财务部档案室管理制度

PAGE财务部档案室管理制度一、总则（一）目的为加强财务部档案室的管理，确保财务档案的安全、完整与有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于财务部档案室的档案管理工作，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、税务资料、合同协议以及其他与财务相关的文件资料。（三）管理原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映财务活动的实际情况。2.完整性原则：确保档案资料齐全，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护档案信息，防止泄露。4.规范性原则：档案管理工作遵循相关法律法规和行业标准，做到规范化、标准化。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.会计凭证：包括原始凭证、记账凭证等，应按照编号顺序整理。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等各类账簿。3.财务报告：月度、季度、年度财务报表及附注等。4.税务资料：纳税申报表、税务审计报告、发票存根等。5.合同协议：涉及财务事项的各类合同，如借款合同、采购合同、销售合同等。6.其他财务文件：财务预算、财务分析报告、审计工作底稿等。（二）收集要求1.各岗位人员应及时将各自工作中产生的财务档案移交至档案室，不得积压。2.移交档案时，应确保资料的完整性和准确性，附带必要的说明和解释。（三）整理方法1.分类：按照档案类别进行分类，如会计凭证类、账簿类、报告类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于查找和管理。3.装订：会计凭证应定期装订成册，加具封面、封底，注明年度、月份、凭证种类、起讫号码、凭证张数等信息。三、档案的归档与保管（一）归档流程1.档案整理人员对收集到的档案进行初步整理后，填写档案归档清单。2.将档案清单提交给档案室负责人审核，审核通过后进行归档。3.在档案管理系统中录入档案的基本信息，包括档案名称、编号、归档日期、保管期限等。（二）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账保管期限为30年，日记账保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告：月度、季度财务报告保管期限为10年，年度财务报告永久保管。4.税务资料：按照相关税务法规规定的保管期限执行。5.合同协议：根据合同性质和重要程度确定保管期限，一般为10年至永久不等。（三）保管要求1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保档案存放环境适宜。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并记录在案。4.对电子档案应进行备份，存储在安全的介质上，并定期进行数据维护和恢复测试。四、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.财务部内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。2.公司其他部门人员因工作需要查阅财务档案的，需经财务部负责人批准，并在档案室工作人员的陪同下查阅。3.外部单位查阅财务档案的，必须持有单位介绍信，经公司分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表提交审批后，查阅人员到档案室办理查阅手续，档案室工作人员根据申请表提供相应的档案。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室或进行涂改、损毁等行为。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案室，并在档案查阅登记表上签字确认。（三）借阅规定1.原则上不允许借阅财务档案，如有特殊情况需要借阅的，必须经财务部负责人批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.借阅人员归还档案时，档案室工作人员应认真检查档案的完整性和完好性，如发现问题，应及时报告并追究借阅人员的责任。五、档案的销毁（一）销毁条件1.档案保管期限已满，且无继续保存价值的。2.因自然灾害、意外事故等原因导致档案损坏无法修复的。3.经公司批准同意销毁的其他档案。（二）销毁程序1.由档案室提出档案销毁申请，填写档案销毁清单，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息。2.档案销毁申请提交财务部负责人审核，审核通过后报公司分管领导批准。3.批准同意销毁的档案，由档案室会同相关部门人员共同进行销毁，并在档案销毁清单上签字确认。4.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等信息。（三）监督与审计1.公司审计部门应对档案销毁情况进行监督和审计，确保销毁工作符合规定。2.如有必要，审计部门可对销毁的档案进行抽查，核实销毁的真实性和合规性。六、档案管理人员职责（一）档案室负责人职责1.负责财务部档案室的全面管理工作，制定和完善档案管理制度。2.组织档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅和销毁等工作。3.定期对档案管理工作进行检查和总结，发现问题及时整改。4.协调与其他部门的关系，保障档案管理工作的顺利开展。（二）档案整理人员职责1.按照档案管理要求，及时收集、整理各类财务档案。2.对档案进行分类、编号、装订等整理工作，确保档案的规范性。3.协助档案室负责人做好档案的归档和保管工作。4.配合查阅人员提供所需的档案资料。（三）档案查阅与借阅管理人员职责1.负责办理档案查阅和借阅手续，登记查阅和借阅情况。2.按照规定提供档案查阅和借阅服务，监督查阅和借阅人员的行为。3.及时收回查阅和借阅的档案，检查档案的完整性和完好性。七、信息化管理（一）档案管理系统建设1.建立财务部档案管理系统，实现档案信息的电子化管理。2.档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计等功能，提高档案管理工作效率。（二）电子档案管理1.对电子档案进行分类存