档案三合一制度批复

PAGE档案三合一制度批复一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保管，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司各项工作活动的实际情况，确保档案信息的准确性。3.完整齐全原则：全面收集公司在各个工作环节中形成的各类档案，保证档案的完整性和齐全性。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司员工及相关部门查阅和利用档案。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定并组织实施公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁到期或无保存价值的档案。5.负责档案库房的安全管理，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备，确保档案的安全保管。6.组织开展档案的查阅、借阅和利用工作，为公司各项工作提供档案支持。7.对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高公司员工的档案管理意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门在工作活动中形成的各类档案的收集、整理和初步分类，并定期移交综合管理部。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案的及时收集和妥善保管。3.配合综合管理部做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案利用需求信息。4.严格遵守公司档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得违规查阅、借阅档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业素养，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的具体管理工作，包括档案收集、整理、编目、保管、统计、利用等，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.熟悉档案管理业务，掌握档案信息化管理技能，不断提高档案管理工作效率和质量。4.保守档案机密，维护档案安全，不得泄露档案内容，防止档案丢失、损坏和泄密事件的发生。一旦发现档案管理过程中的问题或异常情况，及时向上级报告并采取相应措施进行处理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料，均应纳入档案收集范围。2.上级机关下发的与公司业务相关的文件、通知、指示等。3.公司对外签订的合同、协议、章程、纪要等文件。4.公司内部形成的各类规章制度、工作计划、总结、报告、报表等。5.公司在工程建设、生产经营、科研开发等活动中形成的技术文件、图纸、工艺资料、实验报告等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案材料，确保档案的完整性和及时性。2.档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对于电子文件，应按照国家有关电子文件管理的规定进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案分类科学、合理。3.对档案进行编号、编目，编制检索工具，便于快速查找和利用档案。（四）整理方法1.文书档案整理：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，将文件材料进行装订、编页、编目，填写卷内目录和备考表，装盒上架。2.科技档案整理：按照项目、专业、阶段等进行分类，将科技文件材料进行编号、编目、装订，绘制竣工图，填写卷内目录和备考表，装盒上架。3.人事档案整理：按照干部档案管理的有关规定，对人事档案进行分类、整理、装订，建立人事档案信息系统，实现人事档案的信息化管理。4.财务档案整理：按照会计档案管理的有关规定，对财务凭证、账簿、报表等进行分类、整理、装订，编制会计档案目录，装盒上架。5.业务档案整理：根据不同业务类型和特点，制定相应的整理方法，对业务档案进行分类、编目、装订，确保业务档案的规范化管理。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.文书档案分类：采用年度保管期限机构（问题）分类法，即将档案分为不同年度（按照自然年度划分），每个年度下再按照保管期限（如永久、长期、短期）进行分类，然后在每个保管期限下按照机构（问题）进行细分。2.科技档案分类：按照项目分类，每个项目下再按照专业、阶段等进行细分。例如，工程项目可分为前期文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等类别。3.人事档案分类：按照干部档案管理的有关规定，分为履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资待遇材料、出国（境）材料、任免材料等十大类。4.财务档案分类：按照会计档案管理的有关规定，分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等类别。5.