政府文件档案管理制度

PAGE政府文件档案管理制度一、总则（一）目的为加强政府文件档案管理，确保文件档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，为政府工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府各部门、各直属机构及所属单位在工作中形成的各类文件档案管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则政府文件档案实行集中统一管理，确保各类文件档案的完整性和系统性，避免分散保存导致的信息流失和管理混乱。2.依法依规原则严格遵循国家有关法律法规和行业标准，规范文件档案管理工作，确保管理活动合法合规。3.全程管理原则对文件档案从形成、收集、整理、归档、保管到利用的全过程进行有效管理，确保每个环节都符合规定要求。4.方便利用原则以服务政府工作为宗旨，优化文件档案管理流程，提高查阅利用效率，为政府决策、行政管理、公共服务等提供便捷的信息支持。二、文件档案管理职责（一）管理部门职责政府设立专门的文件档案管理部门，负责统筹协调政府文件档案管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善政府文件档案管理制度、工作流程和操作规范。2.组织开展文件档案管理业务培训，提高工作人员的业务水平和责任意识。3.指导、监督各部门、各直属机构及所属单位的文件档案管理工作，定期进行检查和考核。4.负责政府文件档案的集中收集、整理、归档、保管和利用服务工作。5.推进文件档案信息化建设，建立健全电子文件档案管理系统，实现文件档案的数字化存储和网络化利用。6.对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件档案进行严格保密管理，确保信息安全。（二）部门及单位职责各部门、各直属机构及所属单位应明确专人负责本部门文件档案管理工作，其职责如下：1.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和初步归档工作，确保文件材料齐全、完整、真实。2.按照规定的时间和要求，将整理好的文件档案移交至政府文件档案管理部门。3.配合政府文件档案管理部门开展文件档案的查阅利用工作，提供必要的协助和支持。4.加强对本部门工作人员的文件档案管理知识培训，提高全员的档案意识。5.负责本部门电子文件的形成、积累和保管，确保电子文件格式规范、元数据完整，并按照规定进行备份和移交。三、文件的形成与收集（一）文件形成要求1.政府工作人员在履行职责过程中，应按照工作程序和规范要求，及时形成各类文件材料。文件内容应真实、准确、完整，表述清晰，格式规范。2.涉及多个部门联合办理的事项，主办部门应负责组织相关部门共同研究制定文件内容，并协调各方意见，确保文件的一致性和有效性。联合发文时，各部门应按照职责分工，认真撰写各自负责的部分，经审核无误后共同签署印发。3.文件制作过程中，应妥善保存原始草稿、修改稿、审核记录等相关材料，以便追溯文件的形成过程和演变情况。（二）文件收集范围1.上级机关下发的各类文件，包括指示、通知、通报、批复等，以及与本地区、本部门工作相关的政策法规文件。2.本机关制发的各类文件，如决定、命令、公告、通告、通知、报告、请示、批复、函等，以及会议文件、工作计划、总结、统计报表等。3.下级机关报送的各类文件，如请示、报告、工作总结、统计报表等，以及反映基层工作情况和问题的调研材料。4.与其他机关、单位签订的合同、协议、合作意向书等文件。5.本机关召开会议形成的会议纪要、决议、记录等文件，以及会议筹备过程中产生的各类文件材料。6.本机关开展各类活动形成的文件材料，如活动方案、活动总结、宣传资料、照片、音像资料等。7.本机关工作人员在工作中形成的重要信件、电报、传真、电子邮件等文件材料。8.其他具有保存价值的文件材料，如外事活动文件、审计报告、信访材料、荣誉证书等。（三）文件收集程序1.各部门、各直属机构及所属单位应指定专人负责文件收集工作，定期对本部门产生的文件进行收集整理。收集过程中，应注意检查文件的完整性和准确性，确保无遗漏、无差错。2.对于上级机关下发的文件，应及时签收、登记，并按照要求分发给相关人员阅办。