统计档案资料管理制度

PAGE统计档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司统计档案资料的管理，确保统计资料的真实性、准确性、完整性和及时性，充分发挥统计档案资料在公司决策、管理和发展中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在统计工作中形成的各类档案资料的管理，包括但不限于统计报表、统计调查资料、统计分析报告、统计台账、统计原始记录等。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司统计档案资料实行集中统一管理，由公司指定的部门负责统计档案资料的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保统计档案资料的完整性和系统性。2.依法依规管理原则严格遵守国家有关统计法律法规和行业标准，依法进行统计档案资料的管理，确保统计工作的合法性和规范性。3.安全保密原则加强统计档案资料的安全保密管理，采取必要的安全防护措施，防止统计档案资料的泄露、损毁和丢失，确保统计信息的安全。4.方便利用原则在确保统计档案资料安全保密的前提下，充分考虑公司各部门对统计档案资料的利用需求，提供便捷的查阅、借阅服务，提高统计档案资料的利用效率。二、统计档案资料的收集与整理（一）收集范围1.公司内部各部门定期报送的统计报表，包括月度、季度、年度统计报表等。2.各类统计调查资料，如专项调查、抽样调查、典型调查等形成的资料。3.统计分析报告，包括定期分析报告、专题分析报告等。4.统计台账，用于记录和反映公司生产经营活动过程及结果的各类台账。5.统计原始记录，如生产记录、销售记录、财务收支记录等。6.与统计工作相关的文件、会议记录、通知等资料。（二）收集要求1.各部门应按照规定的时间、格式和内容要求，及时、准确地向指定部门报送统计资料。2.报送的统计资料应经部门负责人审核签字，确保资料的真实性和准确性。3.对于重要的统计资料，应同时报送纸质版和电子版，电子版应采用统一的格式存储。（三）整理方法1.分类整理按照统计资料的类别、时间、来源等进行分类，确保同类资料集中存放，便于查找和管理。2.编号编目对整理好的统计档案资料进行编号编目，建立档案目录索引，注明资料的名称、日期、来源、保管期限等信息，方便查阅和检索。3.装订成册对于纸质统计档案资料，应按照一定的顺序进行装订，确保资料的整齐、牢固，便于长期保存。三、统计档案资料的归档与保管（一）归档流程1.收集齐全的统计档案资料由各部门整理后，移交至公司指定的档案管理部门。2.档案管理部门对移交的统计档案资料进行审核，检查资料的完整性、准确性和规范性，符合要求的予以接收。3.对接收的统计档案资料进行分类、编号、编目等整理工作，然后按照规定的保管期限进行归档存放。（二）保管期限1.统计报表、统计调查资料、统计分析报告等一般保管期限为[X]年。2.统计台账、统计原始记录等重要资料的保管期限为[X]年。3.涉及公司重大决策、核心机密等特殊统计档案资料应长期保管。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保统计档案资料的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准要求。3.对统计档案资料应进行定期检查和盘点，发现问题及时处理，确保档案资料的完整无损。4.严格限制无关人员进入档案库房，档案管理人员应妥善保管档案库房钥匙和密码，防止档案资料被盗或丢失。四、统计档案资料的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部各部门因工作需要查阅统计档案资料的，应填写《统计档案资料查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合规定的予以批准，并安排专人负责查阅服务。3.查阅人员应在指定的档案查阅场所进行查阅，不得擅自将统计档案资料带出查阅场所。查阅过程中应爱护档案资料，不得在资料上涂改、标记、污损等。4.查阅结束后，查阅人员应及时将查阅资料归还档案管理部门，并在《统计档案资料查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.公司外部单位因特殊原因需要借阅公司统计档案资料的，应提前向公司提出书面申请，说明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并提供相关证明材料。2.公司对外部单位的借阅申请进行严格审核，经公司领导批准后方可办理借阅手续。3.借阅人员应与档案管理部门签订《统计档案资料借阅协议》，明确借阅期限、借阅范围、保密责任等事项，并按照协议要求进行借阅。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。5.借阅人员应妥善保管借阅的统计档案资料，不得转借、复印、泄露档案资料内容，确保档案资料的安全。借阅结束后，应按时归还档案管理部门，并办理归还手续。五、统计档案资料的保密与安全（一）保密措施1.加强对统计档案资料管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书，明确保密责任。2.对涉及公司商业秘密、核心数据等重要统计档案资料，应采取加密存储、专人保管等保密措施，严格限制知悉范围。3.在统计档案资料的查阅、借阅过程中，严格履行审批手续，对查阅、借阅人员进行登记，确保档案资料的流向可追溯。4.禁止在非保密场所谈论、传播统计档案资料中的敏感信息，不得通过互联网、电子邮件等方式传输涉及公司机密的统计档案资料。（二）安全管理1.建立健全统计档案资料安全管理制度体系，制定安全应急预案，定期进行安全演练，提高应对突发事件的能力。2.加强档案库房的安全防范措施，安装监控设备、防盗报警装置等，确保档案库房的安全。3.对统计档案资料的存储介质进行定期备份，异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案资料丢失。4.定期对统计档案资料进行安全检查，发现安全隐患及时整改，确保统计档案资料的安全保管。六、统计档案资料数字化管理（一）数字化建设目标逐步实现统计档案资料的数字化管理，提高统计档案资料的管理效率和利用水平，方便公司各部门查阅和使用统计档案资料。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质统计档案资料进行扫描，扫描分辨率应符合国家规定的标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入将扫描图像中的文字信息进行录入，建立电子档案数据库，方便检索和查询。4.存储管理将数字化的统计档案资料存储在专用的存储设备上，并进行备份，确保数据的安全可靠。（三）数字化利用1.建立统计档案资料数字化管理系统，实现电子档案的在线查阅、借阅、下载等功能，提高档案资料的利用效率。2.利用数据分析技术，对数字化的统计档案资料进行挖掘和分析，为公司决策提供数据支持。七、统计档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据统计档案资料的保管期限和实际利用价值，定期对统计档案资料进行鉴定，确保档案资料的留存与销毁合理、准确。（二）鉴定组织成立统计档案资料鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及专业技术人员组成，负责对统计档案资料进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.根据统计档案资料的保管期限，对到期的档案资料进行初步筛选。2.对筛选出的档案资料进行详细审查，结合公司实际情况和利用需求，判断其是否仍具有保存价值。3.对于已失去保存价值的统计档案资料，鉴定小组应出具鉴定意见，经公司领导批准后进行销毁。（四）销毁程序1.编制《统计档案资料销毁清单》，详细记录销毁档案资料的名称、数量、日期等信息。2.选择具有资质的销毁机构，按照国家有关规定进行销毁，并要求销毁机构出具销毁证