中建三局档案管理制度

PAGE中建三局档案管理制度一、总则（一）目的为加强中建三局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在企业发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中建三局总部及所属各单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：中建三局档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映企业各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理企业在生产、经营、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及企业机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门中建三局设立专门的档案管理部门，负责全局档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本局档案管理制度。2.负责全局档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导所属各单位档案管理工作，开展档案业务培训和交流活动。4.参与企业重大项目和重要活动的档案管理工作，提供档案业务支持。（二）各单位档案管理职责所属各单位应设立档案管理岗位或指定专人负责本单位档案管理工作，其职责如下：1.贯彻执行中建三局档案管理制度，制定本单位档案管理实施细则。2.负责收集、整理、保管本单位在生产、经营、管理等活动中形成的各类档案，并按规定向局档案管理部门移交。3.积极配合局档案管理部门开展档案管理工作，提供档案利用服务。4.定期对本单位档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常收集、整理、编目、上架等工作，确保档案整理规范、排列有序。3.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失。4.熟悉档案内容，积极开展档案利用工作，为企业各项工作提供档案信息支持。5.参与档案鉴定、销毁等工作，确保档案的真实性和完整性。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、企业文化建设等方面形成的文件材料。2.行政管理类：包括企业行政事务管理、人力资源管理、财务管理、审计监察、法务管理等方面形成的文件材料。3.经营管理类：包括市场营销、合同管理、招投标管理、工程造价等方面形成的文件材料。4.生产技术类：包括工程建设项目的规划、设计、施工、质量安全、竣工验收等方面形成的文件材料。5.科研开发类：包括企业科研项目立项、研究、成果鉴定等方面形成的文件材料。6.基本建设类：包括企业基本建设项目的可行性研究、项目审批、工程设计、施工管理、竣工验收等方面形成的文件材料。7.设备仪器类：包括企业设备仪器的购置、安装、调试、使用、维护、报废等方面形成的文件材料。8.会计档案类：包括企业会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等方面形成的文件材料。9.声像档案类：包括企业在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。10.电子档案类：包括企业在信息化建设过程中形成的电子文件、数据等。（二）收集要求1.各部门和项目组应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，符合档案形成规律和特点。3.对重要文件材料应进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息资源共享。（四）整理方法1.文书档案整理：按照年度保管期限机构（问题）进行分类，采用“件”装订方式，对每份文件进行编号、编目、装盒。2.科技档案整理：按照项目进行分类，对项目文件材料进行组卷、编目、装订，编制项目档案目录。3.会计档案整理：按照会计年度进行分类，对会计凭证、账簿、报表等进行整理、装订，编制会计档案目录。4.声像档案整理：按照内容、时间等进行分类，对照片、录音、录像等进行编号、编目，制作声像档案目录。5.电子档案整理：按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类，对电子文件进行命名、编号、存储，建立电子档案数据库。四、档案的保管（一）保管场所1.中建三局档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）档案上架1.档案整理完毕后，应及时上架存放，按照分类编号顺序排列，便于查找和利用。2.档案架应标注清晰的档案类别、年度、保管期限等标识。（三）保管期限划分1.永久保管：凡是反映企业主要职能活动和历史面貌的，对企业有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种。凡是反映企业一般活动，在一定时期内对企业有利用价值的档案，列为定期保管。（四）档案保管要求1.定期对档案进行清点核对，确保档案数量准确、完好无损。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.对电子档案应定期进行备份，存储在不同介质上，并异地存放。4.严格控制档案库房的温度、湿度，保持库房环境整洁。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织中建三局成立档案鉴定工作领导小组，由档案管理部门、业务部门、纪检监察部门等相关人员组成，负责全局档案鉴定工作的组织领导。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限划分标准，结合企业实际情况，对档案进行鉴定。2.对已过保管期限、失去利用价值的档案进行鉴定。3.对重复、冗余、无保存意义的档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出鉴定意见。2.档案鉴定工作领导小组组织相关人员对鉴定意见进行审核。3.对经鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。（四）销毁程序1.档案销毁清册经档案鉴定工作领导小组批准后，由档案管理部门组织实施销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应遵守国家法律法规和企业档案管理制度。2.服务企业原则：充分发挥档案的作用，为企业生产、经营、管理等各项工作提供服务。3.确保安全原则：在档案利用过程中，应确保档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄密。（二）利用范围1.企业内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅企业档案，应按照规定办理相关手续。（三）利用方式1.查阅：企业内部人员可直接到档案管理部门查阅档案；外单位查阅档案，应提前提交查阅申请，经批准后到档案管理部门查阅。2.借阅：企业内部人员借阅档案，应填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续；外单位借阅档案，应按照规定缴纳押金，并签订借阅协议。（四）利用手续1.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅时间、内容、目的等。2.借阅档案时，借阅人员应填写借阅申请表，注明借阅档案名称、数量、期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如需延长借阅期限，应办理续借手续。4.档案归还时，借阅人员应将档案完整无损地归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对，确认无误后办理归还手续。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立中建三局档案管理信息系统，实现档案管理的信息化、自动化、网络化。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为企业提供便捷、高效的档案信息利用服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案信息系统建设：开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息安全管理：建立档案信息安全保障体系，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的信息化设备和技术人员，确保档案信息化管理工作的顺利