阅办完毕后，承办人员应将文件及时退回文件管理人员，不得积压或擅自留存。3.下级机关报送的文件，应按照规定的渠道和方式进行接收，并进行认真审核。对于不符合要求的文件，应及时退回下级机关并要求其补充或修改。4.文件管理人员应定期对收集到的文件进行汇总整理，对同一事项的文件进行集中存放，以便于后续的整理和归档工作。四、文件的整理与归档（一）文件整理原则1.遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照文件的来源、时间、内容和形式等特征进行分类整理，确保分类科学、合理、准确。3.对于电子文件，应按照电子文件管理相关标准和规范进行整理，确保电子文件的元数据完整、准确，存储格式符合要求。（二）文件分类方法1.年度分类法按照文件形成的年度进行分类，将每年形成的文件分为若干类别，如党群工作类、行政管理类、业务工作类等。2.机构分类法按照政府内部的机构设置进行分类，将同一机构形成的文件归为一类，便于反映各机构的工作情况。3.问题分类法按照文件内容所反映的问题进行分类，将涉及同一问题的文件集中在一起，便于查找和利用。在实际分类过程中，可根据政府工作特点和文件档案管理需求，灵活运用上述分类方法，或采用多种分类方法相结合的方式进行分类。（三）文件整理步骤1.装订对纸质文件进行装订，去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等，以确保文件的整齐和牢固。装订时应注意保持文件页面的完整，避免损坏文件内容。2.编目对每份文件进行编目，填写文件编号、题名、日期、责任者、文号、页数等信息，确保编目准确、清晰。文件编号应具有唯一性，便于文件的标识和查找。3.排列按照分类方法对文件进行排列，同一类别的文件应按照时间顺序或重要程度进行排列，确保文件排列有序。4.装盒将整理好的文件装入档案盒，并在档案盒上填写盒号、年度、机构（问题）、保管期限等信息，便于档案的存放和管理。（四）文件归档要求1.各部门、各直属机构及所属单位应按照规定的时间和要求，将整理好的文件档案移交至政府文件档案管理部门。移交时，应编制文件档案移交清单，详细列出移交文件的名称、数量、保管期限等信息，并双方签字确认。2.政府文件档案管理部门应对接收的文件档案进行认真核对，检查文件档案的完整性、准确性和整理质量。如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求其补充或整改。3.归档后的文件档案应按照规定的保管期限进行分类存放，便于管理和查阅。保管期限分为永久、长期和短期，具体划分标准按照国家有关规定执行。五、文件档案的保管（一）保管场所建设1.政府应设立专门的文件档案保管场所，确保保管场所安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.保管场所应根据文件档案的数量和种类，合理规划存储空间，设置不同类型的档案架、档案柜等存储设备，并确保存储设备牢固、耐用。3.对于电子文件档案，应配备专门的服务器、存储设备等硬件设施，并建立完善的电子文件存储系统，确保电子文件的安全存储和有效管理。（二）档案保管措施1.纸质档案保管对纸质档案应定期进行检查和清点，及时发现并处理档案损坏、霉变、虫蛀等问题。按照档案保管期限和重要程度，对档案进行分类存放，并建立档案存放索引，便于快速查找。对于重要档案，应采取备份存储的方式，以防原件损坏或丢失。备份档案应与原件分开存放，并定期进行核对和更新。2.电子档案保管建立健全电子文件档案备份制度，定期对电子文件进行备份，并将备份数据存储在不同的存储介质上，分别异地存放。加强电子文件存储系统的安全管理，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护措施，防止电子文件被非法访问、篡改或删除。定期对电子文件进行格式转换和迁移，确保电子文件能够在新的技术环境下正常读取和利用。建立电子文件档案利用审计机制，对电子文件的查阅、下载、打印等操作进行记录和审计，确保电子文件的使用符合规定要求。（三）档案保管期限划分1.永久保管凡是反映政府主要职能活动和基本历史面貌的，对本地区、本部门工作具有长远利用价值的文件档案，应列为永久保管。