项目管理档案管理制度

PAGE项目管理档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目管理档案的规范化、科学化管理，确保项目档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥项目档案在公司生产经营、项目管理和决策支持等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目管理档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用和销毁等工作。（三）定义1.项目管理档案：指公司在项目立项、策划、实施、验收等全过程中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。2.项目管理档案工作：包括项目管理档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用和销毁等一系列工作环节，旨在实现项目管理档案的有效管理和合理利用。（四）管理原则1.集中统一管理原则：项目管理档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.全程跟踪原则：项目管理档案工作应贯穿项目全过程，与项目管理工作同步进行，确保档案的真实、准确和及时。3.分类科学原则：按照项目管理的不同阶段和档案的内容性质，对项目管理档案进行科学分类，便于管理和查阅。4.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保项目管理档案的安全，防止档案信息的泄露。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和公司的档案管理制度，制定和完善项目管理档案工作的具体规章制度和操作流程。2.负责项目管理档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，对项目管理档案工作进行定期检查和考核。3.负责项目管理档案的集中统一管理，接收、整理、保管和提供利用公司各项目的管理档案。4.组织开展项目管理档案的信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。5.负责对项目管理档案工作人员进行业务培训，提高其业务素质和工作能力。（二）项目管理部门职责1.负责本部门项目管理档案工作的组织实施，明确专人负责项目管理档案的收集、整理和移交工作。2.指导和督促项目团队成员做好项目文件资料的形成、积累和整理工作，确保项目文件资料的真实、准确、完整和及时。3.按照档案管理部门的要求，及时将项目管理过程中形成的各类档案移交档案管理部门，并办理交接手续。4.配合档案管理部门做好项目管理档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）项目团队成员职责1.负责在项目实施过程中及时收集、整理和保管各自工作中形成的文件资料，确保文件资料的齐全、完整。2.按照项目管理部门和档案管理部门的要求，对文件资料进行分类整理，并定期向项目管理部门移交。3.积极配合档案管理部门和项目管理部门做好项目管理档案的相关工作，提供真实、准确的信息和资料。三、档案收集（一）收集范围1.项目立项阶段：包括项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复等文件。2.项目策划阶段：项目策划书、项目目标责任书、项目实施计划等文件。3.项目实施阶段：项目进度管理文件，如项目进度计划、进度报告、进度调整记录等。项目质量管理文件，如质量计划、质量检验报告、质量问题处理记录等。项目成本管理文件，如成本预算、成本核算报表、成本控制措施等。项目风险管理文件，如风险识别清单、风险评估报告、风险应对措施等。项目采购管理文件：采购计划、采购合同、采购验收报告等。项目人力资源管理文件，如人员配备计划、人员考勤记录、绩效考核文件等。项目沟通管理文件，如沟通计划、会议纪要、往来函件等。项目文档管理文件，如项目文档清单、文档格式规范、文档审核记录等。4.项目验收阶段：项目验收申请、验收报告、验收意见等文件。5.项目其他相关文件：项目总结报告、项目成果证明材料、项目获奖证书等。（二）收集要求1.项目团队成员应按照档案收集范围的要求，及时收集各自工作中形成的文件资料，并确保文件资料的原始性、真实性和完整性。2.收集的文件资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对于电子文件，应按照公司电子文件管理的相关规定进行收集和整理，确保电子文件的格式规范、内容完整，并进行有效的备份存储。（三）收集时间1.项目立项阶段的文件资料应在项目立项批复后[X]个工作日内收集齐全，并移交项目管理部门。2.项目策划阶段的文件资料应在项目策划完成后[X]个工作日内收集齐全，并移交项目管理部门。3.项目实施阶段的文件资料应按照项目进度和工作需要，定期进行收集整理，每月至少移交一次。4.项目验收阶段的文件资料应在项目验收完成后[X]个工作日内收集齐全，并移交项目管理部门。5.项目其他相关文件应在文件形成后及时收集，并在规定时间内移交项目管理部门。四、档案整理（一）整理原则1.遵循项目管理的流程和规律，按照项目的不同阶段和文件资料的内在联系进行整理。2.保持文件资料之间的有机联系，区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息检索，实现档案管理的信息化、规范化和标准化。（二）整理方法1.