施工方档案管理制度

PAGE施工方档案管理制度一、总则（一）目的为加强施工方档案管理，确保施工过程中各类文件、资料的真实、完整、准确、有效，便于项目的顺利推进、竣工验收以及后续的维护、管理等工作，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本施工方参与的所有工程项目，涵盖从项目筹备、施工建设到竣工验收交付的全过程档案管理。（三）依据本制度依据国家相关法律法规，如《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档规范》等，以及行业通行的标准和规范制定。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善施工方档案管理制度、流程和标准。2.统筹规划项目档案管理工作，明确各阶段档案管理的任务和要求。3.组织档案管理培训，提高全体员工的档案管理意识和技能。4.定期对项目档案管理工作进行监督、检查和指导，及时发现并解决问题。5.负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、利用等日常管理工作。（二）项目负责人职责1.对项目档案管理工作负总责，确保项目档案管理工作与项目施工进度同步推进。2.协调项目各部门之间的工作，督促各部门及时整理、移交档案资料。3.审核项目档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案提出整改意见。（三）各部门职责1.工程技术部门负责收集、整理施工过程中的技术文件、图纸、变更通知等资料。对工程技术资料的真实性、准确性负责，及时向档案管理部门移交相关资料。2.物资采购部门整理物资采购合同、供应商资料、物资出入库记录等档案。确保物资采购档案的完整性，按规定时间移交档案管理部门。3.质量安全部门收集工程质量检验报告、安全检查记录、事故处理文件等资料。对质量安全档案的真实性和有效性负责，及时归档并移交。4.财务部门负责整理项目财务文件，如预算报告、费用报销凭证、财务报表等。按照档案管理要求，妥善保管财务档案，并配合档案管理部门的查阅工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.施工过程文件，如施工组织设计、施工方案、技术交底记录、工程变更文件、施工日志等。3.工程质量文件，包括原材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收报告等。4.工程安全文件，如安全技术措施、安全检查记录、安全事故处理文件等。5.物资管理文件，物资采购合同、物资清单、物资出入库凭证等。6.竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工图、工程结算文件等。7.其他与项目相关的文件，如会议纪要、来往信函、影像资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、有效，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应确保其格式通用、存储规范，并与纸质文件内容一致。（三）整理原则1.遵循文件形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分类按照工程项目的阶段和文件性质进行分类，如分为前期文件、施工文件、质量文件、安全文件、物资文件、竣工验收文件等大类。每大类下再根据具体内容细分小类，如施工文件可分为基础工程、主体工程、装饰装修工程等小类。2.组卷同一事由的文件组成一卷或数卷，卷内文件数量应适中，便于保管和查阅。不同载体的文件应分别组卷，如纸质文件与电子文件分别组卷。3.排列卷内文件按重要程度和时间顺序排列，正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后等。案卷按分类顺序排列，编号编制。4.编号给每卷档案编制唯一的档号，档号应包含项目代号、分类号、案卷号等信息。档号应清晰、准确地反映档案的类别和存放位置。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门收集整理好的档案资料，应定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查其完整性、准确性和规范性。3.通过审核的档案进行编目、装订，填写档案盒封面和脊背的相关信息，办理归档手续。（二）保管期限1.工程项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保存的档案主要包括项目立项批复、可行性研究报告、竣工验收报告、竣工图等重要文件。3.长期保存的档案一般为工程建设过程中具有重要参考价值的文件，保管期限为1050年。4.短期保存的档案为一般性文件，保管期限为5年以下。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应分类存放，标识清晰，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护，防止数据丢失或损坏。五、档案的借阅与利用（一）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅档案，需填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.涉及项目机密的档案，需经项目负责人或公司主管领导批准方可借阅。3.外部单位因工作需要查阅档案，必须持有单位介绍信，并经公司主管领导批准，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.重要档案和机密档案的借阅期限根据实际情况确定，原则上不超过[X]个工作日。（三）借阅归还1.借阅人应按时归还档案，如不能按时归还，应提前办理续借手续。2.归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人的责任。（四）档案利用1.档案管理部门应积极为公司各部门提供档案利用服务，根据需求及时提供相关档案资料。2.鼓励员工充分利用档案资源，开展项目总结、经验借鉴、技术创新等工作。3.对于档案利用过程中形成的新资料，应及时归档，丰富档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人及相关专业人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的档号、名称、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清册经鉴定小组审核签字后，报公司主管领导批准。3.批准后的档案销毁清册由档案管理部门组织实施销毁，销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。4.严禁擅自销毁档案，销毁后的档案销毁清册应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立高效、便捷的档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，降低档案管理成本。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描，形成电子图像文件，确保图像清晰、完整。对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接等工作，建立电子档案数据库。2.档案信息系统建设选用合适的档案管理软件，搭建档案信息化管理平台。在系统中设置档案分类、编目、检索、借阅、利用等功能模块，实现档案管理的信息化流程。3.数据安全管理采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，保障档案数据的安全。定期对档案信息系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。（三）信息化利用1.员工可通过档案信息化管理系统在线查阅、借阅档案，提高档案利用的效率。2.利用系统生成各类档案统计报表，为项目管理和决策提供