业务档案分类：根据公司业务特点和档案管理实际情况，制定具体的分类标准。例如，市场营销业务档案可分为客户档案、市场调研报告、营销活动策划方案及执行记录等类别。（二）编号规则1.文书档案编号：采用“年度+保管期限代码+流水号”的编号方式。例如，2023年永久保存的第10卷文书档案编号为“2023Y10”，其中“Y”代表永久保管期限。2.科技档案编号：按照项目编号+专业代码+阶段代码+流水号的方式进行编号（具体编号规则根据公司实际情况制定）。例如某工程项目编号为“GX202301”，该项目下的设计文件第5份编号为“GX202301SJ05”，其中“SJ”代表设计专业。3.人事档案编号：按照干部档案管理的有关规定进行编号，确保人事档案编号的唯一性和系统性。4.财务档案编号：采用“年度+类别代码+流水号”的编号方式。例如，2023年的会计凭证第20册编号为“2023KZ20”，其中“KZ”代表会计凭证类别。5.业务档案编号：根据业务档案分类标准，制定相应的编号规则，确保业务档案编号的科学性和实用性。五、档案的保管期限（一）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。例如，公司成立以来的重要文件、规章制度汇编、年度工作总结、财务决算报告等。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为15年至50年。例如，公司年度工作计划、季度工作报告、一般性业务合同等。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为5年至15年。例如，临时性工作文件、一般性会议记录等。（二）保管期限确定原则1.根据档案的重要程度、历史价值、现实利用需求等因素综合确定保管期限。2.对于涉及公司重大权益、重要决策、核心业务等方面的档案，应适当延长保管期限。3.对于法律法规明确规定保管期限的档案，按照规定执行。（三）保管期限调整1.定期对档案保管期限进行鉴定和调整，确保档案保管期限的合理性和准确性。2.当档案所涉及的事项已经结束，且不再具有查考利用价值时，经鉴定后可相应缩短保管期限或予以销毁。3.对于因公司业务发展、政策变化等原因，需要延长保管期限的档案，应及时进行调整。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门档案管理人员及相关业务骨干为成员。负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限划分标准，结合档案的现实利用价值，对档案进行鉴定。2.对于已过保管期限、失去查考利用价值、重复且无保存必要的档案，可予以鉴定销毁。3.对于涉及公司商业秘密、知识产权、法律纠纷等重要档案，应按照相关规定延长保管期限，不得擅自销毁。（三）鉴定程序1.档案管理人员对拟鉴定的档案进行初步筛选，提出鉴定意见。2.档案鉴定工作小组对档案管理人员提出的鉴定意见进行审核，必要时可组织相关部门进行会审。3.根据审核结果，确定需要销毁的档案清单，并编制档案销毁清册。4.档案销毁清册经公司分管领导审批后，方可进行档案销毁工作。（四）销毁方式1.对于纸质档案，采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对于电子档案，应按照国家有关电子文件管理的规定进行彻底删除或格式化处理，确保电子档案数据的永久性销毁，并做好销毁记录。（五）销毁监督1.档案销毁工作应在档案鉴定工作小组的监督下进行，确保销毁过程符合规定要求。2.销毁过程中，应指定专人负责记录销毁时间、地点、方式、数量等信息，并由监督人员和销毁人员签字确认。3.档案销毁记录应妥善保存，以备查阅。七、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司员工因工作需要查阅档案的，可直接向综合管理部提出申请，经综合管理部负责人批准后，方可查阅。2.外单位人员查阅公司档案的，须持有单位介绍信，经公司分管领导批准后，由综合管理部安排专人陪同查阅，并严格登记查阅内容、查阅时间等信息。（二）借阅流程1.公司员工因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交综合管理部审批。2.综合管理部根据申请内容进行审核，批准后办理档案借阅手续，向借阅人发放档案，并登记借阅档案的名称、数量、借阅时间、预计归还时间等信息。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前向综合管理部提出申请，经批准后方可延期。（三）查阅与借阅要求1.查阅和借阅档案时，应严格遵守档案查阅室和库房的管理制度，保持安静和整洁，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换或擅自复印档案内容。2.查阅和借阅档案的人员，必须爱护档案，不得泄露档案内容，不得擅自将档案转借他人。3.查阅和借阅档案结束后，应及时将档案归还综合管理部，由档案管理人员进行核对和清点，确保档案的完整和安全。八、档案的统计与移交（一）统计内容1.建立档案统计台账，对档案的收进（包括接收、征集等）、移出（包括借阅、销毁、移交等）、整理、保管、利用等情况进行详细记录。2.统计档案的数量、种类、保管期限分布等情况，定期编制档案统计报表，为公司档案管理决策提供数据支持。（二）统计方法1.档案管理人员应定期对档案管理工作进行统计，确保统计数据的准确性和及时性。2.采用手工统计与信息化统计相结合的方式，利用档案管理信息系统自动生成统计报表，并对统计数据进行分析和汇总。（三）移交规定1.