档案数字化利用制度

PAGE档案数字化利用制度一、总则（一）目的为了加强公司档案数字化利用管理，提高档案利用效率，保障档案信息安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案数字化利用过程中的操作与管理。（三）基本原则1.依法依规原则：档案数字化利用工作必须严格遵守国家法律法规，确保档案管理活动合法合规。2.安全保密原则：高度重视档案信息安全，采取有效措施防止档案信息泄露、篡改和丢失，保障档案信息安全。3.高效利用原则：通过数字化手段，优化档案利用流程，提高档案检索、调阅和使用效率，为公司各项工作提供及时、准确的档案支持。4.规范管理原则：建立健全档案数字化利用管理制度和操作流程，明确各部门及人员职责，实现档案管理工作的规范化、标准化。二、档案数字化利用工作流程（一）档案收集与整理1.各部门负责将本部门产生的各类档案及时收集、整理，并按照档案分类方案进行分类、编号、编目等基础工作，确保档案的完整性和准确性。2.档案管理人员对收集到的档案进行初步审核，检查档案的质量是否符合数字化要求，对于不符合要求的档案，及时反馈给相关部门进行补充或修正。（二）数字化加工1.根据档案的数量、类型、保存状况等因素，制定合理的数字化加工计划。选择具备专业资质和技术能力的数字化加工服务机构，签订服务合同，明确双方的权利和义务。2.数字化加工服务机构按照国家相关标准和规范，对档案进行扫描、图像处理、数据挂接、存储等数字化加工操作。在加工过程中，要保证档案图像清晰、完整，数据准确无误，并做好数据备份工作。3.公司档案管理人员对数字化加工过程进行全程监督，定期检查加工质量，发现问题及时要求加工服务机构进行整改。（三）档案数字化成果验收1.数字化加工完成后，由公司档案管理部门组织相关人员对数字化成果进行验收。验收内容包括档案图像质量、数据准确性、数据挂接情况、存储格式等方面。2.验收人员按照验收标准进行逐一核对，填写验收报告。对于验收合格的数字化成果，办理交接手续，正式纳入公司档案数字化管理系统；对于验收不合格的数字化成果，要求加工服务机构限期整改，直至验收合格。（四）档案数字化存储与管理1.将验收合格的档案数字化成果存储在安全可靠的存储设备和存储环境中，并建立相应的存储管理制度。存储设备要定期进行维护和检查，确保数据的安全性和完整性。2.依托档案数字化管理系统，对档案进行分类存储、编目检索、权限管理等操作。档案管理人员要熟练掌握系统操作技能，及时更新和维护档案信息，保证系统数据的准确性和及时性。（五）档案利用1.公司员工因工作需要利用档案数字化信息时，需填写档案利用申请表，注明利用目的、所需档案名称及内容等信息，经所在部门负责人审批后，提交给档案管理部门。2.档案管理部门根据申请表内容，在档案数字化管理系统中进行检索、调阅，并按照规定的权限和流程为利用者提供档案服务。利用者不得擅自更改、删除档案信息，如需复制档案，需经档案管理部门批准，并按照规定的复制程序进行操作。3.对于涉及公司机密或敏感信息的档案，要严格按照保密规定进行管理，限制利用范围和权限，确保档案信息安全。（六）档案归还与销毁1.档案利用完毕后，利用者应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员要对归还的档案进行检查，确保档案完好无损。2.对于已失去保存价值或无需继续保存的档案数字化信息，由档案管理部门提出销毁申请，经公司领导审批后，按照国家相关规定进行销毁处理。销毁过程要进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，以备查考。三、档案数字化利用的安全管理（一）人员安全管理1.加强对档案数字化利用工作人员的安全保密教育，提高其安全意识和责任意识。工作人员要签订保密协议，明确保密义务和违约责任。2.对涉及档案数字化利用的工作人员进行背景审查，确保人员具备良好的职业道德和安全意识。定期对工作人员进行安全培训和考核，不断提高其业务水平和安全防范能力。（二）物理安全管理1.档案数字化加工场所要具备完善的安全防护设施，如门禁系统、监控系统、防盗报警系统等，确保场所安全。2.存储档案数字化信息的设备要放置在安全可靠的环境中，采取防火、防潮、防虫、防鼠等措施，保证设备和数据的安全。3.对档案数字化加工场所和存储设备进行定期安全检查和维护，及时发现并排除安全隐患。（三）网络安全管理1.建立健全档案数字化管理系统的网络安全防护体系，设置防火墙、入侵检测系统、加密技术等，防止网络攻击和数据泄露。2.根据档案信息的敏感程度和利用需求，合理划分网络访问权限，严格控制用户对档案数字化信息的访问范围。3.定期对档案数字化管理系统进行网络安全评估和漏洞扫描，并及时进行修复和更新，确保系统的安全性和稳定性。（四）数据安全管理1.对档案数字化信息进行加密存储和传输，确保数据在存储和传输过程中的安全性。加密密钥要妥善保管，定期更换。2.建立完善的数据备份制度，定期对档案数字化数据进行备份，并将备份数据存储在不同的物理位置。备份数据要进行定期检查和恢复测试，确保数据的可用性。3.严格控制数据的访问权限，对数据的操作进行详细记录，以便进行审计和追溯。禁止未经授权的数据访问、修改和删除操作。四、档案数字化利用的监督与检查（一）内部监督1.公司档案管理部门负责对档案数字化利用工作进行日常监督检查，定期检查档案收集、整理、数字化加工、存储、利用等环节的工作情况，发现问题及时督促整改。2.建立档案数字化利用工作的内部审计机制，定期对档案数字化利用工作进行审计，检查档案管理活动是否符合法律法规和公司制度要求，是否存在违规操作和安全隐患。（二）外部监督1.积极配合国家档案行政管理部门及相关监管机构的监督检查，如实提供档案数字化利用工作的相关资料和情况，接受外部监督。2.对于外部监督检查提出的意见和建议，要认真研究，及时整改，并将整改情况报告上级主管部门。五、档案数字化利用的培训与考核（一）培训1.制定档案数字化利用培训计划，定期组织公司员工参加档案数字化利用相关知识和技能培训，提高员工的档案意识和利用能力。2.培训内容包括档案法律法规、档案管理基础知识、档案数字化加工流程、档案数字化管理系统操作等方面。培训方式可采用集中授课、现场演示、在线学习等多种形式。（二）考核1.建立档案数字化利用考核制度，对员工的档案数字化利用知识和技能掌握情况进行考核。考核内容包括档案管理知识、系统操作技能、档案利用规范等方面。2.考核结果与员工的绩效评价、岗位晋升等挂