分类：按照项目管理的不同阶段和档案的内容性质，将项目管理档案分为立项文件、策划文件、实施文件、验收文件和其他文件等五大类。每大类下再根据具体内容进行细分，形成二级、三级类目。2.编号：为便于档案的管理和查找，对整理好的项目管理档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用“项目编号档案类别代码流水号”的格式进行编制。例如：“XM001LX001”，其中“XM001”为项目编号，“LX”为立项文件类别代码，“001”为流水号。3.编目：对整理好的项目管理档案进行编目，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保目录信息准确、完整。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装等方式，确保档案整齐、牢固。（三）整理要求1.整理工作应由专人负责，按照统一的标准和方法进行操作，确保整理质量。2.整理过程中应认真核对文件资料的内容和数量，发现问题及时与相关人员沟通解决。3.整理后的档案应排列有序，编号清晰，编目准确，便于查阅和利用。五、档案归档（一）归档范围经整理后的项目管理档案均应进行归档。（二）归档时间1.项目立项文件、策划文件应在项目立项批复或策划完成后[X]个工作日内归档。2.项目实施过程中的文件资料应按月或按阶段及时归档，确保归档的及时性和连续性。3.项目验收文件应在项目验收完成后[X]个工作日内归档。4.项目其他相关文件应在文件形成后及时归档。（三）归档程序1.项目管理部门负责将整理好的项目管理档案移交档案管理部门，并填写《项目管理档案移交清单》，双方签字确认。2.档案管理部门对接收的项目管理档案进行核对和检查，确认无误后办理归档手续，将档案存入档案库房或电子档案管理系统。六、档案保管（一）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.对电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，并定期进行数据检查和维护，确保电子档案的安全和完整。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，便于档案的管理和查询。（二）保管期限项目管理档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值及凭证作用的项目管理档案，应永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般职能活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的项目管理档案，保管期限为[X]年。3.短期保管：凡是在较短时间内对公司工作有查考利用价值的项目管理档案，保管期限为[X]年。（三）档案鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的项目管理档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门和专业人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应按照档案鉴定的标准和方法，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对经过鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清单》，报公司主管领导批准后进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。七、档案查阅（一）查阅范围公司内部人员因工作需要，可查阅与其工作相关的项目管理档案。（二）查阅流程1.查阅人填写《项目管理档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等内容，并经所在部门负责人签字同意。2.将《项目管理档案查阅申请表》提交档案管理部门，档案管理部门根据查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人负责提供档案查阅服务。3.查阅人在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案管理部门的相关规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。（三）查阅限制1.涉及公司机密的项目管理档案，查阅人应严格遵守公司的保密制度，未经公司批准，不得擅自向任何单位或个人提供档案信息。2.查阅档案时，应按照档案管理部门规定的时间和地点进行，不得擅自将档案带出档案库房或指定查阅地点。3.查阅人对查阅过程中所接触到的档案内容负有保密责任，不得泄露档案信息，不得利用档案信息谋取私利。八、档案利用（一）利用范围公司内部人员因工作需要，可根据档案管理部门的规定，对项目管理档案进行复印、摘录、借阅等利用。（二）利用流程1.利用人填写《项目管理档案利用申请表》，注明利用档案的名称、编号、利用方式、利用目的、利用时间等内容，并经所在部门负责人签字同意。2.将《项目管理档案利用申请表》提交档案管理部门，档案管理部门根据利用申请进行审核，符合利用条件的，予以批准，并按照规定办理相关手续。3.对于复印或摘录档案内容的利用申请，档案管理部门应安排专人负责提供档案复印件或摘录件，并加盖档案管理部门印章。4.对于借阅档案的利用申请，档案管理部门应按照规定的借阅期限和借阅数量办理借阅