如政府工作报告、重要会议记录、重大决策文件、法规性文件等。2.长期保管凡是在较长时间内对政府工作具有查考利用价值的文件档案，列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。如一般性会议文件、重要业务文件、统计报表等。3.短期保管凡是在较短时间内对政府工作具有参考价值的文件档案，列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如一般性简报、临时性通知、事务性文件等。档案保管期限应根据文件档案的实际价值和国家有关规定进行合理划分，并在档案整理和归档过程中明确标注。六、文件档案的利用（一）利用原则1.遵循保密规定，确保文件档案在利用过程中的安全，防止国家秘密、商业秘密和个人隐私信息泄露。2.按照规定的程序和权限进行利用，严格审批手续，确保文件档案的利用合法合规。3.以服务政府工作为宗旨，提高文件档案的利用效率，满足政府决策、行政管理、公共服务等工作的信息需求。（二）利用范围1.政府工作人员因工作需要查阅、借阅文件档案，以获取相关信息支持决策、开展工作。2.其他机关、单位因工作需要，按照规定程序查阅、借阅与本单位工作相关的政府文件档案。3.社会公众依法申请查阅政府公开文件档案，以获取政府信息，参与社会监督。（三）利用程序1.内部利用程序政府工作人员因工作需要查阅文件档案，应填写《文件档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，并经所在部门负责人审批。审批通过后，持申请表到政府文件档案管理部门办理查阅手续。文件档案管理部门应根据申请表提供的信息，及时查找并提供相应的文件档案供查阅人员使用。查阅人员应在指定的场所进行查阅，不得擅自将文件档案带出保管场所，如需复印或摘录相关内容，应按照规定办理手续。2.外部利用程序其他机关、单位因工作需要查阅政府文件档案，应提前向政府文件档案管理部门提交《文件档案查阅申请表》，并注明查阅单位名称、查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息。申请表应加盖查阅单位公章，并经政府相关部门负责人审批。审批通过后，查阅单位应按照规定的时间和方式到政府文件档案管理部门办理查阅手续。政府文件档案管理部门应对查阅单位的身份和查阅目的进行核实，确保查阅活动合法合规。查阅过程中，应安排专人负责监督，查阅人员不得擅自复制、拍照、传播文件档案内容。如需复制相关文件档案，应按照规定的收费标准收取费用，并办理复制手续。3.社会公众利用程序社会公众依法申请查阅政府公开文件档案，应向政府信息公开工作机构提交《政府信息公开申请表》，注明申请人姓名或名称、联系方式、申请公开的政府信息内容等信息。申请表应填写完整、准确，并签字或盖章。政府信息公开工作机构应按照规定的程序对申请进行受理、审查和处理。对于属于公开范围的文件档案，应及时提供给申请人查阅或复制；对于不属于公开范围的文件档案，应向申请人说明理由。（四）利用登记与统计1.文件档案管理部门应建立文件档案利用登记制度，对每一次文件档案的查阅、借阅、复印等利用活动进行详细记录，包括利用时间、利用人姓名或单位名称、利用内容、利用方式等信息。2.定期对文件档案利用情况进行统计分析，了解文件档案的利用频率、利用目的、利用效果等情况，为优化文件档案管理和服务提供依据。统计结果应形成报告，向上级领导和相关部门汇报。七、文件档案的保密与安全管理（一）保密制度1.建立健全文件档案保密制度，明确保密责任，加强对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私文件档案的保密管理。2.对文件档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识和业务水平，使其熟悉保密法律法规和保密工作要求。3.在文件档案保管场所设置保密标识，采取必要的保密措施，如限制无关人员进入、安装监控设备等，确保文件档案的安全保密。4.对涉及保密内容的文件档案，应严格按照保密规定进行保管和利用，限定知悉范围，严禁擅自扩大知悉范围或泄露给无关人员。（二）安全管理制度1.加强文件档案保管场所的安全管理，制定安全操作规程，明确安全责任，确保保管场所的设施设备安全运行。2.