方提供，不得在互联网、社交媒体等公开渠道传播资料内容。（二）保密措施1.借用人员应采取必要的保密措施，如对资料进行加密存储、设置访问密码等，防止资料被他人非法获取或篡改。2.在使用资料过程中，借用人员应避免在公共场所或他人可轻易获取的环境下使用资料，防止资料泄露。3.借用人员离职或不再需要使用所借资料时，应及时将资料归还档案室，并确保资料的保密性得到妥善处理。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自借用档案室资料。2.借用资料逾期未还，且未办理延期手续。3.将所借资料转借他人或带出公司/组织规定的使用范围。4.擅自更改资料内容或用途，未经批准对资料进行复制、摘录、翻译等操作。5.违反资料保密规定，泄露资料内容。6.因保管不善导致资料损坏、丢失。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的借用人员，档案室管理人员将给予口头警告，并要求其立即改正违规行为。2.对于多次违规或情节严重的借用人员，公司/组织将视情节轻重给予相应的纪律处分，如通报批评、罚款、解除劳动合同等。同时，借用人员应承担因违规行为给公司/组织造成的经济损失。3.对于外部单位或个人借用资料过程中的违规行为，公司/组织将视情况采取相应的措施，如终止借