档案分权借阅原则制度

PAGE档案分权借阅原则制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，保障公司各项工作的正常开展，特制定本档案分权借阅原则制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及全体员工在处理与公司档案相关事务时的档案借阅活动。（三）基本原则1.合法性原则：档案借阅活动必须严格遵守国家法律法规以及公司的相关规定，确保档案管理工作合法合规。2.安全性原则：以保障档案的实体安全和信息安全为首要目标，防止档案丢失、损坏、篡改或泄露。3.分权制衡原则：通过合理划分档案借阅权限，形成有效的权力制衡机制，避免权力过度集中带来的风险。4.服务性原则：在确保档案安全的前提下，为公司各项工作提供及时、准确的档案信息支持，提高工作效率。二、档案借阅权限划分（一）高层管理人员1.公司总经理、副总经理等高层管理人员有权借阅公司各类档案，但应在借阅申请中明确借阅目的和使用范围。2.对于涉及公司重大决策、核心机密等重要档案，在借阅时需经档案管理部门负责人审核，并报公司董事长批准。（二）部门负责人1.各部门负责人可借阅本部门业务范围内的档案，包括但不限于工作计划、工作总结、业务合同、项目文档等。2.如需借阅跨部门档案或涉及公司整体运营的档案，应向档案管理部门提出申请，说明借阅原因和用途，经档案管理部门负责人审批后借阅。（三）普通员工1.普通员工因工作需要借阅档案时，应填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门根据员工申请内容，按照权限进行审批。普通员工一般只能借阅与其工作直接相关的一般性档案，对于重要档案和机密档案的借阅申请通常不予批准。（四）特殊情况1.因公司外部审计、法律诉讼等特殊原因，需要借阅档案的，由相关部门提出申请，经公司分管领导批准后，档案管理部门按照规定办理借阅手续。2.在涉及公司重大项目合作、战略规划等重要事项时，根据项目需要，经公司领导研究决定，可以对特定人员授予临时的档案借阅权限，但应明确借阅期限和使用范围，并进行跟踪管理。三、档案借阅申请与审批流程（一）借阅申请1.借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、借阅目的、预计归还日期等信息。2.对于重要档案或机密档案的借阅申请，还应在申请表中说明保密措施和使用计划，确保档案信息安全。（二）部门初审1.借阅人所在部门负责人对申请表进行初审，核实借阅目的是否与工作相关，是否符合部门工作需要。2.对于不符合部门工作实际需求或可能存在风险的借阅申请，部门负责人应予以驳回，并说明理由。（三）档案管理部门审批1.档案管理部门收到经部门初审后的借阅申请表后，根据档案的密级、重要性以及借阅人的权限进行审批。2.对于一般性档案的借阅申请，档案管理部门负责人应在一个工作日内完成审批；对于重要档案和机密档案的借阅申请，需报公司分管领导审批，审批时间一般不超过三个工作日。（四）审批结果通知1.档案管理部门将审批结果及时通知借阅人。如申请批准，告知借阅人办理借阅手续的具体时间和地点；如申请被驳回，说明驳回原因。2.借阅人对审批结果有异议的，可以在接到通知后的两个工作日内，向档案管理部门提出申诉，档案管理部门应进行复查，并将复查结果及时反馈给借阅人。四、档案借阅手续办理（一）借阅登记1.借阅人凭批准后的《档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅登记手续。2.档案管理人员按照申请表内容，详细记录借阅档案的名称、数量、借阅时间、预计归还日期、借阅人姓名及部门等信息，并由借阅人签字确认。（二）档案交付1.档案管理人员根据借阅登记情况，从档案库房中取出相应档案，交付给借阅人。2.在交付档案时，档案管理人员应与借阅人共同核对档案的完整性和准确性，确保交付的档案与申请表记录一致。（三）借阅凭证发放1.档案管理部门向借阅人发放《档案借阅凭证》，作为借阅档案的唯一凭证。2.《档案借阅凭证》应注明借阅档案的相关信息、借阅期限以及借阅人的责任和义务等内容。借阅人应妥善保管《档案借阅凭证》，不得转借他人。五、档案借阅期限与归还（一）借阅期限规定1.一般性档案的借阅期限一般不超过[X]个工作日；重要档案和机密档案的借阅期限根据具体情况确定，但最长不超过[X]个工作日。2.如需延长借阅期限，借阅人应在原借阅期限届满前[X]个工作日向档案管理部门提出延期申请，说明延期原因和预计延期时间。延期申请经档案管理部门负责人审批后方可办理延期手续，每次延期时间不得超过原借阅期限。（二）归还要求1.借阅人应在规定的归还日期前，将借阅的档案完整无损地归还至档案管理部门。2.档案管理人员在接收归还档案时，应仔细核对档案的数量、完整性和准确性，检查档案是否有损坏、涂改等情况。如发现问题，应及时记录并向借阅人核实原因。3.借阅人归还档案后，档案管理人员在《档案借阅登记表》上注明归还日期，并由借阅人签字确认。同时，收回《档案借阅凭证》，并进行归档保存。六、档案借阅过程中的保密与安全管理（一）保密责任1.借阅人在借阅档案期间，应严格遵守公司保密制度，对所借阅档案的内容予以保密，不得向无关人员泄露档案信息。2.对于涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等机密档案，借阅人应采取必要的保密措施，如妥善保管档案、限制接触范围等，防止档案信息被不当获取或利用。（二）使用限制1.借阅人只能将借阅的档案用于申请时注明的目的，不得擅自扩大使用范围或用于其他非工作用途。2.未经档案管理部门书面同意，借阅人不得对借阅档案进行复制、拍照、扫描、摘录等操作。如因工作需要确需复制档案的，应按照公司相关规定办理复制手续。（三）安全保护1.借阅人应妥善保管借阅的档案，防止档案丢失、损坏或被盗。在借阅期间，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并采取措施进行查找和补救。2.借阅人不得擅自将档案带出公司办公区域。如因特殊原因需要带出公司的，应经档案管理部门负责人批准，并办理相关登记手续，确保档案在带出期间的安全。（四）监督检查1.档案管理部门应定期对借阅档案的使用情况进行监督检查，了解档案的借阅状态和归还情况，确保档案借阅活动符合规定要求。2.对于违反档案借阅保密与安全规定的行为，档案管理部门应及时制止，并按照公司相关规定进行处理；情节严重的，将依法追究相关人员的责任。七、档案借阅的特殊情况处理（一）档案损坏或丢失1.如借阅人在借阅期间发现档案损坏，应立即停止使用，并及时向档案管理部门报告。档案管理部门根据损坏情况，评估是否能够修复或采取其他补救措施。2.如档案因借阅人原因丢失，借阅人应承担相应责任，按照公司规定进行赔偿。赔偿方式包括但不限于重新提供相同或类似档案、支付档案补办费用、给予经济赔偿等。档案管理部门应及时对丢失档案的情况进行调查，并将处理结果记录存档。（二）借阅人离职1.借阅人离职时，应将所借阅的档案全部归还至档案管理部门。档案管理部门在接收归还档案后，对借阅人的档案借阅情况进行核对清理。2.如发现借阅人有未归还的档案或未结清的档案借阅手续，档案管理部门应及时通知借阅人办理相关手续；如借阅人无法联系或拒不办理，档案管理部门应按照公司规定进行处理，并将情况报告公司人力资源部门。（三）档案管理系统故障1.在档案借阅过程中，如遇档案管理系统故障，导致借阅登记、审批等流程无法正常进行，档案管理部门应及时采取应急措施，确保档案借阅工作不受影响。2.档案管理人员应记录系统故障的详细情况，包括故障发生时间、影响范围、处理过程等信息，并及时通知系统维护人员进行修复。在系统恢复正常后，应及时补全相关档案借阅手续和记录。八、附则（一）解释权