集中采购档案管理制度

PAGE集中采购档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司集中采购档案管理，确保采购档案的完整性、准确性和安全性，便于采购活动的追溯和查询，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有集中采购项目所形成的档案管理，包括但不限于采购申请、采购文件编制、采购活动实施、合同签订与执行、验收等全过程产生的各类文件、资料和记录。（三）基本原则1.真实性原则：采购档案应如实反映采购活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖采购活动各个环节的相关资料，保证档案资料的全面性和系统性。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据记录清晰，表述规范。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全保管，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。5.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案整理、归档、保管、查阅等工作有序进行。（四）职责分工1.采购部门负责采购项目过程中各类文件资料的收集、整理和初步审核。按照档案管理要求及时将相关资料移交档案管理部门。配合档案管理部门进行采购档案的查询、借阅等工作。2.档案管理部门制定和完善集中采购档案管理制度。负责采购档案的接收、整理、归档、保管和定期检查。建立采购档案目录索引，方便档案的查询和利用。对采购档案的安全保管负责，采取必要的防护措施。3.其他相关部门在各自职责范围内，协助采购部门做好采购文件资料的收集工作。配合档案管理部门进行涉及本部门采购档案的查询、借阅等工作。二、采购档案的内容与分类（一）采购申请文件1.采购申请表，包括采购项目名称、采购内容、预算金额、申请部门等信息。2.采购需求说明，详细描述采购物品或服务的规格、数量、质量要求等。3.相关审批文件，如部门负责人审批意见、财务预算审核意见等。（二）采购文件编制资料1.招标文件（含招标公告、招标文件、资格预审文件等）招标公告应明确招标项目的基本信息、投标人资格要求、报名时间、开标时间等内容。招标文件应包含采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等详细内容。资格预审文件应规定投标人应具备的资质条件、业绩要求、财务状况等。2.投标文件（含投标函、投标报价表、技术方案、商务条款偏离表等）投标函应明确投标人的投标报价、交货期、服务承诺等。投标报价表应详细列出各项采购内容的单价、总价及价格组成明细。技术方案应阐述投标人针对采购项目的技术解决方案和优势。商务条款偏离表应注明投标人对招标文件商务条款的响应情况及偏离说明。3.谈判文件（含谈判邀请函、谈判文件、谈判记录等）谈判邀请函应明确谈判项目的基本信息、谈判时间、地点、参与谈判的供应商名单等。谈判文件应包含采购项目的核心要求、谈判规则、价格谈判要点等。谈判记录应详细记录谈判过程中双方的沟通内容、报价情况、谈判达成的共识等。（三）采购活动实施资料1.开标、评标、定标记录开标记录应记载开标时间、地点、投标人名称、投标报价、投标文件密封情况等。评标记录应详细记录评标委员会成员名单、评标过程、评标意见、推荐中标候选人等情况。定标记录应明确中标供应商名称、中标金额、中标理由等。2.采购活动过程中的会议纪要、往来函件等会议纪要应记录采购活动中组织的各类会议的主要内容、讨论事项、决议结果等。往来函件包括与供应商的沟通函、澄清函、变更通知等，应注明函件的发送时间、接收方、主题及内容。（四）合同签订与执行资料1.采购合同文本合同应明确采购双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。合同应包含违约责任、争议解决方式等内容。2.合同变更记录记录采购合同在执行过程中发生的变更事项，包括变更原因、变更内容、双方协商一致的意见等。3.付款凭证、验收报告等付款凭证应包括发票、付款申请、审批文件、银行付款记录等，证明采购款项的支付情况。验收报告应详细记录采购物品或服务的验收情况，包括验收时间、验收人员、验收标准、验收结果等。（五）其他相关资料1.供应商资质证明文件，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书等。2.市场调研资料，包括采购项目的市场价格信息、供应商情况分析等。3.采购项目的绩效评估报告，对采购项目的实施效果、成本效益、供应商表现等进行评价。三、采购档案的收集与整理（一）收集要求1.采购部门应在采购活动结束后及时收集相关文件资料，确保资料的完整性和及时性。2.对于涉及多个部门的采购项目，各相关部门应按照职责分工，按时将本部门负责的资料提交给采购部门。3.收集的文件资料应真实、有效，原件优先收集，如无法提供原件，应提供清晰、完整的复印件，并注明原件存放处。（二）整理要求1.采购部门对收集到的文件资料进行初步整理，按照采购流程和档案分类标准进行分类。2.对每份文件资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。3.去除文件资料中的无关内容，如重复页、空白页、附件中的无关说明等，确保文件内容简洁明了。4.对破损、模糊不清的文件资料进行修复或复制，保证档案的可读性。5.整理后的文件资料应按照一定的顺序排列，如按照采购流程的先后顺序、文件类型等进行排列。四、采购档案的归档与保管（一）归档要求1.采购部门在完成文件资料的整理后，应及时将档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对接收的采购档案进行再次审核，确保档案的质量符合要求。3.按照档案分类标准，将采购档案分别归入相应的档案类别中，并建立档案目录索引。4.档案应装订成册，采用统一规格的档案盒进行存放，档案盒应标明档案类别、项目名称、保管期限等信息。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房环境安全、整洁、通风良好，温度和湿度适宜。2.对采购档案采取必要的防护措施，如防火、防潮、防虫、防盗等，配备相应的消防器材、除湿设备、防虫药品等。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库时间、保管期限、存放位置、查阅借阅情况等信息。4.定期对采购档案进行检查和清点，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。5.电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全性和可用性。五、采购档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据审批意见，确定是否允许查阅，并指定专人负责提供档案查阅服务。4.涉及公司机密的采购档案，查阅人员应严格遵守保密规定，未经批准不得擅自复制、传播档案内容。（二）借阅权限1.因特殊原因需要借阅采购档案的，借阅人员应填写《采购档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等。2.申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。3.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得擅自涂改、损坏、转借他人，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。（三）查阅与借阅记录1.档案管理部门应对采购档案的查阅和借阅情况进行详细记录，包括查阅或借阅时间、查阅或借阅人员姓名、部门、查阅或借阅内容、审批意见等。2.查阅和借阅记录应妥善保存，以备查询和审计。六、采购档案的保密与销毁（一）保密规定1.参与采购活动的所有人员应严格遵守保密制度，对采购档案中的机密信息予以保密。2.未经公司批准，不得向任何单位或个人泄露采购档案的内容，包括采购项目的技术规格与要求以及供应商的相关信息等。3.在采购档案的整理、归档、保管、查阅、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。（二）销毁程序1.采购档案保管期满后，档案管理部门应会同采购部门等相关部门对档案进行鉴定，确定是否需要销毁。2.对于需要销毁的档案，应编制《采购档案销毁清单》，详细列出档案的名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。3.《采购档案销毁清单》经公司分管领导