档案意识形态工作制度

PAGE档案意识形态工作制度一、总则（一）目的为加强公司档案意识形态工作，确保档案信息的安全、准确、完整，维护公司的合法权益，根据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在档案管理工作中涉及意识形态方面的活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规，确保档案意识形态工作在法律框架内进行。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司的各项活动和业务情况，不得虚假记录或篡改。3.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密等敏感信息的档案，要采取严格的保密措施，防止信息泄露。4.完整性原则：全面收集、整理和保存公司各类档案，确保档案资料的完整性和系统性。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案意识形态工作制度，并组织实施。2.统筹规划公司档案管理工作，指导各部门做好档案的收集、整理、归档和保管等工作。3.定期对公司档案进行检查、评估和清理，确保档案质量和安全。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、分类和保管工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.按照公司档案管理规定，定期向档案管理部门移交应归档的档案。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用和保密等工作，不得擅自销毁、涂改或转让档案。4.明确专人负责本部门档案意识形态工作，落实档案管理责任。（三）员工职责1.严格遵守公司档案意识形态工作制度，积极配合档案管理部门和本部门做好档案工作。2.及时将工作中形成的各类文件、资料等整理归档，不得私自留存或隐匿。3.在档案查阅、利用过程中，严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。4.发现档案存在问题或安全隐患时，及时向相关部门报告。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司各类文件，包括上级文件、内部发文、会议文件、工作计划与总结等。2.业务活动资料，如合同协议、项目文档、招投标文件、客户资料等。3.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.人事档案，如员工简历、劳动合同、培训记录、绩效考核资料等。5.科技档案，如研发项目资料、技术图纸、专利文件等。6.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门工作中形成的各类档案。2.档案收集要做到全面、及时、准确，不得遗漏重要文件和资料。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并确保数据的完整性和可读性。（三）整理规范1.档案整理应遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，编制档案目录。3.对纸质档案要进行装订、编页，确保档案整齐、牢固；对电子档案要进行备份，并做好数据存储和管理。四、档案归档与保管（一）归档程序1.各部门整理好的档案，应在规定时间内移交档案管理部门。2.档案管理部门对接收的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.审核合格的档案进行编号、编目，并按照档案库房的布局进行上架存放。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。2.永久保管的档案主要包括公司章程、营业执照、重要合同协议、财务审计报告等具有长远历史价值和法律意义的文件。3.定期保管的档案根据其重要程度和使用频率，分为3年、5年、10年、15年、20年等不同期限。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.建立档案库房管理制度，定期对档案库房进行检查和维护，保持库房环境整洁、通风良好。3.对电子档案要采取多重备份措施，并定期进行数据检查和恢复测试，防止数据丢失。4.档案管理人员应定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、存放有序。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密、商业秘密等重要档案的查阅，需经公司分管领导批准。3.外部单位查阅公司档案，必须持有单位介绍信，并经公司相关部门负责人和分管领导批准。（二）查阅流程1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息。2.申请表经审批后，档案管理部门安排专人陪同查阅，并按照规定提供档案资料。3.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。4.查阅过程中，不得在档案上涂改、标记、抽取或损坏档案内容。（三）利用管理1.因工作需要复印、摘录档案内容的，需经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。2.档案利用完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员要认真核对档案数量和完整性。3.对于档案利用过程中形成的相关记录和资料，档案管理部门应进行整理归档，以备后续查询。六、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司机密、商业秘密等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理。2.档案管理人员要签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在档案查阅、利用过程中，严格限制知悉范围，防止信息泄露。4.对档案库房、办公区域等重点部位要加强安全防范，安装监控设备，确保档案安全。（二）安全管理1.建立档案安全管理制度，加强对档案管理人员的安全教育和培训，提高安全意识。2.定期对档案库房的消防、防盗等设施进行检查和维护，确保设施设备正常运行。3.制定档案应急预案，应对可能发生的自然灾害、事故灾难等突发事件，确保档案安全。4.加强对电子档案的安全管理，采取加密存储、访问控制等技术手段，防止电子档案被非法获取或篡改。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和公正性。2.根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，综合判断档案是否仍需保存。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表以及公司分管领导等组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和程序，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出档案鉴定意见。2.档案鉴定工作小组对档案管理部门提出的鉴定意见进行审核，形成鉴定报告。3.经公司分管领导批准后，对确无保存价值的档案进行销毁。（四）销毁规定1.档案销毁应严格按照规定的程序进行，填写《档案销毁申请表》，经审批后组织实施。2.档案销毁应采用粉碎、焚烧等方式进行，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程要有专人负责监督，并做好记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称和数量等。八、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为公司决策提供及时、准确的档案信息支持。（二）系统功能1.档案录入功能：实现纸质档案和电子档案的快速录入，确保档案信息的准确无误。2.检索查询功能：提供多种检索方式，方便用户快速查找所需档案。3.权限管理功能：设置不同用户的访问权限，确保档案信息的安全。4.统计分析功能：对档案数据进行统计分析，为公司管理提供决策依据。5.备份与恢复功能：定期对档案数据进行备份，并具备数据恢复能力，防止数据丢失。（三）数据管理1.加强档案信息化数据的质量管理，确保数据的准确性、完整性和规范性。2.建立数据备份制度，定期对档案数据进行备份，并分别存储在不同的介质和地点。3.对档案信息化系统进行安全防护，防止数据被非法获取、篡改或丢失。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门的档案意识形态工作进行监督检查，及时发现问题并督促整改。2.公司内部审计部门定期对档案管理工作进行审计，重点检查档案管理制度执行情况、档案安全保管情况等。（二）考核评价1.将档案意识形态工作纳入公司绩效考核体系，对各部门和员工的档案管理工作进行考核评价。2.考核内容包括档