建设合同档案管理制度

PAGE建设合同档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司建设合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，维护合同档案的完整与安全，提高合同管理水平，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有建设项目合同档案的管理，包括但不限于工程建设合同、采购合同、技术服务合同等与建设项目相关的各类合同档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司建设合同档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和准确性。2.依法依规原则合同档案管理严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.真实有效原则合同档案应真实反映合同签订、履行过程中的各项活动，保证档案内容的真实性和有效性。4.便于利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于合同档案的查询、借阅和利用，为公司决策和业务开展提供有力支持。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善建设合同档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门建设合同档案的收集、整理、归档工作，确保档案质量。3.负责建设合同档案的集中统一保管，建立档案库房，配备必要的保管设备，确保档案安全。4.负责建设合同档案的编目、检索工具编制等工作，提高档案利用效率。5.按照规定向有关部门和单位提供建设合同档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.定期对建设合同档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。（二）合同业务部门职责1.负责本部门建设合同的起草、审核、签订、履行等工作，并指定专人负责合同档案的收集、整理和初步归档工作。2.在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关资料移交档案管理部门归档。3.配合档案管理部门做好合同档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和信息。4.对本部门保管的合同档案进行定期清查，确保档案的完整和安全。（三）其他部门职责1.涉及建设合同签订、履行的其他部门，应按照本制度要求，做好相关合同档案资料的收集、整理和移交工作。2.在工作中形成的与建设合同相关的文件、资料等，应及时交合同业务部门或档案管理部门归档。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围1.建设项目合同文本（包括主合同、补充协议、变更协议等）。2.合同谈判过程中的往来文件、会议纪要、谈判记录等。3.合同审批文件，如合同审批表、审批意见等。4.合同履行过程中的各类文件，如发货单、验收单、付款凭证、催款函、违约通知等。5.与合同相关的资质证明文件、技术文件、图纸等。6.其他与建设合同有关的文件、资料。（二）收集要求1.合同业务部门应在合同签订、履行过程中及时收集相关文件资料，确保档案的完整性和准确性。2.收集的文件资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其真实性、完整性和可读性，并按照规定进行存储和备份。（三）整理方法1.合同档案应按照合同类别、项目名称、时间顺序等进行分类整理。2.每份合同档案应编制目录，目录应包括合同编号、合同名称、签订日期、履行期限、主要内容、归档日期等信息。3.合同文本及相关资料应按照一定顺序排列，如合同封面、目录、正文、附件等，确保档案的系统性和逻辑性。4.对于纸张大小不一致、破损或褪色的文件资料，应进行必要的整理和修复，保证档案的质量。四、合同档案的归档（一）归档流程1.合同业务部门指定的专人负责将整理好的合同档案，在合同签订后[X]个工作日内移交档案管理部门。2.档案管理部门接收合同档案时，应进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量。如发现问题，应及时通知合同业务部门进行补充或更正。3.档案管理部门对接收的合同档案进行编号、登记，并按照规定的分类方法进行存放。（二）归档时间1.建设项目合同签订后，合同业务部门应及时完成档案的收集、整理工作，并在规定时间内移交档案管理部门归档。2.对于合同履行过程中形成的文件资料，应在每一项重要活动结束后[X]个工作日内整理归档。（三）归档要求1.归档的合同档案应一式两份，一份纸质档案，一份电子档案。电子档案应与纸质档案内容一致，并按照档案管理部门规定的格式和存储位置进行保存。2.档案管理部门应建立建设合同档案台账，详细记录合同档案的编号、名称、归档日期、保管期限等信息，便于查询和管理。五、合同档案的保管（一）保管期限1.建设合同档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括涉及公司重大权益、具有长期法律效力的合同文件等。长期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括一般建设项目合同、重要采购合同等。短期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括一般性业务合同、临时性合同等。2.档案保管期限应根据合同的性质、重要程度、涉及金额等因素确定，并在档案目录中注明。（二）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等必要的保管设备，确保合同档案的安全。2.纸质合同档案应按照档案类别、保管期限等进行分类存放，排列整齐，并建立相应的索引标识，便于查找。3.电子合同档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，确保其可读性和完整性。（三）保管期间的维护1.档案管理部门应定期对合同档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.对于发现的档案损坏、变质等情况，应及时采取修复、复制等措施进行处理，保证档案的完整性。3.随着公司业务的发展和档案管理要求的变化，档案管理部门应适时对合同档案的保管期限、分类方法等进行调整和优化。六、合同档案的利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅建设合同档案的，应填写《建设合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司重要机密或敏感信息的合同档案，查阅申请人应经公司分管领导审批后方可查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司建设合同档案的，应提交正式的查阅申请函，说明查阅目的、查阅范围等，并经公司相关部门负责人审核，公司分管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。查阅过程中，不得擅自摘抄、复制、拍照等。（二）借阅手续1.公司内部人员因工作需要借阅建设合同档案的，应填写《建设合同档案借阅申请表》，注明借阅合同档案的编号、名称、借阅期限等信息，并经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的合同档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。如发现档案损坏或丢失，应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。（三）利用登记档案管理部门应对合同档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、归还日期等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。七、合同档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立建设合同档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、合同业务部门负责人及相关专业人员组成。鉴定工作小组负责对到期的合同档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准1.根据合同档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对合同档案进行鉴定。2.对于已超过保管期限，且确无保存价值的合同档案，可予以销毁。3.对于仍具有一定利用价值，但保管期限已满的合同档案，经鉴定工作小组研究决定后，可延长保管期限继续保存。（三）销毁程序1.档案管理部门定期对达到保管期限的合同档案进行清理，列出拟销毁档案清单，提交鉴定工作小组进行鉴定。2.鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一审核，形成鉴定意见，并报公司分管领导批准。3.经批准销毁的合同档案，档案管理部门应指定专人负责监销，确保销毁过程彻底、安全。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁清