档案局约谈提醒制度

PAGE档案局约谈提醒制度一、总则（一）目的为进一步加强档案管理工作，规范档案管理行为，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本约谈提醒制度。通过及时发现和纠正档案管理过程中的问题，提高档案管理水平，保障公司/组织各项工作的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范及监督管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.预防为主原则：注重对档案管理工作的日常监督和检查，及时发现潜在问题并进行提醒纠正，预防档案管理事故的发生。3.客观公正原则：在约谈提醒过程中，应基于客观事实，公正地对待每一个被约谈对象，确保处理结果公平合理。4.教育与惩戒相结合原则：通过约谈提醒，不仅要指出问题、督促整改，还要注重对相关人员进行档案管理知识和法规的教育，提高其责任意识。二、约谈提醒的主体与对象（一）约谈提醒主体公司/组织档案局负责组织实施约谈提醒工作，档案局应配备专业的档案管理人员，具备相应的档案管理知识和经验，熟悉国家法律法规及公司/组织内部档案管理制度。（二）约谈提醒对象1.各部门档案工作负责人，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.在档案管理工作中存在问题或可能存在问题的员工，包括但不限于档案形成者、档案整理人员、档案保管人员等。三、约谈提醒的情形（一）档案收集方面1.未按照规定及时收集本部门工作活动中形成的各类文件材料，导致档案资料缺失或不完整。2.对重要文件材料的收集不重视，遗漏关键文件，影响档案的真实性和完整性。（二）档案整理方面1.档案分类混乱，未按照公司/组织规定的分类方案进行整理，导致查找利用困难。2.文件材料编号不规范，页码标注错误，影响档案的准确性和规范性。3.档案装订不符合要求，如装订不牢固、顺序颠倒等。（三）档案保管方面1.档案保管场所不符合安全要求，存在防火、防潮、防虫、防盗等隐患。2.未定期对档案进行清查盘点，导致档案丢失、损坏或霉变。3.电子档案存储不规范，未进行备份或备份数据丢失，影响档案的可利用性。（四）档案利用方面1.未按照规定程序办理档案查阅、借阅手续，擅自提供档案给无关人员。2.在档案利用过程中，对档案进行涂改、伪造、损毁等违规操作。（五）其他方面1.对档案局布置的档案工作任务不落实、拖延，影响整体档案工作进度。2.违反档案管理保密规定，泄露档案内容。四、约谈提醒的程序（一）信息收集与分析1.档案局通过日常检查、定期抽查、接收投诉举报等方式，收集有关档案管理问题的信息。2.对收集到的信息进行分析评估，确定是否需要进行约谈提醒以及约谈提醒的对象和重点内容。（二）约谈准备1.确定约谈人员，包括主谈人和记录人。主谈人应由档案局具有丰富经验和较高业务水平的人员担任，记录人负责记录约谈过程。2.制定约谈提纲，明确约谈的目的、内容、方式以及需要被约谈对象说明的问题等。3.提前通知被约谈对象约谈的时间、地点和主题，使其有足够的时间准备相关材料。（三）约谈实施1.约谈开始时，主谈人应向被约谈对象说明约谈的目的和依据，介绍约谈的程序和要求。2.主谈人按照约谈提纲，围绕档案管理中存在的问题，逐一询问被约谈对象，要求其作出解释和说明。被约谈对象应如实回答问题，提供相关证据和材料。3.记录人应认真记录约谈过程，包括双方的发言内容、提出的问题和回答情况等，确保记录准确、完整。4.在约谈过程中，主谈人应注重与被约谈对象的沟通交流，听取其意见和建议，客观公正地分析问题，引导其认识到问题的严重性和危害性。（四）约谈记录与整理1.约谈结束后，记录人应及时对约谈记录进行整理，形成约谈纪要。约谈纪要应包括约谈的基本情况、被约谈对象承认的问题、提出的整改措施和期限等内容。2.约谈纪要经主谈人审核后，加盖档案局公章。（五）反馈与整改1.将约谈纪要及时反馈给被约谈对象，要求其确认约谈内容，并签字确认。2.被约谈对象应根据约谈纪要中提出的问题，制定详细的整改计划，明确整改措施、责任人和整改期限，并在规定时间内将整改计划报送档案局。3.档案局应对被约谈对象的整改情况进行跟踪检查，确保整改措施得到有效落实。对整改不力的，应再次进行约谈提醒，直至问题得到彻底解决。五、约谈提醒的结果运用（一）作为绩效考核依据将档案管理工作纳入员工绩效考核体系，对在档案管理工作中表现优秀的部门和个人给予适当奖励；对因档案管理问题被约谈提醒的员工，根据问题的严重程度，扣减相应的绩效考核分数。（二）与评先评优挂钩在公司/组织评先评优活动中，将档案管理工作情况作为重要参考依据。对档案管理工作存在严重问题且未及时整改的部门和个人，取消其当年评先评优资格。（三）作为岗位晋升参考在员工岗位晋升时，档案管理工作表现将作为综合评价的重要因素之一。对档案管理工作能力不足、多次出现档案管理问题的员工，在晋升过程中予以适当限制。六、监督与保障（一）监督机制1.公司/组织内部设立档案管理监督小组，由档案局负责人、各部门档案工作负责人等组成，负责对档案管理工作进行日常监督检查，对约谈提醒制度的执行情况进行监督。2.监督小组定期对档案管理工作进行全面检查，重点检查各部门约谈提醒制度的落实情况、档案管理问题的整改情况等，并及时发现和纠正存在的问题。（二）保障措施1.加强档案管理培训，提高全体员工的档案管理意识和业务水平。定期组织档案管理培训活动，邀请专家进行授课，为员工提供学习交流的平台。2.加大档案管理设施设备投入，改善档案保管条件。配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设备、电子存储设备等，确保档案的安全保管。3.建立档案管理工作激励机制，对在档案管理工作中做出突出贡献的部门和个人给予表彰和奖励，激发员工的工作积极性和主动性。七、附则（一）解释权本制度由公