实验室档案室管理制度

PAGE实验室档案室管理制度一、总则（一）目的为加强实验室档案室的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于实验室档案室的档案管理工作，包括各类文件、资料、记录、报告等的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等环节。（三）管理原则1.集中统一管理原则：实验室档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映实验室的工作活动和历史面貌，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集和整理实验室在各项工作中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：对涉及实验室机密的档案，应严格保密，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善实验室档案室管理制度，并组织实施。2.集中统一管理实验室各类档案，做好档案的收集、整理、归档、保管、借阅和销毁等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。4.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.为实验室各部门提供档案查阅、利用等服务，协助解决档案利用过程中出现的问题。（二）各部门职责1.负责本部门文件、资料、记录等的收集、整理，并定期移交档案室归档。2.严格遵守档案管理制度，在工作中妥善保管和使用档案，不得擅自销毁、涂改、转借档案。3.根据工作需要，及时向档案室提出档案查阅、借阅申请，并按照规定办理相关手续。4.协助档案室做好档案管理工作，提供有关档案管理的意见和建议。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业的档案管理知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、上架、保管等。3.做好档案的查阅、借阅登记工作，严格按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时催还借阅的档案。4.定期对档案进行清查、盘点，发现问题及时报告并采取措施解决。5.负责档案信息化系统的操作和维护，确保档案信息的安全和完整。6.保守档案机密，不得泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.实验室在科研、教学、生产等活动中形成的各类文件、资料、记录、报告等。2.上级主管部门下发的与实验室相关的文件、通知、规定等。3.实验室与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。4.实验室人员的科研成果、学术论文、著作等。5.其他与实验室工作有关的具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件、资料的收集工作，确保收集的档案齐全、完整。2.收集的档案应保持原始状态，不得擅自修改、涂抹、删除档案内容。3.对于重要的文件、资料，应及时进行备份，防止档案丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的数字化管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、科研项目类、教学工作类、生产技术类、设备仪器类、财务审计类、人事档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速查阅档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将整理好的档案移交档案室归档，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案室应对接收的档案进行认真核对，确保档案的质量符合要求。3.归档的档案应按照分类编号顺序排列上架，并建立相应的档案存放索引。（二）保管期限1.根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期三种。永久保管：凡是反映实验室主要职能活动和历史面貌的，对实验室有长远利用价值的档案，应永久保管。长期保管：凡是在较长时间内对实验室工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年。短期保管：凡是在较短时间内对实验室工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。2.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和实验室实际情况进行，如有疑问可咨询档案室或上级档案管理部门。（三）保管条件1.档案室应具备适宜的保管环境，保持温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。2.档案室应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，确保档案的安全。3.档案应存放在专用的档案柜中，排列整齐，便于查找和管理。4.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.实验室内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.查阅档案应在档案室指定的地点进行，不得将档案带出档案室。如需复印档案，应经档案室负责人批准，并按照规定办理复印手续。（二）借阅规定1.实验室内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复印、拍照、摘录档案内容。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案室，并承担相应的责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，确认无误后办理归还手续。（三）外部人员查阅与借阅1.外部单位因工作需要查阅或借阅实验室档案，应提前与实验室联系，说明查阅或借阅的目的、范围等，并提交查阅或借阅申请函。2.实验室应根据外部单位的申请，进行审核，经实验室主管领导批准后，方可安排查阅或借阅。3.外部人员查阅或借阅档案时，应按照实验室的规定办理相关手续，并由实验室人员陪同查阅或借阅。查阅或借阅过程中，外部人员应遵守实验室的各项管理制度，不得擅自复制、传播档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的保管期限合理，及时剔除失去保存价值的档案。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门负责人及相关专业人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析档案的保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定和实验室的实际情况，确定档案的保管期限是否合理。3.征求档案形成部门和相关人员的意见，了解档案的实际利用价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁申请表，报实验室主管领导批准。2.批准后的档案销毁申请表应送档案室备案，档案室负责组织实施档案销毁工作。3.在销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标与任务1.建立实验室档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.对各类档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，提高档案管理的效率和水平。3.利用信息化手段，实现档案信息的共享和远程查阅，为实验室各部门提供便捷的档案服务。（二）档案数字化要求1.扫描分辨率应不低于[X]dpi，图像清晰、完整，能够准确反映档案内容。2.扫描图像应进行格式转换，统一存储为[具体格式]，便于管理和利用。3.对数字化档案应进行分类、编号、编目等处理，建立与纸质档案相对应的电子档案目录。（三）电子档案管理1.建立电子档案管理制度，规范电子档案的收集、整理、存储、利用、备份和安全管理等工作。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同