贵州省档案室管理制度

PAGE贵州省档案室管理制度一、总则（一）目的为加强贵州省档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，为各项工作提供有力的支持和保障，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于贵州省内各级各类机关、企事业单位、社会团体等组织的档案室管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映各项工作的历史过程和实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集、整理和保存各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息的安全和保密。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为用户提供便捷的服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督本单位各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传教育。4.参与本单位重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整和准确。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化和网络化。（二）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常收集、整理、编目、上架等工作，确保档案的有序存放。3.做好档案的保管和保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失和泄密。4.按照规定的程序和方法，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。5.积极为用户提供档案利用服务，及时准确地查找和提供所需档案资料。6.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。（三）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，定期向档案室移交档案。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和监督，配合档案室做好档案整理和移交工作。3.严格执行档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整，不得擅自销毁、涂改或转让档案。三、档案收集（一）收集范围1.反映本单位主要职能活动和历史发展的文件材料，包括各类会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表等。2.本单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，如合同协议、业务文件、技术资料、财务凭证等。3.上级机关和有关部门颁发的与本单位相关的文件材料，以及本单位报送上级机关的文件材料。4.本单位重要活动和重大事件形成的文件材料，如照片、录像、录音、题词等。5.本单位机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等方面的文件材料。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门形成的文件材料，并进行初步整理。2.对重要文件材料应进行备份或复制，确保档案的完整性和安全性。3.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，载体完好。4.电子文件应按照相关标准进行收集和整理，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）收集时间1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的文件材料整理后移交档案室。2.对于重大活动和重要项目形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后[规定时间]内移交档案室。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于档案的数字化处理和管理。（二）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录。2.科技档案：按照项目、专业、阶段进行分类整理，建立档案目录和索引。3.会计档案：按照会计年度、保管期限进行分类整理，编制会计档案目录。4.电子档案：按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类整理，建立电子档案数据库。（三）整理要求1.整理后的档案应分类准确、排列有序、编号规范、装订整齐。2.编制的档案目录应清晰、准确，便于查找和利用。3.电子档案应进行元数据著录，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。五、档案保管（一）保管场所1.档案室应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的场所。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（二）保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行存放，标识清晰，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色、字迹模糊的档案应及时进行修复或复制。4.严格控制档案室的温湿度，温度应保持在[适宜温度范围]，湿度应保持在[适宜湿度范围]。5.做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。（三）档案数字化1.积极推进档案数字化工作，提高档案管理的效率和水平。2.按照相关标准和规范，对纸质档案进行数字化扫描，确保数字化档案的质量。3.建立数字化档案数据库，对数字化档案进行分类存储、检索和利用。4.加强对数字化档案的管理和维护，确保数字化档案的安全和完整。六、档案鉴定（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和档案保管期限表为依据，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.定期对档案进行鉴定，一般每[鉴定周期]进行一次。2.鉴定小组根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判定档案的价值和保管期限。3.对失去保存价值的档案，填写档案销毁审批表，报经单位领导批准后进行销毁。（四）鉴定要求1.鉴定工作应严肃认真，确保鉴定结果的准确性和公正性。2.对鉴定过程中形成的文件材料应进行整理和归档，妥善保存。七、档案统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案数字化进展情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案进行统计。2.利用档案管理软件进行统计分析，提高统计工作的效率和准确性。（三）统计要求1.统计数据应真实、准确、完整，及时上报。2.对统计数据进行分析研究，为档案管理决策提供依据。八、档案利用（一）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅档案，应按照规定办理查阅手续。3.法律法规规定的其他利用情形。（二）利用方式1.查阅：提供档案原件或复印件供利用者查阅。2.借阅：根据利用者的需求，办理借阅手续，限期归还档案。3.出具证明：根据利用者的要求，出具档案证明材料。（三）利用要求1.利用者应遵守档案管理制度，爱护档案，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案。2.查阅档案应在档案室指定的地点进行，不得将档案带出档案室。3.借阅档案应填写借阅登记表，注明借阅时间、期限、用途等，按时归还档案。4.外单位查阅档案应提前预约，经单位领导批准后，按照规定办理查阅手续。九、档案保密（一）保密制度1.严格遵守国家保密法律法规，加强档案保密管理。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取严格的保密措施，并限定查阅范围。3.档案管理人员应签订保密承诺书，保守档案秘密。（二）保密措施1.档案室应设置专门的保密区域，配备必要的保密设备，如保险柜、密码锁等。2.对档案的查阅、借阅等情况进行登记，严格控制档案的流向。3.电子档案应采取加密存储、