公益服务档案管理制度

PAGE公益服务档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织公益服务档案的管理，确保公益服务档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公益服务中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织开展公益服务活动过程中形成的各类档案，包括但不限于项目策划书、活动执行记录、志愿者信息、捐赠记录、服务对象反馈等相关资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则公益服务档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容应真实反映公益服务活动的实际情况，数据准确无误，不得弄虚作假。3.安全保密原则建立健全档案安全保密制度，采取必要的安全防护措施，确保档案信息不泄露，维护档案的安全与完整。4.便于利用原则档案的整理、分类和保管应便于查阅和利用，提高档案的使用效率，为公益服务工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公益服务档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公益服务档案，对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、保管等工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行检查、清点和统计，确保档案的安全和完整。5.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。6.对档案管理工作进行总结和分析，不断改进档案管理工作。（二）业务部门职责1.负责本部门公益服务活动档案的收集、整理和初步分类工作，并及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的档案信息和资料。3.按照档案管理要求，规范本部门公益服务活动文件材料的形成、积累和归档工作，确保档案的质量。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管等，确保档案的规范有序。3.做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。4.积极为档案利用者提供服务，及时准确地查找和提供所需档案。5.定期对档案进行盘点和清查，发现问题及时报告并采取措施解决。6.协助业务部门做好档案的整理和归档工作，提供业务指导和培训。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公益服务项目策划阶段形成的文件材料，如项目申请书、可行性研究报告、项目预算等。2.活动执行过程中的文件材料，包括活动方案、活动通知、活动照片、视频资料、志愿者签到表、服务记录等。3.与捐赠相关的文件材料，如捐赠协议、捐赠收据、捐赠物资清单等。4.服务对象反馈意见和相关资料，如感谢信、服务对象满意度调查问卷等。5.与公益服务活动相关的其他文件材料，如新闻报道、媒体宣传资料、工作总结等。（二）收集要求1.各业务部门应指定专人负责公益服务活动文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，具有保存价值。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和完整性。（三）整理方法1.分类根据公益服务档案的内容和性质，进行科学分类。可按照项目类别、活动阶段、文件类型等进行分类，如分为教育公益类、环保公益类、扶贫公益类等项目档案，每个项目档案再按照策划、执行、总结等阶段进行细分，文件类型可分为文书档案、照片档案、视频档案、实物档案等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用数字编码或字母与数字组合编码的方式。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，确保目录信息准确、完整。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于查阅和保管。对于纸张规格不一致的文件材料，应进行折叠或粘贴处理，使其规格统一。四、档案的保管（一）保管期限公益服务档案的保管期限根据其重要程度和历史价值确定，分为永久、定期两种。1.永久保管的档案反映本公司/组织重要公益服务活动、具有长期历史价值和凭证作用的档案，如重大项目策划书、重要捐赠协议、上级领导对公益服务活动的重要批示等。2.定期保管的档案保管期限为[X]年的档案，主要包括一般性公益服务活动的文件材料、阶段性工作总结等。定期保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，可按照规定程序进行销毁。（二）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保纸质档案的安全保管。档案应分类存放，排列整齐，便于查找。2.电子档案建立电子档案存储系统，采用安全可靠的存储设备，对电子档案进行备份存储。电子档案应按照分类目录进行存储，同时建立索引和检索工具，方便查询和利用。定期对电子档案进行检查和维护，确保其可读性和完整性。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.库房内严禁吸烟和使用明火，配备必要的消防器材，确保消防安全。3.定期对库房进行检查和盘点，发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行处理。4.非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。五、档案的利用（一）查阅与借阅1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅公益服务档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员因特殊原因需要查阅公益服务档案的，应提前向本公司/组织提出申请，经公司/组织领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。3.因工作需要借阅公益服务档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。（二）档案的复印与摘录1.本公司/组织内部人员因工作需要复印或摘录公益服务档案的，应填写《档案复印/摘录申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理复印或摘录手续。2.外单位人员需要复印或摘录公益服务档案的，应按照查阅档案的规定程序办理审批手续，经批准后，由档案管理部门按照规定的格式和内容进行复印或摘录，并加盖档案管理部门印章。3.复印或摘录档案应保证内容完整、准确，不得断章取义。（三）档案的统计与分析1.档案管理部门应建立档案利用统计制度，定期对档案的查阅、借阅、复印、摘录等利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和趋势。2.根据档案利用统计结果，总结档案管理工作中的经验和不足，及时调整和完善档案管理制度和工作流程，提高档案管理水平和服务质量。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对公益服务档案进行鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和历史价值，对档案进行全面审查和评估，确定档案是否仍具有保存价值。2.对于已过保管期限且确无保存价值的档案，应予以鉴定销毁。3.对于涉及重要事项、敏感信息或具有法律纠纷的档案，应适当延长保管期限，直至相关事项处理完毕。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司/组织领导审批后，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公益服务档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为公益服务提供更加便捷、高效的信息支持。（二）信息化管理系统功能1.档案录入功能实现档案信息的快速录入，包括文件题名、日期、保管期限、密级、内容摘要等，支持批量录入和扫描录入。2.检索功能提供多种检索方式，如按关键词检索、按分类检索、按时间检索等，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理功能实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，跟踪借阅档案的状态。4.统计分析功能对档案利用情况、档案数量、档案类别等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能设置用户权限管理，确保不同人员对档案信息具有相应的访问权限，保障档案信息的安全。（三）数据备份与安全维护1.定期对档