档案保卫制度2020

PAGE档案保卫制度2020一、总则（一）目的为加强公司档案的安全保卫工作，确保档案的完整与安全，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理活动中的安全保卫工作。（三）基本原则1.预防为主原则通过建立健全各项安全防范措施，加强安全教育，提高全员安全意识，预防档案安全事故的发生。2.谁主管谁负责原则各部门负责人为本部门档案安全保卫工作的第一责任人，负责组织实施本部门的档案安全保卫工作。3.依法管理原则严格遵守国家有关档案安全保卫的法律法规和行业标准，依法开展档案安全保卫工作。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案保卫制度，并组织实施。2.负责档案库房的安全管理，包括库房的选址、建设、设施配备等。3.负责档案的日常保管、整理、统计等工作，确保档案的安全与完整。4.负责档案安全保卫工作的监督检查，及时发现和消除安全隐患。5.负责组织开展档案安全保卫知识培训和教育活动，提高全员安全意识。6.负责档案安全事故的应急处置工作，及时向上级主管部门报告。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的收集、整理、归档、保管等工作，确保档案的质量和安全。3.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并处理。4.做好档案库房的日常管理工作，保持库房整洁、通风良好。5.严格执行档案借阅、查阅制度，做好借阅登记和归还工作。6.积极参加档案安全保卫知识培训和教育活动，提高自身业务水平和安全意识。三、档案库房安全管理（一）库房选址与建设1.档案库房应选择在地势较高、干燥、通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.库房的建筑结构应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等要求，墙体、屋顶应坚固耐用，门窗应具备良好的防护性能。3.库房内应设置专门的档案架、柜，用于存放档案，档案架、柜应排列整齐，便于查找和管理。（二）库房设施配备1.库房内应配备必要的消防设施，如灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.库房内应配备防盗报警装置，如红外线报警器、监控摄像头等，对库房进行实时监控。3.库房内应配备温湿度调节设备，如空调、除湿机等，保持库房内的温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。4.库房内应配备防虫、防鼠设施，如防虫网、鼠夹、鼠药等，防止档案受到虫害和鼠害。（三）库房日常管理1.库房应保持整洁、卫生，定期进行清扫和消毒。2.库房内严禁吸烟和使用明火，严禁存放易燃易爆物品。3.库房应配备专人负责管理，管理人员应严格遵守库房管理制度，不得擅自离岗。4.库房管理人员应定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并处理。5.库房管理人员应做好库房的安全记录，包括出入库记录、温湿度记录、设备运行记录等。四、档案借阅与查阅管理（一）借阅制度1.公司员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门对《档案借阅申请表》进行审核，批准后，向借阅人发放《档案借阅证》，并将借阅档案的相关信息登记在《档案借阅登记簿》上。3.借阅人应按照《档案借阅证》上注明的借阅时间和范围借阅档案，不得擅自转借他人或扩大借阅范围。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得涂改、损坏、丢失。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并在复印件或摘录件上加盖档案管理部门公章。5.借阅人应按时归还借阅的档案，如需延期归还，应提前向档案管理部门申请，经批准后方可延期。（二）查阅制度1.公司外单位人员因工作需要查阅公司档案，应持单位介绍信和本人有效身份证件，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，批准后，安排专人陪同查阅，并在查阅现场进行监督。3.查阅人应按照档案管理部门指定的范围和方式查阅档案，不得擅自摘抄、复制、拍照、录像等。如需摘抄、复制、拍照、录像等，应经档案管理部门同意，并在复印件或摘录件上加盖档案管理部门公章。4.查阅人查阅档案后，应及时归还档案，不得将档案带出档案管理部门。五、档案数字化管理安全（一）数字化设备管理1.档案数字化设备应指定专人负责管理，管理人员应具备相应的专业知识和技能。2.数字化设备应定期进行维护和保养，确保其性能良好。3.数字化设备应配备必要的安全防护软件，如杀毒软件、防火墙等，防止病毒和恶意软件的入侵。4.数字化设备应设置密码保护，密码应定期更换，防止他人非法使用。（二）数字化数据管理1.档案数字化数据应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存储在不同的地点。2.数字化数据应进行加密处理，确保数据的安全性和保密性。3.数字化数据应建立访问权限管理制度，只有经过授权的人员才能访问数字化数据。4.数字化数据应定期进行清查和核对，确保数据的准确性和完整性。（三）数字化工作环境管理1.档案数字化工作场所应保持整洁、卫生，定期进行清扫和消毒。2.数字化工作场所应配备必要的消防设施，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。3.数字化工作场所应配备防盗报警装置，如红外线报警器、监控摄像头等，对工作场所进行实时监控。4.数字化工作场所应保持良好的通风和照明条件，确保工作人员的身体健康和工作效率。六、档案安全监督检查（一）定期检查1.档案管理部门应定期对档案库房、档案数字化设备、档案借阅与查阅场所等进行安全检查，每月至少进行一次全面检查，每季度至少进行一次专项检查。2.安全检查应制定详细的检查计划，明确检查内容、检查方法、检查人员等，确保检查工作的全面性和有效性。3.安全检查应填写《档案安全检查记录表》，对检查中发现的问题应及时记录，并提出整改措施和整改期限。（二）不定期抽查1.公司领导和相关部门应不定期对档案安全保卫工作进行抽查，及时发现和解决档案安全保卫工作中存在的问题。2.抽查应采取不打招呼、不定时间、不定地点的方式进行，确保抽查工作的真实性和有效性。3.抽查中发现的问题应及时反馈给档案管理部门，并要求档案管理部门限期整改。（三）整改落实1.档案管理部门对安全检查和抽查中发现的问题应及时进行整改，明确整改责任人、整改措施和整改期限，确保整改工作的顺利进行。2.整改责任人应按照整改措施和整改期限认真落实整改工作，整改完成后应及时向档案管理部门报告整改情况。3.档案管理部门应对整改情况进行跟踪检查，确保整改工作取得实效。七、档案安全事故应急处置（一）应急处置预案1.档案管理部门应制定档案安全事故应急处置预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急处置程序、应急救援措施等，确保在档案安全事故发生时能够迅速、有效地进行处置。2.应急处置预案应定期进行演练，每年至少进行一次演练，提高应急处置能力和应急救援水平。（二）事故报告1.档案安全事故发生后，事故现场有关人员应立即报告本部门负责人，部门负责人应在接到报告后1小时内报告档案管理部门。2.档案管理部门接到报告后，应立即报告公司领导，并在2小时内向上级主管部门报告。3.事故报告应包括事故发生的时间、地点、原因、经过、损失情况、采取的应急措施等内容。（三）应急处置措施1.档案安全事故发生后，档案管理部门应立即启动应急处置预案，组织人员进行抢险救援，保护事故现场，防止事故扩大。2.应急处置人员应按照应急处置预案的要求，迅速采取相应的应急救援措施，如灭火、疏散人员、抢救档案等，确保人员生命安全和档案的安全。3.在应急处置过程中，应及时向上级主管部门报告事故处置情况，请求支援和指导。（四）事故调查与处理1.档案安全事故发生后，公司应成立事故调查组，对事故进行调查，查明事故原因、经过、损失情况等，提出处理意见和防范措施。2.事故调查组应按照国家有关法律法规和公司的相关规定，对事故责任单位和责任人进行严肃处理，追究其相应的责任。3.事故处理结果应及时向公司员工通报