残联文书档案管理制度

PAGE残联文书档案管理制度一、总则（一）目的为加强残联文书档案管理，确保文书档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于残联机关及所属事业单位的文书档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：文书档案由残联综合档案室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：归档的文书材料应真实反映残联各项工作的实际情况，内容准确无误。3.及时归档原则：各项文书材料形成后，应按照规定及时整理归档，防止文件积压和散失。4.便于利用原则：档案管理应便于查阅和利用，提高工作效率和服务质量。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善残联文书档案管理制度。2.负责接收、整理、保管残联机关及所属事业单位的各类文书档案，确保档案的安全和完整。3.对档案进行分类、编号、编目、上架等工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁处理。5.积极开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化、科学化。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识。（二）各部门职责1.负责本部门文书材料的收集、整理和归档工作，确保材料的齐全、完整和准确。2.按照档案管理规定，定期向综合档案室移交应归档的文书材料。3.配合综合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。三、文书材料的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与残联工作相关的文件、指示、通知等。2.残联机关形成的各类文件、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、工作总结等。3.所属事业单位上报的各类文件、报表、统计资料等。4.与其他单位签订的合同、协议、合作项目文件等。5.反映残联工作活动的照片、音像资料等。6.其他具有保存价值的文书材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文书材料的收集工作，确保材料及时、准确地收集齐全。收集过程中要注意保持材料的完整性，不得随意丢弃或遗漏。2.对于上级机关的文件，要及时签收、登记，并按照要求进行传阅和处理。3.本机关形成的文件，承办部门应在文件办理完毕后，及时将定稿、正本及相关附件收集齐全，交本部门档案管理人员进行初步整理。4.所属事业单位上报的文件，应按照规定的时间和要求及时报送，确保文件的时效性。（三）整理原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理的效率和质量。（四）整理方法1.分类：按照年度、机构、问题等分类标准，对文书材料进行分类。年度分类法以文件形成的年度为标准进行分类；机构分类法以残联内部的组织机构为标准进行分类；问题分类法以文件反映的问题为标准进行分类。2.编号：对分类后的文书材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用全宗号、年度号、保管期限号、件号等组合方式。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。编目应准确、清晰，便于查阅和检索。4.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整和装订，确保文件的整齐和牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件内容。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.当年形成的文书材料，在次年上半年进行归档。2.跨年度的文件，在办结后的次年归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员对整理好的文书材料进行自查，确保材料齐全、完整、准确。2.填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份交综合档案室。3.综合档案室对移交的档案进行核对、验收，无误后办理签收手续，并将档案上架保管。（三）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映残联主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是反映残联一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为15年以下。（四）保管要求1.综合档案室应配备专门的档案库房，保持库房清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放地点。3.对重要档案和易损档案，应采取特殊的保护措施，如复制备份、专柜存放等。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。5.严格遵守档案库房的安全管理制度，严禁无关人员进入库房。做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。五、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.本单位工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与残联工作相关的档案，须经残联领导批准。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，交综合档案室。2.综合档案室根据查阅申请表，对查阅人员的身份和查阅权限进行审核，符合条件的予以批准，并提供相应的档案。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。查阅过程中应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还综合档案室，由档案管理人员进行核对、清点，确保档案的完整和安全。（三）利用方式1.提供档案原件供查阅人员查阅。2.根据查阅人员的需求，提供档案复印件或摘录。提供复印件或摘录时，应注明出处，并加盖综合档案室印章。3.对于涉及机密的档案，应按照保密规定进行查阅和利用，严格控制知悉范围。（四）利用登记综合档案室应对档案的查阅和利用情况进行详细登记，登记内容包括查阅日期、查阅人员姓名、所在部门、查阅目的、查阅内容、利用方式等。登记册应妥善保管，以备查考。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案鉴定的规定为依据，结合残联工作实际，对档案进行科学、准确的鉴定。2.坚持全面的历史观点，从政治、经济、文化、社会等各个方面综合考虑档案的价值。3.注重档案的现实利用价值和长远历史价值，确保鉴定结果的客观性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、业务骨干及相关部门负责人组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其在内容、形式、保存状况等方面的异同，确定其价值。3.效益评估法：从档案对残联工作的实际效益出发，评估其利用价值和保存意义。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，并注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.档案销毁清册经残联领导审批后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁完毕后，将销毁清册归档保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立残联文书档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的工作效率和服务质量，为残联各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。3.促进档案资源的共享和开发利用，提升残联档案管理的现代化水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对馆藏档案进行全面数字化处理，包括扫描、图像处理、数据录入等，建立电子档案数据库。2.系统建设：开发或选用适合残联档案管理的信息系统，实现档案的收集、整理、归档、检索、利用、鉴定、销毁等业务流程的信息化管理。3.安全保障：建立健全档案信息化安全管理制度，加强网络安全防护，确保档案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，严格按照系统操作规程进行档案管理工作。2.定期对电子档案进行备份，确保数据的安全性和完整性。备份数据应异地存放，