机构档案制度管理情况

PAGE_机构档案制度管理情况一、总则（一）制定目的为加强本公司/组织机构档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护公司/组织的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司/组织的工作活动和历史面貌，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则全面收集、整理公司/组织在各项工作中形成的档案，保证档案的齐全、完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司/组织设立档案管理中心，作为档案管理的专门机构，负责统筹规划、组织实施公司/组织的档案管理工作。（二）档案管理中心职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织的档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用公司/组织的各类档案。3.指导和监督各部门的档案管理工作，组织开展档案业务培训和宣传教育活动。4.推进档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，提高档案管理效率和服务水平。5.定期对档案管理工作进行总结和评估，不断改进档案管理工作。（三）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.严格按照档案管理中心的要求，做好本部门档案的分类、编号、装订等基础工作，建立健全本部门档案管理制度。3.积极配合档案管理中心开展档案管理工作，及时向档案管理中心移交应归档的档案，并提供必要的档案信息和利用服务。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类档案包括公司/组织的各类行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理档案等。2.业务管理类档案根据公司/组织的业务范围，分为市场营销、财务管理、人力资源管理、生产管理、质量管理、技术研发等类别，分别收集和整理相关业务活动中形成的档案。3.项目管理类档案针对公司/组织的各类项目，包括项目立项、可行性研究报告、项目合同、项目进度报告、项目验收报告等档案。4.客户关系管理类档案记录公司/组织与客户之间的往来信函、合同协议、客户投诉与反馈、客户信息等档案。5.财务档案涵盖会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等财务相关档案。6.声像档案包括公司/组织活动的照片、录像、录音等声像资料。7.电子档案以电子形式存储的各类文件、数据图表、电子邮件等档案。（二）档案编号1.档案编号采用“年度类别流水号”的结构，确保档案编号的唯一性和系统性。2.年度：以公元纪年表示，如“2023”。3.类别：按照上述档案分类，分别用两位数字表示，如“01”表示行政管理类档案，“02”表示业务管理类档案等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，一份2023年形成的行政管理类档案，其编号为“202301001”。四、档案的收集与整理(一)档案收集1.各部门应明确档案收集的范围和要求，定期对本部门工作中形成的档案进行收集和整理。2.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束后及时收集归档。3.员工在工作中形成的个人业务档案，应按照规定定期移交所在部门统一管理。4.档案管理中心应主动收集公司/组织外部相关单位发来的文件、信函、资料等，并及时登记归档。(二)档案整理1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.对收集到的档案进行分类、装订、编目和装盒，确保档案的整齐、规范。3.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变褪色的文件应予复制。4.整理后的档案应编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于查阅和检索。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理中心应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司/组织的重要文件、合同协议、财务报表、历史记录等，对公司/组织具有长远保存价值。3.长期保管的档案保管期限一般为15年至50年，主要包括公司/组织的一般性业务文件、项目资料等。4.短期保管的档案保管期限一般为5年以下，主要包括临时性的文件、资料等。（三）档案保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行有序排列存放，便于查找和利用。2.对电子档案应进行备份存储，定期进行数据维护和更新，确保电子档案的安全性和完整性。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况，并定期进行核对和盘点。4.对破损、变质的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性和可用性。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理中心应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应由档案管理中心牵头，组织相关部门和专业人员组成鉴定小组，对档案进行全面审查和评估。3.鉴定小组应根据档案的内容、价值、保管期限等因素，综合考虑公司/组织的实际情况，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，报公司/组织领导审批后进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和彻底性。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，防止档案信息泄露。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理中心查阅。2.涉及公司/组织机密的档案，查阅申请人应经公司/组织保密管理部门审批，并在档案管理中心指定地点查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制或传播档案内容。3.外部单位查阅公司/组织档案，应持有单位介绍信，经公司/组织相关部门负责人批准，并与档案管理中心签订保密协议后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人应如实填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.所在部门负责人或相关审批部门应根据查阅申请的内容进行审核，签署审批意见。3.档案管理中心根据审批意见，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督和指导。4.查阅人员应在规定的时间内归还档案，不得擅自延长查阅时间或带出档案管理中心。（三）档案利用1.档案管理中心应积极为公司/组织的各项工作提供档案利用服务，并根据利用需求，及时准确地提供相关档案资料。2.对于需要复制或摘录档案内容的，应经档案管理中心负责人批准，并按照规定办理相关手续。3.档案利用过程中形成的记录和反馈信息，应及时整理归档，作为档案管理工作的参考依据。八、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理中心应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析。2.档案统计内容包括档案数量、种类、保管期限、查阅利用人次等，统计数据应真实、准确、完整。3.档案统计报表应按时报送公司/组织领导和相关部门，为公司/组织的决策提供数据支持。（二）档案移交1.公司/组织内部机构调整、人员调动时，应及时办理档案移交手续，确保档案的连续性和完整性。2.档案移交应填写档案移交清单，明确移